Документооборот складского учёта: основы, виды документов и автоматизация
Документооборот на складе — это движение документов, которые сопровождают каждую операцию с товаром: от создания и согласования до подписания и хранения. Пока на складе идет приемка, перемещение и отгрузка, параллельно движется поток документов, и от того, насколько четко он выстроен, зависят скорость работы и порядок в учете. Ниже разобрано, как устроен этот процесс, по какой схеме двигаются документы и как перевести склад на электронный документооборот. Полный список складских документов и отчетов вынесен в отдельный материал.
Что такое документооборот на складе
Складской документооборот — это система движения документов, которые фиксируют операции с товарно-материальными ценностями. Каждый документ проходит один и тот же жизненный цикл: его создают в момент операции, при необходимости согласуют, подписывают ответственные лица, регистрируют в учетной системе и передают на хранение. Документ становится законным основанием для записи в учете и подтверждает хозяйственную операцию перед контрагентами и проверяющими.
Документооборот бывает бумажным и электронным. В бумажном варианте документы печатают, подписывают вручную и хранят в архиве. В электронном — создают в учетной системе, подписывают электронной подписью и передают через оператора ЭДО. Чем сильнее стандартизирован документооборот, тем быстрее компания выполняет обязательства и отвечает на запросы контролирующих органов.
без Excel и хаоса
- QR-код у каждого номера
- Горничные берут белье со склада в 2 клика
- Чек-листы по номерам и зонам
Быстрый запуск для отелей и гостиниц
Этапы движения документа
Любой складской документ проходит несколько стадий. Понимание этих стадий помогает найти узкие места, где теряется время.
- Создание. Документ формируют вручную или автоматически в учетной системе на основании операции.
- Согласование. При необходимости документ проходит по цепочке ответственных: кладовщик, менеджер, руководитель.
- Подписание. Стороны заверяют документ подписью — собственноручной на бумаге или электронной в ЭДО.
- Регистрация. Документ фиксируют в системе, данные попадают в учет и меняют остатки.
- Хранение. Документ помещают в архив с соблюдением сроков хранения.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%рост скорости операций
-
18%увеличение оборота
Схема документооборота по складским операциям
Складской документопоток удобно рассматривать через операции с товаром. На каждой операции документ движется по своему маршруту между участниками.
Приемка и оприходование. Заведующий складом сверяет фактически поступивший товар с данными из сопроводительных документов. Если все совпало, товар приходуют, и данные о нем становятся доступны для продаж. Если нашли расхождение, оформляют акт, и запускается маршрут претензии поставщику.
Хранение. На этапе хранения ведут учетные регистры по номенклатуре и партиям. Документы фиксируют, где именно лежит товар и в каком количестве.
Внутреннее перемещение. Движение товара между зонами, отделами или складами оформляют распоряжением и подтверждают складским документом. На крупных складах распоряжение и факт перемещения разделяют, чтобы движение подтверждалось отдельно.
Отгрузка и выбытие. При продаже формируют передаточный документ покупателю, при отпуске на сторону — накладную, при списании — акт. Сканирование позиций подтверждает операцию и списывает товар с остатков.
Инвентаризация. По приказу руководителя комиссия сверяет фактические остатки с учетными и фиксирует результат. При расхождениях запускается маршрут корректировки данных.
Полный перечень форм для каждой операции с назначением и числом экземпляров собран в отдельном материале со списком складских документов и отчетов.
