Сквозной контроль ТМЦ отеля – пошаговый план внедрения
Частая ситуация в гостиничном бизнесе: учет товарно-материальных ценностей ведется, а реальное положение дел остается невидимым. Вскрываются огромные суммы ранее приобретенных, но неучтенных товаров, которые приходится списывать, искажая финансовый результат. Так проявляется разрыв между бухгалтерскими отчетами и операционной реальностью.
Наша статья – руководство, как без больших вложений и смены сотрудников поставить под контроль всю цепочку перемещений запасов от закупки до списания.
Что входит в ТМЦ отеля?
Под этим термином в гостиничном хозяйстве скрывается огромный массив активов, каждый со своими особенностями учета.
Продукты, напитки – основа ресторанной службы и мини-баров. У них высокая оборачиваемость и строгие требования к срокам годности. Учет ведется в килограммах, литрах, штуках.
Алкогольная продукция – требует особого контроля из-за высокой стоимости, лицензионных требований, рисков хищений. Учет часто ведется с привязкой к каждой бутылке.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Расходные материалы, хозяйственные товары – от канцелярии до химии для уборки. Их особенность – большой ассортимент и регулярное использование. Сложность в том, что, к примеру, канистры с моющими средствами неудобно списывать целиком, если они израсходованы не полностью.
Инвентарь, посуда, столовые приборы, текстиль (полотенца, постельное белье, халаты) – эти ценности постоянно перемещаются между номерами, прачечной, складами, их легко повредить или потерять. Учет требует отслеживания не только количества, но и состояния (например, количества циклов стирки).
Мебель, техника в номерах, оборудование – могут числиться на балансе, но уже быть в эксплуатации, что создает расхождения в учете. Разделение на новые (балансовые) и используемые (забалансовые) ценности – ключевой принцип для наведения порядка.
Внедряем сквозной контроль
Вот пошаговый алгоритм, который поможет вам сделать процесс приемки, перемещения и списания запасов в отеле прозрачным.
| Этап | Описание | Риски | Как решить |
| 1. Закупка, работа с поставщиком | Это отправная точка, где закладываются будущие затраты. Контроль закупок и склада начинается не с принятия товара, а с грамотного формирования потребности. | Заявки от подразделений “на глаз”, закуп по завышенным ценам, неоптимальные объемы, срывы сроков поставки. | Формирование четких технических заданий, согласование прайс-листов, мониторинг рыночных цен, соблюдение сроков. Закуп должен основываться на реальных данных об остатках и утвержденных нормах расхода, а не на предположениях. |
| 2. Приемка, оприходование | Это главный барьер на пути некачественных или неполных поставок. На этом этапе данные о ТМЦ впервые попадают в учетную систему, их точность определяет достоверность всей дальнейшей цепочки. | Приемка “на быструю руку” без строгой проверки качества и сроков годности, хаотичное размещение на складе, неточный учет. | Ключевой момент – документальное оформление. Каждая позиция должна быть оприходована на конкретный склад за конкретным материально ответственным лицом (МОЛ). Разделение ответственности четко определяет, кто отвечает за ценности с этого момента. |
| 3. Хранение, складской учет | Складской учет в отеле часто выходит за рамки одного помещения. Склады могут быть физическими (отдельная комната) и виртуальными (условное место хранения, например, “Номер 301”). Для каждого назначается МОЛ. | Беспорядок на складе, бумажные журналы учета, редкие и неточные инвентаризации. | Важно разделять хранение новых, неиспользованных ценностей (учет на балансе) и тех, что уже введены в эксплуатацию (учет на забалансе). Это предотвращает путаницу.
Регулярные инвентаризации – не формальность, а инструмент контроля. Плановые проверки выявляют расхождения, а внеплановые, о которых МОЛ не предупреждены, служат профилактикой нарушений. Автоматизация помогает проводить их быстро, без остановки работы склада. |
| 4. Внутреннее перемещение и использование | Движение ТМЦ внутри отеля – самый активный и сложный для контроля этап. Полотенца едут в прачечную, продукты – на кухню, набор посуды – на банкет. | Появление “слепой зоны”, в которой из-за отсутствия фиксации перемещений бесследно исчезают запасы. | На помощь приходит нормирование. Установление лимитов расхода моющих средств на уборку номера или среднего расхода кофе на одного гостя создает измеримый стандарт. Резкие отклонения от нормы – сигнал для анализа: это перерасход, кража или ошибка в учете? Автоматизация позволяет фиксировать каждую передачу ценностей между МОЛ, привязывая ее к конкретному процессу – заселению, банкету, уборке. |
| 5. Списание, реализация, потери | Финальный этап жизненного цикла. Списание должно иметь четкое основание: использование по назначению (расходники), порча, бой, физический или моральный износ. | Формальный подход, когда списывается “как обычно” или “примерно”, а не сколько потрачено фактически. | Контроль списаний требует анализа. Например, постоянный перерасход чайных ложек может иметь разные причины: их выбрасывают вместе с мусором на кухне, или гости забирают с мероприятий.
