Статьи / Что такое товарный учёт и как его вести

Что такое товарный учёт и как его вести

Товарный учёт представляет собой процесс систематического наблюдения и регистрации операций с товаром на предприятии. Это фиксация каждого движения: поступления на склад, перемещения внутри, реализации покупателю, возвратов или списания. Цель – иметь точные данные о количестве, стоимости, местонахождении каждой позиции в любой момент. В основе лежит документирование всех операций: формирование накладных (приходные, расходные), актов списания, инвентаризационных описей.

Без корректного товарного учёта невозможно говорить об эффективном управлении запасами, контроле над финансами или понимании реальных результатов работы бизнеса. Он служит фундаментом для принятия обоснованных решений о закупках, ценообразовании и анализе продаж. Ведение учёта позволяет видеть актуальные остатки, предотвращать хищения, простои из-за отсутствия нужного товара, а также точно рассчитывать прибыльность. Его организация требует внимания к деталям, точности на каждом этапе работы с материальными ценностями. Подробнее рассказали в статье.

Для чего нужен учёт

Главная задача – дать бизнесу реальную картину состояния его активов. Точные данные об остатках исключают ситуации продажи отсутствующего товара или внезапного дефицита ключевых позиций. Это напрямую влияет на удовлетворённость клиентов и объём выручки.

Контроль за движением товара помогает выявлять неэффективности в логистике, хранении, возможные потери из-за порчи или воровства. Финансовая сторона не менее важна: только зная точную себестоимость остатков и проданных товаров, можно корректно рассчитать валовую прибыль, рентабельность, определить реальную налоговую базу. Учёт позволяет анализировать оборачиваемость товара, выявлять «залежалые» позиции, которые замораживают деньги, оперативно реагировать на изменения спроса.

Для работы с маркетплейсами он становится критически важным из-за специфики их работы: автоматизированных штрафов за невыкуп, особенностей возвратов, необходимости оперативно обновлять остатки в личных кабинетах. Без него невозможно эффективное планирование закупок, что ведёт к излишкам или упущенной выгоде.

Организованный процесс учёта – это инструмент управления рисками и повышения общей эффективности торговой операции.

Методы ведения

Существует несколько основных подходов к ведению товарного учёта – выбор зависит от специфики бизнеса и товара.

Натурально-стоимостной метод предполагает фиксацию движения товара как в натуральных единицах (штуки, килограммы), так и в денежном выражении. Это самый распространённый и детализированный способ, дающий полную картину.

Партионный учёт требует отслеживания каждой конкретной партии товара от поступления до полной реализации или списания. Он удобен для товаров с ограниченным сроком годности, так как позволяет чётко контролировать сроки и реализовывать по принципу FIFO («первый пришёл – первый ушёл»).

Сортовой метод группирует товар по наименованиям и сортам без привязки к партиям, упрощая учёт, но затрудняя отслеживание конкретных сроков.

Упрощённый метод (например, по продажной стоимости) чаще применяется в рознице с большим ассортиментом и стабильной наценкой. Он предполагает учёт поступления по закупочным ценам, а учёт реализации и остатков – по продажным, с последующим расчётом реализованной наценки для определения валового дохода.

Каждый метод имеет свои особенности применения, а оптимальный выбор зависит от ассортимента, оборачиваемости, требований к детализации, используемой программы для автоматизации. Ведение товарного учёта вручную допустимо лишь для очень маленьких объёмов, в остальных случаях программа для учёта становится необходимостью.

Торговля на маркетплейсах

Складской учёт для маркетплейсов отличается от классического розничного или оптового учёта. Ключевая особенность – разделение понятий физического наличия товара на вашем складе и его виртуального «присутствия» на витрине площадки. После отправки товара на склад маркетплейса право собственности остаётся за продавцом, но физически товар находится вне его контроля.

Это требует чёткого разделения остатков: «На моём складе», «В пути на склад маркетплейса», «На складе маркетплейса», «Зарезервировано под заказ», «В процессе доставки покупателю», «Возвращается». Каждая операция на онлайн-площадке (продажа, возврат, отмена заказа, списание) должна оперативно отражаться в вашей учётной системе. Комиссии маркетплейсов, логистические издержки, штрафы – всё это влияет на финансовый результат и требует корректного отражения в затратах. Важно синхронизировать остатки между вашей программой учёта и личным кабинетом, чтобы избежать двойных продаж или блокировок из-за расхождений.

Сложность добавляют особенности возвратов: товар может вернуться к вам, на склад оператора или быть списанным. Учёт на маркетплейсах требует повышенного внимания к документообороту и оперативности внесения данных из отчётов, предоставляемых площадкой. Организовывать этот процесс вручную крайне сложно, поэтому автоматизация здесь критична.

