Пересчет товаров в 1С:Управление торговлей и ERP: пошаговая инструкция
Пересчет товаров в 1С помогает сопоставить фактическое количество на складе с данными программы и подготовить документы по выявленным расхождениям. Сотрудники считают продукцию, вносят результаты в документ, а ответственный проверяет отклонения и оформляет необходимые складские акты.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Ниже рассмотрен типовой порядок для «1С:Управление торговлей» редакции 11.5 и «1С:ERP Управление предприятием» редакции 2.5. Названия команд и доступные поля могут отличаться из-за версии, настроек склада, прав пользователей и доработок. Перед работой проверьте порядок на тестовой базе или вместе со специалистом, сопровождающим программу.
Пересчет товара в программе – часть инвентаризации, а не замена ее документального оформления. Общий порядок подготовки комиссии и проверки остатков мы рассмотрели в пошаговой инструкции по инвентаризации. Здесь сосредоточимся на работе с данными в 1С.
Что проверить перед началом
Определите склад, участок и ответственных за подсчет и оформление итогов. Если товары распределены по помещениям или ячейкам, заранее установите границы заданий.
Проверьте настройки склада, в частности использование ордерной схемы при отражении излишков, недостач, порчи и пересортицы. От нее зависят статусы и порядок изменения складских остатков. Также уточните, учитываются ли характеристики, серии и ячейки: если они используются, результаты нужно вносить с той же детализацией, что и учетные данные.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%рост скорости операций
-
18%увеличение оборота
Согласуйте работу с незавершенными приемками, отгрузками и перемещениями: сравнивать остатки нужно на согласованный момент. Резерв сам по себе не означает, что товар исчез с полки.
Проверьте права пользователя на создание документов. Если работники используют ТСД, убедитесь, что задание передается на устройство, а результаты возвращаются в нужный документ.
Cоздаtv документ в 1С:Управление торговлей
В типовой конфигурации откройте раздел «Склад и доставка» и найдите список «Пересчеты товаров» в группе операций с излишками, недостачами и порчей. Нажмите «Создать». Если пункта нет, проверьте доступ пользователя и настройки функциональности; расположение команды в вашей базе может отличаться.
В новом документе выберите склад и заполните доступные реквизиты: дату, ответственного исполнителя, а при необходимости помещение или другие параметры. Далее сформируйте список позиций вручную либо с помощью доступного заполнения по отбору. Убедитесь, что отбор охватывает именно тот участок и ассортимент, которые будут проверять сотрудники.
Проверьте список до выдачи задания: неверные склад, характеристика или единица измерения могут создать ложные расхождения. Товары, найденные вне задания, при необходимости добавляют с фактическим количеством.
Сохраните документ и при необходимости распечатайте бланк задания или передайте его исполнителю на устройство. Результаты внесите в тот же документ.
Статус пересчета
В типовых решениях использование статусов определяется настройкой склада. При применении ордерной схемы для отражения складских расхождений статусы используются обязательно; на складе без такой схемы их можно отключить. Доступные варианты и последовательность проверяйте в своей конфигурации.
В типовом сценарии встречаются следующие этапы:
- «Подготовлено» – подбирают позиции и готовят задание;
- «В работе» – выполняют фактический подсчет;
- «Внесение результатов» – записывают полученное количество;
- «Выполнено» – фиксируют завершение пересчета.
Если статусы отключены, порядок ввода может быть свободнее. При использовании ТСД проверьте, какой статус требуется мобильному решению для получения задания.
Внесение фактического количества
Откройте табличную часть документа и для каждой позиции внесите результат, полученный сотрудниками склада. Сверяйте номенклатуру, характеристику, серию и единицу измерения. Если товар учитывается упаковками, уточните, в каких единицах исполнитель записал результат и как они соотносятся с учетной единицей.
Допустим, программа показывает 100 коробок определенного артикула, а комиссия насчитала 97. В поле фактического количества указывают 97; отклонение составит минус 3 коробки. Для другой позиции по учету числится 40 единиц, а найдено 42 – предварительный излишек составляет 2 единицы. Эти цифры показывают расхождения, но еще не объясняют их причину.