Понимание настоящих причин потерь – это не про поиск виноватых, а про возможность вовремя оптимизировать рабочие процессы и сократить расходы |
Какие потребуются инструменты?
Выстроить сквозной контроль ТМЦ вручную, на бумаге или в Excel, практически невозможно. Нужна система, которая объединяет все этапы.
- Регламенты и зоны ответственности. Прописанные бизнес-процессы для каждого этапа, четкое закрепление МОЛ.
- Единая номенклатура. Ликвидация дубликатов в справочниках (например, “Мыло жидкое” и “Жидкое мыло”), установление правил учета (в штуках, килограммах, литрах).
- Регламент инвентаризаций. План регулярных и возможность внеплановых проверок.
- Отчетность и показатели. Ключевые метрики, такие как “норма списаний на проданный номер” или “процент затрат ТМЦ от дохода”, позволяют перейти от учета к управлению.
Как работают автоматизированные системы?
Автоматизация учета ТМЦ – это технологический стержень, который делает сквозной контроль реальным и эффективным. Современные системы решают несколько критических задач.
Моментально фиксируют все операции: от приемки новой партии полотенец до использования средства для мытья пола. Каждое действие отражается в системе в реальном времени.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Контролируют остатки и перемещения: руководитель видит актуальные остатки на любом складе, историю движения любой единицы ТМЦ.
Ускоряют и упрощают инвентаризации: использование мобильных приложений со сканированием штрихкодов или RFID-меток сокращает время процедуры на 65-80%, резко снижает количество ошибок.
Интегрируются с другими системами: связь с бухгалтерскими программами, PMS (системой управления отелем), системой закупок создает единое информационное пространство без ручного переноса данных.
Анализируют данные, прогнозируют спрос: система помогает анализировать расход, выявлять аномалии, точнее прогнозировать потребность в закупках, оптимизируя складские запасы и денежный поток.
Проверьте себя: типичные ошибки при отсутствии сквозного контроля
- “Снежный ком” неучтенных ценностей. На складах годами копится имущество, уже введенное в эксплуатацию или даже списанное, но физически присутствующее.
- Отсутствие оперативной прозрачности. Финансовая служба видит общие суммы списаний, а операционные менеджеры не знают точных остатков. Принятие решений основано на устаревших или неполных данных.
- Реактивный, а не проактивный подход. Контроль осуществляется постфактум, по итогам инвентаризации, когда предотвратить потери уже невозможно.
- Дезориентация из-за человеческого фактора. Ответственность размыта, поиск виновного в недостаче превращается в конфликт, а главной причиной проблем объявляются сотрудники, хотя корень – в плохо выстроенных процессах.
Точный учет запасов на примере системы Складолог
Сервис Складолог позволяет выстроить в оцифрованном виде всю цепочку:
От создания заявки на закупку и приемки товара → до перемещения между складами подразделений и финального списания.
Назначайте материально ответственных лиц за склад или группу ценностей, а система зафиксирует каждую операцию за конкретным сотрудником. Инвентаризации можно проводить с помощью мобильных устройств. Это ускоряет процесс, снижает количество ошибок по сравнению с бумажными описями. Доступ к аналитическим отчетам открыт в реальном времени: оборачиваемость запасов, соблюдение норм расхода, динамика потерь.
Сервис устраняет разрыв между бухгалтерским учетом и операционной деятельностью, предоставляя всем сторонам – от собственника и финансового директора до руководителя службы размещения и шеф-повара – единую, достоверную, актуальную картину.
Резюмируем
Сквозной контроль ТМЦ – это не дополнительная нагрузка на администрацию, а фундамент управляемости отеля, его финансовой устойчивости. Он трансформирует запасы из статьи неконтролируемых расходов в управляемый актив. Результат – значимое снижение прямых потерь от краж, порчи, пересорта, а также косвенных – от замороженных в излишках денег и неэффективных закупок.
Внедрение такого контроля сегодня невозможно без цифровых решений. Автоматизация учета ТМЦ становится конкурентным преимуществом, так как позволяет не только экономить, но и повышать качество сервиса за счет бесперебойного обеспечения всех процессов необходимыми ресурсами.
Источники статьи
- Hotel Academy: “Систематизация учета непродовольственных товарно-материальных ценностей”.
- Travelline: “Как вести бухучет в гостинице: особенности и основные принципы”.
- Hotelier.pro: “Организация системы контроля деятельности в гостинице”.
