Инструкция П-6: приемка товара по количеству и оформление недостачи

Инструкция П-6 устанавливает порядок проверки количества продукции при поставке: где и как принимать груз, что делать при обнаружении недостачи и какие сведения включать в акт. Документ утвержден постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 года. Сегодня его положения могут использоваться сторонами как согласованный в договоре порядок приемки.

Систематизируйте работу вашего склада

Скачайте бесплатный набор «10 готовых шаблонов для эффективного учета» и наведите порядок уже сегодня

• 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
• 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
• 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров

Скачать все шаблоны бесплатно в Телеграм Скачать бесплатно

Получателю важно заранее выяснить, применяется ли инструкция к конкретной поставке. От этого зависит, какие действия выполнить и какие сроки соблюдать после прибытия товара. Условия договора и обязательные нормы также имеют значение.

Когда применяется инструкция П-6

Порядок приемки по П-6 применяется, когда стороны предусмотрели его в договоре поставки. Такое разъяснение содержится в пункте 14 постановления Пленума ВАС РФ от 22 октября 1997 года № 18. Перед проверкой прочитайте соответствующий раздел договора и приложения к нему, включая спецификацию.

Отсутствие ссылки на П-6 не означает, что проверять поставку не нужно. Покупатель обязан проверить количество и качество принятого товара в порядке и сроки, предусмотренные применимыми правилами и договором, а о выявленных несоответствиях незамедлительно письменно уведомить поставщика. Это следует из статьи 513 ГК РФ.

Что проверить в договоре до поставки

До прибытия груза найдите условие о приемке и проверьте, к каким товарам оно относится. Уточните место передачи, согласованные сроки проверки, порядок уведомления поставщика и контакты уполномоченных представителей. Заранее определите, кто вправе принимать груз и подписывать документы от имени получателя.

Калькулятор онлайн

Сколько денег вы теряете на текущих мощностях склада

Заказы в день, ед.

Текущий mispick, % кол-во ошибок

Время сборки до, мин

Рассчитать

Рассчитать результаты внедрения

• 87%

  
  видят результат в первый месяц
• 31%

  
  среднее сокращение издержек
• 42%

  
  рост скорости операций
• 18%

  
  увеличение оборота

Проверьте условия проверки товара внутри упаковки, вызова представителя и направления претензий. Если инструкция включена в договор частично, согласованный порядок может отличаться.

Подготовьте накладную или УПД, спецификацию, транспортные документы и упаковочные листы, если они предусмотрены для поставки.

Как проводится приемка по количеству по П-6

Проверка поставки по количеству начинается с сопоставления груза с транспортными и сопроводительными документами. В зависимости от вида поставки проверяют наименование продукции, количество мест, вес и состояние тары. Точное место проверки зависит от того, кто и каким способом доставляет продукцию: поставщик, сам получатель или перевозчик.

Если груз поступил в исправной таре, проверка количества мест и веса брутто проводится в порядке, предусмотренном для получения груза, а число единиц внутри мест и вес нетто, как правило, проверяют на складе конечного получателя. Для поврежденной тары инструкция предусматривает иной порядок – содержимое проверяют там, где принимают груз по количеству мест и весу брутто.

Количество определяют в единицах, указанных в документах. Если указаны вес и количество мест, проверяют оба показателя. Совпадение числа коробов само по себе не подтверждает количество продукции внутри каждого из них.

Выборочная проверка с распространением результата на всю партию допускается при наличии основания, предусмотренного обязательными правилами, стандартами, техническими условиями или договором.

Сроки приемки по инструкции П-6

Сроки зависят от упаковки, характера продукции, способа доставки и условий договора. Пункт 9 П-6 предусматривает проверку груза без тары, в открытой или поврежденной таре при получении либо разгрузке в указанных инструкцией случаях.

Для продукции в исправной таре проверку по весу нетто и количеству единиц внутри каждого места пункт 9 предусматривает при вскрытии тары, но не позднее 10 дней, а для скоропортящейся продукции – не позднее 24 часов. Начало отсчета зависит от способа получения. Для некоторых территорий инструкция содержит отдельные сроки. www.consultant.ru

Эти сроки относятся к указанным ситуациям в П-6, а не ко всем поставкам. Проверьте договор, согласованные особенности и обязательные правила для товара.

Что делать, если обнаружена недостача

Если при приемке по применяемой инструкции выявлена недостача, пункт 16 П-6 предусматривает приостановление дальнейшей приемки. Получатель должен обеспечить сохранность продукции и не допустить ее смешения с другой однородной продукцией. Об обнаруженном составляют акт с подписями лиц, проводивших первоначальную проверку.

