Автоматизация учёта сроков давности товаров

Нарушение сроков годности товаров – серьёзная проблема в работе складов. Для пищевых, фармацевтических и косметических предприятий просрочка означает не только убытки, но и репутационные риски. Автоматизация учёта сроков годности переводит эту задачу из рутинной в стратегическую, сокращая потери до 0,1% против 5-15% при ручном методе.

Для кого проблема актуальна

Обязательный контроль состояния товаров и условий их хранения – повседневная задача для компаний в разных сферах бизнеса.

Продовольственные сети отслеживают сотни позиций от кисломолочной продукции, мяса и овощей до средств гигиены и бытовой химии. Для них это вопрос безопасности покупателей, юридической ответственности и репутации.

Аптеки обязаны контролировать сроки годности препаратов, гигиенических средств, косметики. Широкий ассортимент и разные требования к хранению позиций усложняют задачу.

DIY-ритейлеры с лакокрасочными материалами или удобрениями сталкиваются с частичной деградацией свойств продукции ещё до формальной просрочки. Даже непродовольственные товары вроде электроники требуют контроля: литиевые батареи в комплекте деградируют через 2-3 года хранения.

Почему появляются просроченные товары

Основная причина – человеческий фактор при ручном учёте: невнимательность или халатность персонала, смена сотрудников, неопытность новичков.

Ошибки во время приёмки возникают, когда кладовщик фиксирует только общее количество паллет, не проверяя партии. В результате товары с разными датами производства смешиваются в одной ячейке. Некорректное размещение приводит к тому, что свежие партии закрывают доступ к старым, и те остаются в глубине стеллажа. Отсутствие превентивных уведомлений – главная причина издержек. Без автоматизации менеджер узнаёт о проблеме только при инвентаризации, когда часть товаров уже просрочена.

Способы контроля сроков годности

Эффективные методы сочетают организационные меры и современные технологии. 

• Партионный учёт: каждая поставка регистрируется с присвоением уникального номера. Все операции с конкретной партией отражаются отдельно, благодаря чему можно точно отслеживать сроки годности. 
• Метод FEFO (First Expired First Out) приоритезирует отгрузку товаров с близким сроком годности. Например, аптечные сети настраивают системы так, что при сканировании товара ТСД показывает сначала ближайшие к окончанию срока упаковки.
• Визуальный маркер: упрощает идентификацию благодаря наличию на коробках цветных стикеров. Например, красный цвет означает, что срок истекает через 7 дней, жёлтый – 30 дней.
• Регулярный аудит по ABC-принципу: группа А (скоропорт) проверяется еженедельно, группа С (непортящиеся товары) – ежеквартально.  

Как вести продажи с учётом сроков годности

Активная работа с остатками снижает списание на 25–40%.

Динамическое ценообразование стимулирует сбыт: автоматические скидки 10-15% за 14 дней до истечения срока для продуктов, 5% – для промышленных товаров.

Перемещение между точками балансирует спрос и предложение: система анализирует остатки по филиалам и инициирует трансферы. Например, кофе с датой окончания в декабре перевозят из южного склада в северный, где сезонный спрос выше.

Бонусные программы для B2B-клиентов: предоставление 3% кэшбэка за забор партий с истекающим сроком.

Автоматический возврат поставщику по договорённостям: некоторые контракты разрешают обратную отгрузку за 30 дней до просрочки с компенсацией 50% стоимости.

Плюсы внедрения автоматизации

Цифровые системы сокращают операционные издержки. Снижение риска ошибок достигается интеграцией сканеров штрихкодов: при приёмке терминал сбора данных сверяет DataMatrix с базой, исключая ручной ввод дат. Ускорение процессов проявляется в инвентаризации – выборочная проверка 1000 позиций занимает 35 минут вместо 3 часов. Прогнозирование списаний происходит на основе алгоритмов: они рассчитывают риск нереализации на основе истории продаж и текущей динамики. Аналитика показывает рентабельность запасов и помогает сделать финансовые операции максимально прозрачными.

Складолог для контроля сроков годности

Программа решает ключевые задачи бизнеса через специализированные модули.

• Карточка товара: фиксирует не только срок годности, но и условия хранения (t°, влажность). При попытке разместить шоколад в зоне без кондиционирования система блокирует операцию.
• Интеграция с ТСД: сканер передаёт в реальном времени данные о партии при приёмке или перемещении.
• Гибкая иерархия зон хранения: позволяет оптимизировать пространство, чтобы товары не терялись и не залёживались на полках.
• Автозаказ с учётом остатков: предотвращает излишки. При достижении минимального уровня программа учитывает среднее время продаж текущих партий перед формированием заявки поставщику.
• Отчёты: помогают контролировать количество запасов и работу сотрудников склада.

Оптимизация учёта сроков годности требует системного подхода: от партионного принципа хранения до точной аналитики. Инструменты Складолога трансформируют рутинные операции в источник данных для принятия решений. Результат – не только снижение потерь, но и повышение лояльности клиентов за счёт гарантии свежести товаров.