Бумажный и электронный документооборот
Пока оборотов немного, склад справляется бумажными журналами и таблицами. С ростом ассортимента бумага превращается в тормоз: документы теряются, данные переносят вручную, поиск нужной накладной за прошлый месяц занимает часы. Электронный документооборот убирает эти проблемы за счет единого хранилища, шаблонов и автоматической передачи данных.
| Параметр | Бумажный документооборот | Электронный документооборот |
|---|---|---|
| Скорость обмена | Часы и дни на пересылку | Минуты, документ уходит моментально |
| Риск потери | Высокий, зависит от архива | Низкий, все в единой системе |
| Подписание | Собственноручная подпись | Электронная подпись УКЭП |
| Хранение | Физический архив | Электронный архив у оператора |
| Ошибки ручного ввода | Частые | Минимальны за счет автозаполнения |
Электронный документооборот (ЭДО) на складе
Электронный документооборот — это обмен юридически значимыми документами в электронном виде через оператора ЭДО. Документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), после чего он приравнивается к бумажному с собственноручной подписью.
Ключевой документ при отгрузке товара — универсальный передаточный документ (УПД). Схема обмена простая. Продавец формирует УПД в своей учетной системе и подписывает его своей УКЭП. Покупатель получает документ, сверяет данные с фактически поступившим грузом и подписывает своей УКЭП. После этого документооборот считается завершенным, а время подписания фиксирует оператор. Юридическую силу для налоговой имеет только УПД в утвержденном электронном формате: скан, PDF или фотография документа считаются лишь информационной копией.
Оператор ЭДО передает документы по защищенному каналу, поэтому их нельзя перехватить или подменить. Между операторами работает роуминг, за счет которого можно обмениваться документами с контрагентами, подключенными к другим системам. Настроенные маршруты ведут документ по заданной цепочке согласования без ручного контроля.
ЭДО и маркировка товара
Для маркированных товаров электронный документооборот обязателен. Сведения о вводе таких товаров в оборот и об их передаче направляют в государственную систему Честный ЗНАК через УПД с кодами маркировки. Оператор ЭДО проверяет коды DataMatrix и передает данные в систему маркировки. При перевозке товара оформляют электронные перевозочные документы — электронную транспортную накладную и сопутствующие формы. Ручной ввод кодов маркировки практически невозможен, поэтому склад с маркированной продукцией переходит на ЭДО в первую очередь.
Ордерная схема и согласование для крупных складов
На складах с большим потоком операций применяют ордерную схему. Она разделяет распоряжение на операцию и фактическое ее выполнение: сначала создается документ-основание, который задает необходимость переместить или отгрузить товар, затем движение подтверждается отдельным складским ордером. Такое разделение делает процессы прозрачнее для логистики, склада и учета и добавляет контроль на каждом этапе. Для стабильной работы маршруты и правила закрепляют в положении о документообороте, где описаны виды документов, порядок согласования и ответственные.
Как внедрить и автоматизировать документооборот
Автоматизация начинается не с покупки программы, а с описания текущего процесса.
- Проанализировать бумажную схему. Зафиксировать, по каким маршрутам двигаются документы, как их создают, согласуют, подписывают и хранят.
- Создать проект автоматизации. Определить правила работы в системе, маршруты документов и порядок согласования.
- Выбрать систему и оператора. Подобрать складскую программу и оператора ЭДО под задачи и объем склада.
- Настроить маршруты и шаблоны. Заложить автозаполнение документов и цепочки согласования.
- Запустить и обучить сотрудников. Первое время бумажный и электронный контуры можно вести параллельно, пока команда не привыкнет.
Степень автоматизации зависит от специфики и масштаба склада. Небольшому магазину достаточно автозаполнения накладных и передачи данных в учет, крупному распределительному центру нужны маршруты согласования и ордерная схема.
Роль складской программы
Складская программа берет на себя рутинную часть документооборота. При сканировании товара система сама создает приходные и расходные документы, обновляет остатки и подгружает данные в учет. В Складолог кладовщик работает с мобильным приложением вместо терминала сбора данных: сканирует позицию при приемке и отгрузке, а документы формируются автоматически. Интеграции с учетными системами, кассами и операторами ЭДО замыкают документопоток в один процесс, где данные не приходится вводить повторно. Готовые бланки для печати можно взять в разделе шаблонов складских документов.
