В новом кейсе внедрения Skladolog мы расскажем о том, как платформа помогла настроить автоматические заказы товаров и упорядочить складские запасы в сети CoolBalls.

О компании: CoolBalls

Название сети: CoolBalls

Описание компании

Компания CoolBalls является ведущим поставщиком воздушных шаров и товаров для оформления праздников. Широкий ассортимент воздушных шаров, в том числе латексные и фольгированные, а также баллоны с гелием. «Простор» активно участвует в организации различных мероприятий, будь то дни рождения, корпоративы или свадьбы, тем самым помогая клиентам реализовать самые смелые идеи и мечты. На данный момент уже более 50 магазинов CoolBalls по всей стране, которые активно  развиваются, предлагая новые услуги и товары.

 

Отрасль:

Продажа воздушных шаров и оформление праздников от розничной сети

Портфель компании:

• Более 500 видов шаров
• Услуги по оформлению мероприятий
• Сеть из 50 магазинов по всей стране

 

Проблема CoolBalls

В процессе работы CoolBalls столкнулось с несколькими серьезными проблемами в управлении товарными запасами. Одной из основных трудностей стало отсутствие необходимых товаров на складе, что часто приводило к недовольству клиентов и упущенным возможностям. Персонал также сталкивался с проблемой забывания о заказах, в результате чего запасы истощались. Дополнительно, пересортировка товаров и путаница в их размещении усложняли оптимизацию хранения, что повышало риски ошибок. Записи в тетради о поступлениях и расходах товаров оказались неэффективными, так как информация быстро сбивается, в результате чего руководству становилось сложно принимать обоснованные решения.

Цели внедрения

• Цель внедрения системы «Складолог» заключается в создании эффективной среды управления товарными запасами, которая позволит устранить существующие проблемы.

 

• Мы стремимся повысить точность учета, минимизировать риск незапланированного отсутствия товаров, автоматизировать процессы заказа и хранения, а также улучшить взаимодействие между подразделениями компании.

 

• Внедрение системы обеспечит прозрачность по движению товаров, повысит уровень обслуживания клиентов и, как следствие, увеличит прибыль компании.

 

• Мы также планируем создать условия для быстрого реагирования на изменения спроса и оперативные действия по улучшению управления складом.

 

Процесс внедрения

 

• Обучили персонал

В процессе внедрения было организовано обучение персонала, охватывающее все ключевые аспекты работы с новой системой. Мы провели тренинг, на котором сотрудники ознакомились с основными функциями «Складолога», а также отработали практические навыки работы в программе.

•  Оптимизировали хранение, пересчитали товар

Команда провела детальный анализ текущих запасов и размещения товаров на складе. В результате оптимизации хранения был пересчитан весь товар, что позволило выявить избыточные и недостающие позиции. Мы реорганизовали пространство склада, разместив товары по категориям и частоте использования. Это значительно упростило поиск необходимых позиций и улучшило логистику — теперь сотрудники могут быстрее находить и заказывать нужные товары, что сократило время выполнения запросов.

• Добавили товар в мобильное приложение

Одним из этапов внедрения стало изучение мобильного приложения, в которое были интегрированы все товары компании. Это приложение позволяет сотрудникам легко просматривать актуальные запасы, совершать заказы и отслеживать поступления. Пользователи могут в любой момент получить информацию о наличии товара на складе.

• Разместили товар на локации

Для повышения эффективности работы со складом наша команда провела реорганизацию расположения товаров по складу. Мы выделили конкретные зоны для каждой товарной группы, что уменьшило время на поиск и набор продукции. Каждая локация была промаркирована, позволяя сотрудникам быстро ориентироваться в пространстве склада и обеспечивать быстроту обработки заказов. Эта мера значительно повысила исполнение заказов и сократила время на выполнение операций.

• Распечатали QR-коды на локации, добавили товары на них

В рамках организации эффективного учёта и управления запасами мы распечатали QR-коды для каждой локации с товарами на складе. Эти коды содержат всю необходимую информацию о товарах на позиции, что ускоряет процесс инвентаризации и позволяет оперативно обновлять данные о наличии на складе. С помощью сканирования QR-кодов сотрудники могут легко фиксировать движение товара, что уменьшает вероятность ошибок и упрощает учёт за счёт автоматизации процесса.

 

Функционал

Платформа «Складолог» обеспечивает CoolBalls современными инструментами для управления товарными запасами, что значительно упрощает и оптимизирует процессы. Система предлагает автоматизацию различных задач, делая управление складом более эффективным и интуитивно понятным.

• Автоматическое списание товаров

Система автоматически списывает товары со склада при их использовании, что исключает вероятность ошибок при ручном вводе данных.

• Автозаказ товаров, когда они заканчиваются

«Складолог» организует автозаказ товаров, сигнализируя о необходимости пополнения запасов в тот момент, когда уровень товара достигает критической отметки.

• Легкость работы в мобильном приложении

Платформа предоставляет удобное мобильное приложение, которое позволяет сотрудникам управлять запасами на ходу. Это означает, что работники могут осуществлять учёт и контролировать товарные запасы из любого места.

• Управление остатками и отчетность

Функция управления остатками позволяет в реальном времени наблюдать за текущими запасами на складе. Система генерирует отчёты, которые помогают анализировать перемещение товаров, планировать закупки и контролировать расходы.

 

Результаты

Внедрение платформы «Складолог» принесло значительные улучшения в процессе работы компании. Управление товарными запасами стало более прозрачным и предсказуемым, что помогло в достижении высоких стандартов обслуживания.

• Упорядоченное размещение товаров

Благодаря системе, товарные полки были упорядочены, и внедрение QR-кодов для каждой зоны хранения значительно упростило поиск и учет товаров. Теперь сотрудники легко могут находить нужный товар, что уменьшило время на обработку заказов.

• Прозрачность учёта расходных материалов

Система позволила отслеживать, кто и когда берет расходные материалы. Все действия фиксируются в базе данных, что обеспечивает прозрачность учета и контроль за использованием ресурсов.

• Экономия ресурсов

Автоматизация процессов позволила значительно сократить время, затрачиваемое на управление запасами, что благодаря этому снизило общие операционные расходы компании. Сотрудники теперь могут проводить своё время более эффективно, концентрируясь на других важных задачах.

• Своевременное выполнение заказов

Благодаря автозаказам и учёту остатков, компания смогла обеспечить более своевременное выполнение заказов клиентов. Это положительно сказалось на репутации компании и удовлетворенности клиентов.

• Удобство и автоматизация

Платформа «Складолог» обеспечила удобство и автоматизацию множества процессов на складе. Всё это не только упростило повседневную работу, но и привело к созданию порядка на складе, что стало основой для дальнейшего роста и расширения бизнеса.

Заключение

Внедрение платформы «Складолог» решило ключевые проблемы, с которыми сталкивалось CoolBalls. Благодаря автоматизации процессов и упорядочиванию товарных запасов, компания не только повысила свою репутацию и доход, но и создала более комфортные условия для работы сотрудников. Сниженные расходы и наличие необходимых товаров в нужный момент стали основой для дальнейшего успешного роста и развития компании.

 

Отзыв клиента

«Мы в CoolBalls остались в полном восторге от использования платформы «Складолог»! Эта система не только упростила процессы ведения учёта, но и существенно повысила эффективность работы нашего склада. Автоматизация списания и автозаказов помогла избежать дефицита товаров и недоразумений. Мобильное приложение делает управление запасами доступным в любом месте. Рекомендуем всем, кто хочет оптимизировать управление складом!»