Как автоматизировать склад в отеле: что это даст, сколько стоит и с чего начать

Если вы управляете отелем или владеете гостиничным бизнесом, склад почти наверняка остается одной из самых непрозрачных зон. Белье вроде бы есть, но его постоянно не хватает. Химия закупается регулярно, но уходит быстрее, чем планировалось. А минибар списывается на глаз. Автоматизация склада в отеле часто пугает руководителей бизнеса. Однако это не про «сложный софт» и превращение сотрудников в айтишников. Это способ вернуть контроль над расходами, снять постоянное напряжение в операционке и перестать терять деньги.

Что такое автоматизация склада в отеле на практике

В гостиничном бизнесе склад — это не одно помещение с полками. Это распределенная система запасов, которая пронизывает весь отель: прачечную, этажи, технические помещения, кухню, минибары. Автоматизация означает, что движение этих запасов начинает фиксироваться в системе. 

Речь не о сложных WMS, а о понятном учете: что, кому, когда и в каком количестве было выдано, где это используется и куда возвращается. 

В результате: персонал точно видит, какие товары и в каком количестве расходуются на каждом этаже или в мини-барах, что исключает незапланированные потери и недостачи. Это экономит деньги на лишних закупках, ускоряет инвентаризацию и позволяет быстро выявлять ошибки или злоупотребления. 

Калькулятор онлайн

Посчитайте сколько денег вы теряете на текущих мощностях

Заказы в день, ед.

Текущий mispick, % кол-во ошибок

Время сборки до, мин

Рассчитать

Рассчитать результаты внедрения

• 87%

  
  видят результат в первый месяц
• 31%

  
  среднее сокращение издержек
• 42%

  
  рост скорости операций
• 18%

  
  увеличение оборота

Кроме того, менеджеры получают прозрачную аналитику: какие позиции пользуются спросом, где есть излишки, а где нужна дозакупка. В итоге склад ставится активным ресурсом для повышения эффективности и прибыльности отеля.

Чем склад отеля отличается от «классического» склада

Склад в отеле почти никогда не обслуживается одним человеком. За одни и те же запасы отвечают разные роли: горничные, администраторы, прачечная, инженерная служба. При этом большинство материалов являются расходниками, а не товаром для продажи. Из-за этого классические складские подходы плохо приживаются. 

В отеле важнее не «идеальная инвентаризация раз в год», а ежедневная прозрачность: сколько реально используется, где возникают перерасходы и почему закупки растут быстрее загрузки. Именно поэтому автоматизация в отеле строится вокруг процессов и ответственности, а не вокруг одной должности кладовщика.

Какие процессы автоматизируют в первую очередь

Текстиль

Почти всегда стартуют с текстиля и белья. Это самый дорогой и самый конфликтный ресурс, где потери маскируются под износ и текучку гостей. Когда появляется прозрачный цикл «склад — номер — прачечная — склад», исчезают вечные споры и внезапные покупки.

 Химия и расходники для уборки

Пока они выдаются без норм и фиксации, невозможно понять себестоимость сервиса. Автоматизация позволяет увидеть реальный расход и быстро выявить отклонения.

Далее подключаются минибары и хозяйственный инвентарь. Здесь важен не только контроль, но и удобство. Система должна упрощать работу, а не добавлять лишние действия.

Пошаговый чек лист автоматизации учета расходников в отеле

1.  Создание базы учета

• Что делаем: Составляем полный список всех расходных материалов: моющие и чистящие средства, одноразовые перчатки, салфетки, мопы, тряпки и прочее.
• Как это работает: Каждому виду присваивается уникальный код или штрих-код. В программу вносятся данные о названии, объеме, единице измерения, минимальном запасе и категории использования (например, уборка номеров, кухня, прачечная, белье).
• Зачем: Чтобы система могла автоматически отслеживать движение каждого предмета и рассчитывать расход.
• Практическая польза: Полная прозрачность остатков, контроль над расходом, исключение потерь и неучтенного расхода.

2. Разделение складских зон

• Что делаем: Определяем места хранения расходников и вносим в программу: центральный склад, отдельные этажи, служебные помещения, прачечная.
• Как это работает: Каждая единица привязывается к конкретной зоне в системе учета, что дает возможность сразу видеть, где находится нужный расходник и кто его использует.
• Практическая польза: Упрощается контроль остатков и выдача материалов, снижается вероятность недостач.

