Автозаказ товаров: как автоматизировать закупки и сократить замороженные запасы
Автозаказ — это автоматическое формирование заявки поставщику, когда запас товара достигает заранее рассчитанного уровня. Сотруднику не приходится каждый день просматривать остатки, оценивать продажи и вручную решать, сколько товара нужно заказать.
Главная задача автозаказа — поддерживать достаточный запас: чтобы ходовой товар не закончился раньше новой поставки, но при этом склад не был переполнен продукцией, которая будет лежать месяцами.
Представим простой пример.
без Excel и хаоса
- QR-код у каждого номера
- Горничные берут белье со склада в 2 клика
- Чек-листы по номерам и зонам
Быстрый запуск для отелей и гостиниц
На складе находится 500 кг куриного филе. В среднем компания продаёт 100 кг в день. Поставщику требуется 2 дня, чтобы привезти новую партию. Кроме того, бизнес хочет постоянно иметь страховой запас хотя бы 100 кг.
За два дня, пока едет поставка, будет продано:
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%рост скорости операций
-
18%увеличение оборота
100 × 2 = 200 кг.
Добавляем страховой запас:
200 + 100 = 300 кг.
Значит, 300 кг — точка заказа. Как только остаток приблизится к этому значению, нужно сформировать новую закупку.
При текущем остатке 500 кг и продажах 100 кг в день это произойдёт примерно через два дня. Если менеджер вспомнит о закупке только тогда, когда останется 100 кг, поставщик физически не успеет привезти товар — возникнет дефицит.
В автоматизированной системе контроль выполняется без ежедневной проверки таблиц сотрудником.
Как рассчитывается точка заказа
Для большинства товаров нужно учитывать минимум три показателя:
- среднюю скорость продаж;
- срок поставки;
- страховой запас.
Базовый принцип простой:
точка заказа = продажи за время поставки + страховой запас.
Допустим, интернет-магазин продаёт 20 упаковок товара в день. Поставщик привозит заказ за 4 дня, а компания хочет держать резерв 30 упаковок.
За время поставки будет реализовано:
20 × 4 = 80 упаковок.
Добавляем резерв:
80 + 30 = 110 упаковок.
Следовательно, когда остаток снизится до 110 единиц, пора делать заказ.
Но в реальном бизнесе одного среднего значения часто недостаточно. Спрос по понедельникам и перед Новым годом может отличаться в несколько раз. Один поставщик доставляет товар на следующий день, другой — через неделю. Некоторые товары быстро портятся, поэтому большой страховой запас для них сам становится источником убытков.
Поэтому перед настройкой автозаказа важно привести в порядок управление остатками на складе и убедиться, что фактическое количество товара соответствует данным системы.
Какие задачи решает автозаказ
Снижает риск дефицита
Если популярный товар заканчивается раньше новой поставки, бизнес теряет не только конкретную продажу. Покупатель может заказать аналог у конкурента и в дальнейшем продолжить покупать там.
Автозаказ помогает заранее увидеть приближение к критическому остатку.
Не позволяет закупать слишком много
Обратная ситуация — менеджер закупает товар «с запасом». На первый взгляд кажется, что это безопасно, но избыточные остатки занимают место и замораживают оборотные средства.
Если в товаре лежит лишний миллион рублей, эти деньги нельзя использовать для рекламы, закупки более ходовых позиций или развития бизнеса.
Ускоряет оборачиваемость
Цель управления запасами — не максимально заполненный склад, а правильное количество товара.
Чем быстрее товар проходит путь «закупка → склад → продажа», тем меньше денег требуется бизнесу для поддержания одинакового объёма продаж.
Сокращает списания
Особенно заметен эффект для продуктов, косметики, лекарственных и других товаров с ограниченным сроком хранения. Здесь важно не только понимать количество остатков, но и контролировать партии.
Если компания работает с такой продукцией, полезно дополнительно автоматизировать учёт сроков годности товаров.
Когда автозаказ может работать неправильно
Автоматизация не исправит плохие исходные данные. Если фактически на складе 50 единиц, а в программе числится 150, система будет считать, что закупка пока не нужна.
Также осторожность требуется в нескольких ситуациях.
Новый товар. Истории продаж ещё нет, поэтому алгоритму не на что опираться. Первые закупки разумнее контролировать вручную.
Резкие колебания спроса. Например, кондиционеры, новогодние товары или школьные принадлежности продаются неравномерно.
Промоакции. Если завтра начинается скидка 30%, обычная средняя скорость продаж уже не отражает будущий спрос.
Нестабильные поставщики. Сегодня поставка занимает два дня, а через неделю — семь. В этом случае потребуется больший страховой запас.
Редкие товары. Если одна позиция продаётся раз в несколько месяцев, автоматический заказ после каждой продажи может привести к накоплению лишнего запаса.
Поэтому лучший подход — не передавать алгоритму все товары одновременно. Сначала стоит выбрать стабильные позиции с понятной историей спроса.
Как настроить автозаказ в Складологе
Начать можно с наиболее ходовых SKU.
Для каждого товара необходимо определить текущий остаток, средние продажи, стандартный срок поставки и минимальный запас. Затем устанавливается критический уровень, при достижении которого система должна сигнализировать о необходимости пополнения.
Например:
| Показатель | Значение |
| Средние продажи | 10 шт./день |
| Срок поставки | 5 дней |
| Страховой запас | 20 шт. |
| Точка заказа | 70 шт. |
| Текущий остаток | 150 шт. |
Если продажи останутся прежними, остаток достигнет точки заказа примерно через восемь дней.
В Складологе предусмотрены функции контроля остатков и уведомления об автозаказе; сервис также позволяет работать со складскими операциями со смартфона. (Skladolog)
Практичнее внедрять автозаказ поэтапно: сначала подключить 20–50 самых предсказуемых товаров, проверить результат за несколько циклов поставки и только после этого распространять правила на остальной ассортимент.
