Экономические KPI склада отеля: какие метрики отслеживать
Склад — важнейшей частью инфраструктуры любого отеля. Его роль в экономике гостиничного бизнеса трудно переоценить. Эффективное управление складом напрямую влияет на общие расходы, качество обслуживания гостей, финансовые результаты отеля. Чтобы управление складом было эффективным, надо контролировать физическое движение товаров и отслеживать экономические показатели, которые помогут оценить эффективность работы.
Зачем складу отеля нужны экономические KPI? Эти показатели позволяют не просто отслеживать объемы запасов и их движение, но и выявлять возможные потери, неоптимальные затраты и возможности для улучшения работы. KPI (ключевые показатели эффективности) являются основой для принятия управленческих решений, снижения затрат и прозрачности складских процессов.
Специфика склада отеля с точки зрения экономики
Склад отеля отличается от обычных складов тем, что работает с разнообразными товарами, от продуктов питания до постельного белья и расходных материалов. Разнотипность товаров требует индивидуального подхода к каждому виду запаса и его стоимости. Эти факторы играют важную роль в управлении экономическими показателями склада.
Склад также напрямую влияет на себестоимость услуг отеля. Если запасы не контролируются должным образом, это может привести к дополнительным расходам, связанным с избыточными закупками или потерями. Связь склада с другими подразделениями — закупками, логистикой, операционными службами — также играет ключевую роль в эффективном управлении экономикой склада.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Влияние склада на себестоимость услуг отеля
| Показатель | Влияние на себестоимость услуг |
| Складские запасы | Избыточные запасы увеличивают затраты на хранение и риски порчи товаров |
| Задержки в поставках | Увеличивают операционные затраты из-за срочных закупок или экстренных поставок |
| Неликвидные товары | Приводят к необходимости списания и потере стоимости товара |
| Неэффективное управление запасами | Повышает затраты на хранение и логистику |
KPI по уровню запасов
Эти KPI позволяют отслеживать эффективность работы склада с точки зрения поддержания оптимального уровня запасов. Основные метрики, которые следует учитывать:
- Средний уровень складских запасов (в деньгах): этот показатель позволяет увидеть общую стоимость запасов, находящихся на складе. Он показывает, сколько средств заблокировано в товарах, которые не используются.
- Оборачиваемость запасов: измеряет, сколько раз за определенный период времени товары полностью оборачиваются на складе. Высокая оборачиваемость обычно свидетельствует о хорошем управлении запасами.
- Дни хранения (Days Inventory Outstanding, DIO): показывает, сколько дней в среднем товар находится на складе до того, как он будет использован или продан.
- Избыточные и неликвидные остатки: показатели, которые говорят о запасах, которые либо не продаются, либо избыточны для текущего спроса. Это может привести к замораживанию средств и необходимости списания товаров.
Пример из практики
В одном отеле после внедрения системы мониторинга запасов и расчета оборачиваемости запасов, удалось сократить оборачиваемость с 120 дней до 80 дней, что позволило уменьшить затраты на хранение и освободить место для новых поставок.
KPI по уровню запасов
| Показатель | Описание | Примерное значение (для отеля) |
| Средний уровень запасов | Стоимость товаров на складе | 500 000 руб. |
| Оборачиваемость запасов | Число оборотов товара на складе за год | 3–5 оборотов в год |
| Дни хранения (DIO) | Среднее количество дней хранения товара | 60 дней |
| Избыточные остатки | Процент от общего объема запасов | 5–7% от общего объема |
KPI потерь и списаний
Одной из главных проблем складов является потеря товаров, как в результате порчи, так и из-за истечения сроков годности. Следующие KPI помогут отслеживать эти потери:
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
- Процент списаний от оборота: этот показатель помогает оценить, какая часть запасов была списана по разным причинам (порча, истечение срока годности, недостачи).
- Потери от порчи, истечения сроков годности, недостач: этот KPI позволяет отслеживать, сколько средств было утеряно из-за невнимательности в управлении запасами.
- Доля необоснованных списаний: позволяет выявить списания, которые не были подтверждены документально или не имели экономического обоснования.
- Анализ причин потерь: важный процесс для выявления коренных причин потерь, будь то проблемы с хранением, неправильная организация поставок или человеческий фактор.