Незаполненная строка не обязательно означает отсутствие товара: проверьте, завершен ли подсчет. После ввода проверьте отклонения и завершите документ доступной командой.
Контрольный пересчет полезен для дорогих позиций и крупных расхождений. Повторную проверку может выполнить другой сотрудник; исправления документируют.
Что происходит с остатками после пересчета
Не рассчитывайте, что в любой базе один и тот же документ одинаково изменяет остатки. Порядок зависит от настройки ордерной схемы при отражении складских расхождений. Нужно различать фактический складской остаток и оформление выявленных результатов складскими актами.
В типовом сценарии с ордерной схемой проведение документа «Пересчет товаров» в статусе «Выполнено» может изменить фактические остатки склада. При этом по выявленным отклонениям необходимо проконтролировать оформление складских актов. Список пересчетов может показывать сообщение о расхождениях без оформленных актов и предлагать перейти к их оформлению.
На складе без такой ордерной схемы завершенный пересчет в описанном типовом сценарии сам по себе не изменяет фактические остатки. Для отражения результата оформляют соответствующие складские акты. На практике проверьте движения документа и настройки своей базы, прежде чем делать вывод, что остатки уже исправлены.
Оформление недостачи и излишков в 1С
После проверки причин расхождений ответственный сотрудник оформляет документы по принятому решению. В типовых конфигурациях могут использоваться складские акты «Оприходование излишков товаров», «Списание недостач товаров», а также документ «Пересортица товаров». Доступность ввода на основании пересчета или через помощника зависит от схемы работы склада.
На неордерном складе перейдите к оформлению складского акта из документа пересчета либо откройте список складских актов. В сформированном документе проверьте организацию, склад, номенклатуру, характеристики, количество и основание. Прежде чем проводить его, убедитесь, что отклонение не вызвано незавершенным перемещением или ошибкой ввода.
Если ордерная схема при отражении расхождений включена, используйте предусмотренный в базе порядок оформления складских актов и распределения результатов. В типовом списке пересчетов может быть доступен переход к помощнику. После завершения проверьте, не остались ли расхождения без оформления, и сравните данные отчетов.
Не закрывайте недостачу одного артикула излишком другого автоматически: для зачета пересортицы нужны установленные условия и решение ответственных лиц. Как проверить такую ситуацию, рассказали в статье о пересортице товара. Порядок оценки и учета подтвержденного излишка разобран отдельно – в материале об оприходовании излишков.
Пересчет в 1С:ERP: что учитывать
В 1С:ERP также используют документ «Пересчет товаров» и складские акты по итогам выявленных расхождений. Перед созданием задания проверьте структуру выбранного склада: используются ли помещения, ячейки, ордерная схема, серии и распределение товаров по организациям. Эти настройки влияют на доступные поля и дальнейшее оформление.
На адресном складе проверьте охват ячеек. Для нескольких организаций отдельно проверяйте распределение расхождений: общий остаток не показывает принадлежность каждой единицы.
Большой пересчет можно разбить на этапы с отдельными исполнителями и границами заданий. Не переносите маршрут из УТ в ERP без проверки: команды могут различаться.
Как распечатать документы и проверить результаты
Откройте документ пересчета и посмотрите доступные команды печати. В зависимости от конфигурации и настроек программа может формировать бланк задания, инвентаризационную опись и другие формы. В «1С:Управление торговлей» предусмотрена печать ИНВ-3 и ИНВ-19 по результатам инвентаризации; состав доступных форм в конкретной базе нужно проверить.
Для итоговой сверки сопоставьте список пересчитанных позиций, фактическое количество и оформленные складские акты. Если используется ордерная схема, в типовом сценарии доступен отчет по неоформленным недостачам и излишкам. Он помогает найти расхождения, по которым еще не завершено оформление. На неордерном складе проверяйте документы и остатки средствами, доступными в вашей базе.
рьте обмен и отсутствие повторных корректировок.
