Чек от самозанятого в 1С: как правильно оформить расходы и не получить претензий

Сотрудничество с самозанятыми давно стало частью повседневной практики для компаний и предпринимателей. Такой формат удобен обеим сторонам, но именно он чаще всего вызывает вопросы у бухгалтерии. Как подтвердить расходы? Какой документ является ключевым? Достаточно ли договора? И как всё это корректно отразить в 1С?

Главный документ при работе с самозанятым — чек, сформированный в системе «Мой налог». Именно он подтверждает факт дохода исполнителя и позволяет заказчику безопасно включить сумму в расходы. В этой статье разберёмся, на каком основании бизнес работает с самозанятыми, как внести чек в 1С, что обязательно проверить и какие ошибки могут привести к налоговым доначислениям.

Правовая база взаимодействия с самозанятыми

Самозанятые применяют специальный налоговый режим — налог на профессиональный доход (НПД). Он регулируется Федеральным законом № 422-ФЗ. Такой исполнитель не регистрируется как ИП, не платит НДФЛ и страховые взносы по доходам от своей деятельности и самостоятельно рассчитывает и уплачивает налог через приложение «Мой налог».

Для заказчика ключевое правило звучит так:
расходы по услугам самозанятого признаются только при наличии чека.

Ни договор, ни акт выполненных работ не заменяют чек. Они могут дополнять пакет документов, но без чека не подтверждают налоговую чистоту операции.

Калькулятор онлайн

Посчитайте сколько денег вы теряете на текущих мощностях

Заказы в день, ед.

Текущий mispick, % кол-во ошибок

Время сборки до, мин

Рассчитать

Рассчитать результаты внедрения

• 87%

  
  видят результат в первый месяц
• 31%

  
  среднее сокращение издержек
• 42%

  
  рост скорости операций
• 18%

  
  увеличение оборота

Как отразить чек самозанятого в 1С: логика действий

Конкретные пункты меню могут отличаться в зависимости от версии 1С, но принцип отражения одинаков.

Шаг 1. Заведение исполнителя

Самозанятый добавляется в справочник как физическое лицо.
Обязательно указываются:

• ФИО;

• ИНН;

• при необходимости — реквизиты договора.

Ошибка на этом этапе — оформлять самозанятого как ИП.

Шаг 2. Фиксация оказанной услуги

Для отражения расходов используется документ поступления услуг. В нём указывают:

• самозанятого как контрагента;

• описание услуги;

• сумму строго по чеку;

• счёт учёта затрат в зависимости от назначения услуги.

Шаг 3. Подтверждение чеком

Чек (PDF, изображение или ссылка) обязательно:

• прикрепляется к документу в 1С
  или

• хранится в электронном архиве с возможностью оперативного доступа.

Если чека нет — расходы считаются неподтверждёнными.

Шаг 4. Отражение оплаты

Оплата проводится стандартно через банк или кассу.
Допустимо, что дата платежа и дата чека не совпадают — это не нарушение.

Что обязательно проверить в чеке

Перед включением суммы в расходы чек нужно внимательно проверить. В нём должны присутствовать:

Систематизируйте работу вашего склада

Скачайте бесплатный набор «10 готовых шаблонов для эффективного учета» и наведите порядок уже сегодня

• 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
• 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
• 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров

Скачать все шаблоны бесплатно в Телеграм Скачать бесплатно

• ФИО самозанятого;

• ИНН исполнителя;

• указание режима НПД;

• номер и дата чека;

• сумма дохода;

• наименование услуги;

• ИНН заказчика.

Дополнительно стоит убедиться, что:

• чек сформирован после поступления денег;

• сумма чека полностью совпадает с оплатой;

• описание услуги не противоречит договору и фактическим работам.

Любые расхождения — потенциальный повод для вопросов со стороны налоговой.

Как учитывать расходы на самозанятых в налоговом учёте

Расходы на услуги самозанятых можно учитывать:

• при УСН «доходы минус расходы»;

• при общей системе налогообложения.

Основание для признания расходов — чек, а не договор. Именно он подтверждает, что исполнитель сам уплатит налог, а заказчик не выступает налоговым агентом.

Для снижения рисков на практике также используют:

• договор;

• техническое задание;

• акт выполненных работ.

Но все эти документы работают только в связке с чеком.

Типичные ошибки и связанные с ними риски

На практике чаще всего встречаются следующие проблемы:

• включение расходов без чека;

• работа с исполнителем, утратившим статус самозанятого;

• расхождения между суммой платежа и чеком;

• длительное сотрудничество с одним исполнителем по признакам трудовых отношений.

Последний пункт особенно опасен: если налоговая сочтёт отношения трудовыми, последуют доначисления НДФЛ, страховых взносов и штрафов.

Практические советы по выстраиванию учёта

Чтобы работа с самозанятыми не превращалась в источник проблем, рекомендуется:

• проверять статус НПД по ИНН до начала сотрудничества и периодически в процессе;

• прописывать обязанность выдачи чека в договоре;

• хранить чеки централизованно и прикреплять их к операциям в 1С;

• разработать внутренний порядок работы с самозанятыми для бухгалтерии и менеджеров.

Такой подход снижает нагрузку на учёт и упрощает прохождение проверок.

Вывод

Чек от самозанятого — центральный элемент учёта таких расходов в 1С. Грамотно выстроенный процесс работы с чеками позволяет законно учитывать затраты, не удерживать налоги и минимизировать риски при проверках. При системном подходе взаимодействие с самозанятыми остаётся удобным и безопасным инструментом для бизнеса.