Частые проблемы

Продажа на маркетплейсах без грамотного учёта вызывает трудности:

Расхождения в остатках ведут к продаже отсутствующего товара (oversell), что означает штрафы от площадки и недовольство покупателя. Неучтённые возвраты или списания маркетплейсом искажают реальную картину остатков и себестоимости.
Невозможно корректно рассчитать прибыльность. Выручка, которую вы видите на счету маркетплейса – это не чистая прибыль. Из неё вычитаются: комиссия площадки, стоимость логистики (доставка до покупателя, возвраты), стоимость хранения, рекламный бюджет внутри маркетплейса, возможные штрафы. Только полный учёт всех этих расходов позволяет понять реальную маржинальность товара или категории.
Грамотный учёт необходим для эффективного планирования. Зная реальную скорость продаж и точные остатки (включая товар на складах маркетплейса и в пути), вы можете оптимально планировать закупки, избегая кассовых разрывов из-за замороженных в излишках средств или упущенной выгоды из-за дефицита.

Учёт на маркетплейсах – не прихоть, а обязательное условие для стабильного и прибыльного бизнеса.

Как внедрить складской учёт в магазине на маркетплейсе

Организация учёта требует системного подхода.

Шаг 1. Разделите зоны хранения. Чётко определите места для товара: «Готов к отправке на маркетплейс», «Принят с маркетплейса (возвраты)», «Брак/На списание», «Ожидает упаковки/маркировки».

Шаг 2. Внедрите адресное хранение. Присвойте каждой ячейке или стеллажу уникальный адрес. Это ускорит процессы приёмки, отгрузки, инвентаризации.

Шаг 3. Установите строгий регламент документооборота. Каждая операция (поступление от поставщика, перемещение в зону хранения или упаковки, отгрузка на склад маркетплейса или клиенту, приём возврата) должна оформляться соответствующим документом (накладная, акт) с указанием даты, ответственного, номенклатуры, количества, места размещения/отправки.

Шаг 4. Внедрите систему идентификации товара. Используйте штрихкоды или RFID-метки. Это минимизирует ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации, особенно при большом ассортименте.

Шаг 5. Регулярно проводите инвентаризации. Сверяйте фактические остатки с учётными данными в вашей программе. Частота зависит от оборачиваемости, но минимум – раз в квартал. Обязательна инвентаризация перед отправкой крупных партий на маркетплейс.

Шаг 6. Оперативно вносите данные о движении товара в учётную систему. Особенно это касается отгрузок на склад площадки, приёма возвратов от него и от покупателей, списаний. Используйте мобильные терминалы сбора данных для скорости.

Шаг 7. Синхронизируйте остатки. Используйте возможности программы Складолог для интеграции с API маркетплейсов, чтобы автоматически обновлять остатки в личном кабинете площадки на основе реальных данных вашего склада и информации о товаре в пути/на складе маркетплейса. Это снизит риск oversell.

Бухгалтерский учёт для продавцов на маркетплейсах

Бухгалтерский учёт базируется на данных товарного учёта, но имеет свою специфику. Его задача – формирование полной и достоверной финансовой картины бизнеса для отчётности перед государством и анализа собственником.

Ключевые объекты учёта: товарные запасы (остатки), выручка от реализации, расходы.

Выручка признаётся не в момент поступления денег от маркетплейса на ваш расчётный счёт, а в момент перехода права собственности на товар к покупателю (обычно это момент отгрузки со склада маркетплейса или, при FBS, момент передачи заказа курьеру/в пункт выдачи). Это важно для корректного отражения доходов в нужном периоде.

Расходы включают в себя себестоимость проданного товара, комиссию маркетплейса, расходы на доставку товара до покупателя (если они лежат на продавце) и до склада маркетплейса, расходы на хранение на складе маркетплейса, затраты на маркировку (Честный ЗНАК), рекламные расходы внутри площадки, банковские комиссии за вывод средств, штрафы. Особое внимание уделяется операциям с возвратами: бухгалтер должен правильно отразить восстановление товара на балансе и корректировку выручки и расходов.

Бухучёт требует тщательного документирования: договоры с маркетплейсом (оферта), акты оказания услуг (комиссия, логистика), накладные, банковские выписки, отчёты из личного кабинета маркетплейса. Данные из системы товарного учёта (движение товара, себестоимость) являются первичными для бухгалтерских проводок. Бухгалтерия на маркетплейсах сложнее стандартной розничной из-за множества дополнительных операций и участников процесса.

