Инвентаризация: пошаговая инструкция по проведению и оформлению результатов

Инвентаризация – это проверка и документальный учёт материальных ценностей компании. Процедура помогает выявить расхождения между фактическим наличием товаров и данными бухгалтерского учёта. Регулярное проведение инвентаризации необходимо для обеспечения сохранности активов, повышения точности финансовой отчётности, минимизации коммерческих рисков. Подробнее рассказали в статье.

Цели и задачи

Основная цель инвентаризации – обеспечение достоверности данных бухгалтерского учёта и отчётности. К ключевым задачам относят:

• Контроль сохранности имущества, предотвращение хищений.
• Выявление неучтённых объектов, обязательств.
• Проверка полноты отражения обязательств в учёте.
• Соблюдение правил и условий хранения ценностей.
• Проверка работы материально ответственных лиц.
• Выявление устаревших, неходовых, испорченных товаров.

Что подлежит проверке?

Инвентаризируют все активы компании: товарно-материальные ценности, нематериальные активы, денежные средства, ценные бумаги, обязательства и источники финансирования. Проверяют как имущество компании, так и ценности, принятые на ответственное хранение или переработку. 

Особое внимание уделяют товарам с истёкшим сроком годности, медленно реализуемым позициям, активам, находящимся в ремонте или на модернизации. Отдельно проверяют расчёты с дебиторами и кредиторами, сверяя остатки по счетам с подтверждающими документами.

Виды инвентаризации

Классификация проводится по нескольким критериям, что позволяет выбрать оптимальный формат проверки для конкретной компании.

• По ситуации

Плановая – организуется по заранее утверждённому графику, например, перед составлением годовой отчётности или в конце отчётного периода.

Внеплановая – выполняется в особых случаях: при смене материально ответственных лиц, выявлении фактов хищения, после чрезвычайных ситуаций (пожар, затопление), по требованию контролирующих органов.

Повторная – организуется при выявлении серьёзных нарушений или сомнениях в достоверности результатов предыдущей проверки.

Контрольная – проводится без предупреждения для оценки эффективности работы основной комиссии и системы внутреннего контроля.

• По объёму имущества

Полная – проверка всех без исключения активов и обязательств организации. Требует значительных временных и трудовых ресурсов.

Частичная – охватывает отдельные группы ценностей или конкретные участки (например, только склад готовой продукции или только денежные средства в кассе).

• По охвату

Сплошная – проверка всех объектов на выбранном участке.

Выборочная – проверка случайной выборки объектов, которая позволяет сделать выводы о состоянии учёта в целом.

• По условиям проведения

Обязательная – требуется по законодательству в определённых случаях (перед годовой отчётностью, при реорганизации, т.д.).

Инициативная – проводится по решению руководства для оперативного контроля.

• По способу проведения

Натуральная – непосредственный пересчёт, взвешивание, обмер ценностей.

Документальная – проверка записей в регистрах бухгалтерского учёта, подтверждающих документов.

Сроки проведения

Устанавливаются внутренними документами компании и законодательством. Для годовой отчётности проверку проводят не ранее 1 октября отчётного года. Основные средства можно инвентаризировать раз в три года, а библиотечные фонды – раз в 5 лет. Внеплановые инвентаризации проводят непосредственно при наступлении соответствующих обстоятельств. Например, при смене материально ответственного лица проверка проводится на день приёмки-передачи дел. Продолжительность самой инвентаризации зависит от объёма ценностей. Компании стараются минимизировать время простоя процессов.

Для кого инвентаризация обязательна?

Для всех организаций, ведущих бухгалтерский учёт. Это требование Федерального закона «О бухгалтерском учёте». Особое внимание уделяется компаниям, имеющим значительные объёмы товарно-материальных ценностей: розничной торговле, оптовым складам, производственным предприятиям, логистическим операторам. Индивидуальные предприниматели, применяющие упрощённые системы налогообложения, также могут проводить инвентаризацию, но для них это не является строгой законодательной обязанностью, за исключением случаев ликвидации бизнеса.

Этапы инвентаризации

Процедура представляет собой последовательность взаимосвязанных действий, направленных на получение точных объективных результатов.

Шаг 1. Назначение ответственных лиц

Руководитель компании издаёт приказ о проведении инвентаризации (по форме ИНВ-22), формирует инвентаризационную комиссию. В её состав включаются представители администрации, бухгалтерии, независимые эксперты (при необходимости). Критически важно, чтобы в состав группы не входили материально ответственные лица. Отсутствие более 20% членов комиссии может сделать результаты недействительными. При большом объёме работ создают несколько рабочих групп, деятельность которых координирует центральная комиссия.