Если вес брутто отдельного места не соответствует данным документов или маркировке, пункт 16 предписывает не вскрывать его тару и упаковку.

Если вес брутто совпадает, а недостача обнаружена внутри отдельных мест, дальнейшую приемку остальных мест приостанавливают. Уже вскрытую тару, упаковку и находившуюся в ней продукцию сохраняют для предъявления представителю, участвующему в продолжении проверки.

Чтобы зафиксировать обстоятельства, получателю нужно:

• отметить, какие места и позиции уже проверены;
• сохранить упаковку, ярлыки, пломбы и сопроводительные документы;
• составить первоначальный акт о выявленной недостаче;
• определить по договору и пунктам 17–18 П-6, кого необходимо вызвать для продолжения приемки;
• сохранить подтверждение направления уведомления и полученный ответ.

Порядок вызова зависит от местонахождения отправителя или изготовителя и условий договора. Пункты 17–18 предусматривают разные варианты участия представителей.

Если расхождение обнаружено при получении груза от перевозчика, дополнительно проверьте правила соответствующего вида перевозки. В предусмотренных случаях необходимо потребовать оформления коммерческого акта, акта автомобильного перевозчика или отметки в транспортном документе.

Как уведомить представителя отправителя

Пункт 17 П-6 предусматривает вызов представителя одногороднего отправителя одновременно с приостановлением приемки. Для иногороднего отправителя вызов обязателен в случаях, предусмотренных применимыми правилами или договором. Инструкция также описывает ситуации, когда вызывают представителя изготовителя.

В уведомлении указывают данные поставки, характер и размер недостачи, состояние пломб, стоимость недостающего и время проверки. Перечень сведений приведен в пункте 17а П-6.

Когда вызов требуется, П-6 предусматривает его направление не позднее 24 часов, а по скоропортящейся продукции – немедленно после выявления недостачи, если иной срок не установлен обязательными правилами или договором. Это срок уведомления в соответствующем случае, а не срок завершения всей приемки.

Сохраните уведомление, подтверждение его направления и ответ отправителя. Представитель, прибывший для участия в проверке, должен подтвердить свои полномочия.

Если представитель не прибыл или вызов иногороднего отправителя не обязателен, пункт 18 П-6 предусматривает участие других представителей. Односторонняя приемка по этому пункту возможна, если отправитель или изготовитель дал на нее согласие. Выбирать порядок нужно с учетом договора и обстоятельств поставки.

Как оформить акт о недостаче

Первоначальный акт при обнаружении расхождения и акт по результатам продолженной приемки выполняют разные задачи. Первый фиксирует обнаруженную недостачу и приостановление проверки. Документ по результатам продолженной приемки оформляют с участием предусмотренных представителей в порядке, установленном П-6 и договором.

Пункт 25 инструкции предусматривает составление акта в день выявления недостачи при приемке с участием представителей, указанных в пунктах 17 или 18. Чтобы правильно организовать первоначальную и последующую проверку, сопоставьте это требование со сроками вызова, условиями договора и обстоятельствами поставки.

В акте отражают сведения о получателе и участниках, месте и времени проверки, поставке и документах отправителя. Также указывают состояние тары и пломб, способ подсчета или взвешивания, фактическое и документальное количество, выявленную недостачу и другие обстоятельства, необходимые для подтверждения результата.

Например, по накладной поступило 200 единиц в 10 коробах, но в одном из них обнаружено на 3 единицы меньше. Укажите, какой короб проверяли, его состояние, количество по документам и фактически.

Акт подписывают участники приемки. Лицо, не согласное с его содержанием, подписывает документ с оговоркой и излагает свое мнение. Пункт 26 П-6 предусматривает утверждение акта руководителем или его заместителем не позднее следующего дня после составления, а при приемке в выходной или праздничный день – в первый рабочий день после него. К акту прикладывают материалы, предусмотренные инструкцией и договором.

Для фиксации расхождений можно использовать подходящую форму, в том числе ТОРГ-2. При этом нужно проверить, позволяет ли она отразить все сведения и подписи, требуемые согласованным порядком.

Чем инструкция П-6 отличается от П-7

П-6 посвящена приемке по количеству, а П-7 – по качеству и комплектности. Применение каждой инструкции нужно проверить в договоре.

Общий процесс включает обе проверки. Подробнее – в статье о приемке товаров на складе и материале «Приемка товаров: правила и порядок».