Как выбрать систему налогообложения

Выбор оптимальной системы налогообложения (СНО) – критически важный вопрос для селлера, напрямую влияющий на налоговую нагрузку и сложность учёта. Основные варианты:

Упрощённая система налогообложения (УСН)

Предлагает два объекта: «Доходы» (ставка 1-6%, чаще 6%) или «Доходы минус расходы» (ставка 5-15%, чаще 15%). Выбор между ними зависит от уровня расходов. Если расходы превышают 60-70% от доходов, выгоднее «Доходы минус расходы». УСН подходит для ИП и ООО, требует ведения КУДиР, уплаты налога и страховых взносов (для ИП – фиксированные +1% с доходов свыше 300 тыс. руб., для ООО – взносы за сотрудников).

Налог на профессиональный доход (НПД, самозанятость)

Доступен только для ИП и физлиц, ставка 4% при работе с физлицами и 6% при работе с юрлицами (маркетплейсы – юрлица). Его главные плюсы: простота учёта (через мобильное приложение «Мой налог»), отсутствие страховых взносов как таковых (но и отсутствие пенсионных баллов). Ограничение – годовой лимит дохода 2,4 млн. руб. (с 2025 г. – 3,6 млн. руб.). Некоторые продавцы могут применять ЕНВД (вменёнка), но его применение сужается, а для маркетплейсов есть ограничения.

Патентная система (ПСН)

Для торговли через маркетплейсы в большинстве регионов недоступна.

Ключевые факторы выбора: форма бизнеса (ИП/ООО), ожидаемые обороты, процент расходов, необходимость нанимать сотрудников, желание платить страховые взносы для стажа. Консультация с бухгалтером перед стартом продаж обязательна. Налоговый режим определяет, какие данные нужно собирать для учёта.

Автоматизация учёта

Складской учёт в условиях повышенной конкуренции важно автоматизировать, так как ручные методы в Excel или на бумаге не справляются с объёмами, скоростью операций, сложностью процессов, присущих современной торговле.

Программа позволяет централизованно вести номенклатуру, фиксировать все приходные и расходные операции в реальном времени, контролировать остатки на складах (включая виртуальные остатки на маркетплейсах и в пути), управлять несколькими складами и зонами хранения.

Ключевое преимущество – интеграция с маркетплейсами через API. Это обеспечивает автоматическую выгрузку заказов с площадок, формирование необходимых документов (ярлыки, накладные FBS/FBO), синхронизацию остатков. Когда товар продаётся на маркетплейсе или отгружается со склада продавца, остаток в программе уменьшается, информация автоматически обновляется на витрине площадки, предотвращая двойные продажи.

Автоматизация с помощью программы Складолог ускоряет процессы приёмки, отгрузки, инвентаризации (с помощью ТСД), минимизирует человеческие ошибки.
Система формирует необходимые отчёты по движению товара, оборачиваемости, прибыльности позиций, что дает владельцу бизнеса ценные данные для анализа и принятия решений.
Инвестиции в автоматизацию окупаются за счёт снижения потерь, высвобождения времени персонала, повышения общей эффективности работы.

Перспективы развития товарного учёта

Товарный учёт находится в процессе постоянной эволюции. Ключевой тренд – углубление автоматизации и интеграции. Учётные рограммы будут теснее интегрироваться с маркетплейсами, системами электронного документооборота (ЭДО), сервисами маркировки (Честный ЗНАК), банками, транспортными компаниями, CRM, ERP-системами. Это создаст единое цифровое пространство для управления всем бизнесом, где данные о товаре будут автоматически передаваться между системами, минимизируя ручной труд и ошибки.

Большие данные и аналитика станут неотъемлемой частью учётных систем. Спектр их задач расширится, в него прочно войдут: прогнозирование спроса, автоматический расчёт оптимальных точек заказа, рекомендации по ассортименту и ценообразованию на основе анализа истории продаж, сезонности, поведения конкурентов на маркетплейсах.

Технологии интернета вещей (IoT) начнут активнее применяться на складах: датчики на стеллажах и оборудовании, RFID-метки позволят отслеживать перемещение товара и состояние запасов в режиме реального времени без проведения традиционных инвентаризаций. Распространение блокчейна может повысить прозрачность цепочек поставок и подлинность товара.

Искусственный интеллект возьмёт на себя рутинные задачи анализа данных, выявления аномалий в движении товара, прогнозирования рисков. Учёт станет не просто инструментом контроля, а основой для интеллектуального управления запасами и всем бизнесом в условиях растущей конкуренции, особенно на маркетплейсах.

Чтобы идти в ногу со временем, начните внедрять инструменты Складолога прямо сейчас – предоставим бесплатный доступ ко всем функциям на 14 дней.

Читать еще:

Что такое товарный запас

Что такое товародвижение

Документооборот складского учета основы виды документов и автоматизация

Дропшиппинг что это такое как работает