Шаг 2. Подготовка

До начала проверки комиссия получает последние приходные и расходные документы. Материально ответственные лица дают расписки, что все документы сданы, а ценности оприходованы или списаны. Подготавливаются необходимые бланки для фиксации результатов (например, инвентаризационные описи по формам ИНВ-1, ИНВ-3, др.). Проводится инструктаж членов комиссии, распределяются зоны ответственности, подготавливается измерительное оборудование.

Шаг 3. Проведение, фиксирование результатов

Комиссия проверяет фактическое наличие активов путём пересчёта, взвешивания, обмера. Данные заносятся в описи. Каждая опись заполняется чётко, без помарок. При исправлениях их оговаривают, заверяют подписями всех членов комиссии. При проверке обязательств запрашиваются подтверждающие документы у контрагентов. Фактическое наличие активов определяется обязательно в присутствии материально ответственных лиц, не с их слов или по данным учёта. Ценности, поступившие во время проверки, принимаются материально ответственным лицом в присутствии комиссии, заносятся в отдельную опись.

Шаг 4. Сверка с данными учёта

Данные из описей сверяются с информацией в регистрах бухгалтерского учёта. Выявленные расхождения фиксируются в сличительных ведомостях (например, по формам ИНВ-18, ИНВ-19). Для каждого расхождения ищут объяснение: техническая ошибка, естественная убыль, хищение, недостача или излишек. Бухгалтерия проводит проверку документов по спорным позициям.

Шаг 5. Итоги

Результаты инвентаризации оформляются протоколом и утверждаются руководителем. Выявленные излишки оприходуются, а недостачи списываются или взыскиваются с виновных лиц. Результаты рассматриваются на заседании комиссии с приглашением материально ответственных лиц, которые могут дать свои пояснения. Все документы по инвентаризации подшиваются и хранятся не менее пяти лет.

Дополнительные советы

• Для товаров в неповреждённой упаковке поставщика допускается выборочная проверка с распространением результатов на всю партию.
• Навалочные товары можно учитывать на основе обмеров и технических расчётов с применением утверждённых норм естественной убыли.
• Результаты инвентаризации можно фиксировать с помощью фото- или видеоматериалов, что служит дополнительным доказательством в спорных ситуациях.
• Регулярный учёт товаров помогает своевременно выявлять проблемы, принимать корректирующие меры.
• Рекомендуется проводить внеплановые выборочные инвентаризации проблемных зон между плановыми проверками.

Автоматизация процесса

Использование специализированного ПО и оборудования (терминалов сбора данных, сканеров штрихкодов, RFID-меток) значительно ускоряет и упрощает инвентаризацию. Автоматизация снижает влияние человеческого фактора, минимизирует ошибки. Данные сразу вносятся в электронную систему, что позволяет оперативно сравнивать фактические остатки с учётными, формировать отчётность в режиме реального времени. Современные системы позволяют проводить инвентаризацию без остановки основных бизнес-процессов, используя технологии мобильного сбора данных.

Готовое решение для бизнеса

Для автоматизации складских процессов разработан Складолог.

Сервис ускоряет проведение инвентаризации за счёт использования мобильных устройств и штрихкодирования, позволяет контролировать процессы из любой точки без привязки к рабочему месту, через мобильное приложение, минимизировать ошибки, оперативно получать точные данные об остатках в режиме реального времени.

Формируйте автоматические отчёты по результатам проверки, включая ведомости расхождений, планируйте и назначайте проверки, распределяйте зоны ответственности между сотрудниками. Внедрение инструментов Складолога делает учёт более прозрачным, а процессы – эффективными, сокращая время на проведение инвентаризации на 40-60%.

Значение

Регулярная инвентаризация укрепляет финансовое положение компании, снижает риски, повышает общую эффективность работы. Она является важным инструментом внутреннего контроля и управления ресурсами. На основе её результатов принимаются управленческие решения по оптимизации запасов, улучшению логистических процессов, усилению контроля на ключевых участках. Достоверные данные инвентаризации повышают доверие со стороны инвесторов, кредиторов и контрагентов.

Читать еще:

Искусственный интеллект в логистике и управлении запасами

Как автоматизировать перемещение товаров между складами

Как автоматизировать склад стройматериалов

Как автоматизировать учет в продуктовом магазине пример из практики