KPI потерь и списаний
| Показатель | Описание | Примерное значение (для отеля) |
| Процент списаний от оборота | Сколько из оборота было списано | 1–2% от общего оборота |
| Потери от порчи и истечения сроков | Потери из-за порчи и просроченных товаров | 2–3% от общей стоимости запасов |
| Доля необоснованных списаний | Процент списаний, не имеющих экономического обоснования | 0.5% — 1% от оборота |
KPI закупок и поставок
Эти KPI отслеживают эффективность закупок и поставок для склада:
- Отклонения фактических цен от плановых: этот показатель помогает выявить, насколько закупочные цены отклоняются от запланированных. Если отклонения большие, это может указывать на проблемы с планированием или контрагентами.
- Соблюдение графиков поставок: важно отслеживать, насколько своевременно поступают товары, чтобы избежать перебоев в запасах.
- Срочные закупки и их стоимость: показывает долю срочных закупок, которые обыкновенно стоят дороже, чем стандартные.
- Влияние логистики на складские затраты: этот показатель позволяет увидеть, как логистика влияет на общие затраты склада, включая транспортировку и хранение товаров.
KPI закупок и поставок
| Показатель | Описание | Примерное значение (для отеля) |
| Отклонения фактических цен | Разница между плановыми и фактическими ценами на товары | 1–3% отклонение |
| Соблюдение графиков поставок | Процент поставок, выполненных вовремя | 95% и выше |
| Срочные закупки | Доля срочных закупок в общем объеме | 10–15% от общего объема |
KPI точности учета
Точные данные об остатках на складе являются основой для правильных управленческих решений. Эти KPI позволяют отслеживать точность учета:
- Расхождения между учетными и фактическими остатками: этот показатель помогает выявить, насколько учет на складе соответствует реальному наличию товаров.
- Результаты инвентаризаций: показывают, насколько часто проводятся инвентаризации и насколько точны их результаты.
- Частота корректировок учета: помогает отслеживать, сколько раз в течение года необходимо корректировать учет, что может указывать на проблемы с точностью данных.
- Влияние точности учета на управленческие решения: этот KPI помогает оценить, как ошибки в учете влияют на стратегические и оперативные решения.
KPI точности учета
| Показатель | Описание | Примерное значение (для отеля) |
| Расхождения между учетными и фактическими остатками | Разница между учтенными и реальными остатками | 1–2% от общего объема запасов |
| Результаты инвентаризаций | Процент успешных инвентаризаций | 98–99% точность инвентаризаций |
| Частота корректировок учета | Частота исправлений данных на складе | 1–2 раза в год |
KPI эффективности складских процессов
Эти KPI помогают отслеживать эффективность процессов на складе, включая хранение и перемещение товаров:
- Стоимость хранения ТМЦ (товаров материальных ценностей): показывает, сколько стоит хранение товаров на складе, включая аренду, зарплату персонала и другие расходы.
- Затраты на обработку и перемещения: отслеживает затраты на обработку товаров, включая приемку, упаковку и транспортировку.
- Нагрузка на персонал склада: помогает выявить, насколько эффективно используется труд работников склада.
- Связь процессов склада с операционной эффективностью: этот KPI показывает, как хорошо склад взаимодействует с другими подразделениями отеля и влияет на общую эффективность бизнеса.
KPI эффективности складских процессов
| Показатель | Описание | Примерное значение (для отеля) |
| Стоимость хранения ТМЦ | Сколько стоит хранение товаров на складе | 5–7% от стоимости товара |
| Затраты на обработку и перемещения | Общие затраты на обработку и перемещение товаров | 3–5% от оборота склада |
| Нагрузка на персонал склада | Количество товаров на одного работника склада | 1 работник на 1000 единиц товара |
Как работать с KPI на практике
Для эффективного использования KPI склада отеля важно определить, какие показатели являются обязательными, а какие вспомогательными. Регулярный контроль и отчетность по ключевым показателям помогают своевременно выявлять проблемы и принимать решения.
Пример из практики
В одном из отелей внедрение системы автоматизированного учета запасов позволило снизить затраты на хранение и перемещение товаров на 10% за счет регулярного мониторинга и своевременного корректирования показателей KPI.
Типичные ошибки при внедрении KPI склада
Одной из ошибок при внедрении KPI является слишком большое количество показателей, которые могут перегрузить сотрудников и затруднить анализ. Важно, чтобы KPI напрямую влияли на управленческие решения и помогали снижать затраты, а не просто служили для отчетности.
Заключение
Экономические KPI склада — это мощный инструмент управления, который помогает контролировать складские процессы, выявлять потери и оптимизировать затраты. Регулярный контроль этих показателей позволяет повысить операционную эффективность отеля и снизить издержки.