3. Вход и приход расходников

• Что делаем: Все новые поставки фиксируются при поступлении.
• Как это работает: Сканирование или внесение данных о количестве, дате поступления, поставщике и состоянии материалов. Система автоматически обновляет остатки.
• Зачем: Чтобы иметь актуальные данные по запасам и исключить ручные ошибки.
• Практическая польза: Прозрачность расходов, своевременное планирование закупок, контроль бюджета.

4. Выдача и использование

• Что делаем: Персонал сканирует или фиксирует расходники при выдаче на этаж, в уборочные тележки или к конкретному сотруднику.
• Как это работает: Система фиксирует, кто взял, сколько и куда направлено. Можно настроить нормы расхода (например, 1 бутылка средства на 5 уборок или 2 полотенца на номер.
• Зачем: Чтобы контролировать фактический расход и выявлять отклонения от норм.
• Практическая польза: Снижение перерасхода, прозрачная себестоимость услуг, выявление ошибок или злоупотреблений.

5. Возврат и учет остатков

• Что делаем: Если остатки расходников возвращаются (например, часть химии после смены), они сканируются при возврате на склад.
• Как это работает: Программа фиксирует количество и состояние возвращенного материала.
• Зачем: Чтобы поддерживать точные данные о запасах и видеть реальный расход.
• Практическая польза: Контроль остатков без потерь, возможность анализа эффективности использования материалов.

6. Инвентаризация и контроль

• Что делаем: Проводим регулярную проверку фактических остатков с данными системы. Химия — раз в неделю, белье раз в квартал — полный аудит всего отеля.
• Как это работает: Система автоматически сверяет остатки, генерирует отчеты о недостачах, перерасходе и фактическом расходе по нормам.
• Зачем: Чтобы выявлять проблемы на раннем этапе, предотвращать финансовые потери.
• Практическая польза: Прозрачный контроль, быстрый анализ отклонений, снижение непредвиденных расходов.

7. Аналитика и планирование

• Что делаем: Система формирует отчеты и аналитику по расходу химии и расходников.
• Как это работает: Анализируются расход по категориям, расходникам и сотрудникам. Можно прогнозировать закупки и оптимизировать нормы.
• Зачем: Чтобы планировать закупки по реальной потребности и избегать излишков или дефицита.
• Практическая польза: Сокращение затрат, точный расчет себестоимости уборки, удобство управления запасами для персонала и менеджеров.

Без системы склад работает как придется. Закупки делают с запасом, потому что никто не уверен в остатках. Персонал работает аккуратно, но без четких ориентиров. Руководитель видит только итоговую сумму расходов, не понимая, где именно теряются деньги. В такой модели любые потери выглядят как неизбежные. Белье пропадает, химия уходит очень быстро, минибар списывается. Автоматизация как раз и нужна для того, чтобы сделать все процессы максимально прозрачными.

Подробно о выстраивании учета можно прочитать в практическом гиде

Какие решения используют отели 

На практике лучше всего работают простые адаптированные решения, не требующие долгого внедрения. Это могут быть облачные системы учета, специализированные гостиничные модули или сервисы, изначально рассчитанные на распределенный склад. Важно не название системы, а ее способность фиксировать движение материалов по ролям и зонам. 

Систематизируйте работу вашего склада

Скачайте бесплатный набор «10 готовых шаблонов для эффективного учета» и наведите порядок уже сегодня

• 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
• 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
• 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров

Скачать все шаблоны бесплатно в Телеграм Скачать бесплатно

ТОП программ учета для склада

1. Складолог

✅ Плюсы:

• Специализированный модуль под гостиничную специфику, включая нормы расхода и распределенные склады.
• Возможность вести учет по зонам и ролям персонала, автоматически учитывается расход по номерам.
• Поддержка инвентаризации, отчетов и контроля себестоимости.
• Простое внедрение, не требует сложной IT-инфраструктуры.
• Доступная стоимость и персональный менеджер

❌Минусы:

• Меньше интеграций с PMS и другими системами гостиницы по сравнению с крупными облачными платформами.
• Мобильные функции иногда ограничены, нужно проверять совместимость с планшетами персонала.

2. Oracle Inventory (в составе OPERA Cloud)

✅ Плюсы

1. Глубокая интеграция с OPERA PMS
   Склады, закупки, списания напрямую связаны с номерным фондом, F&B и финансовыми модулями.

2. Подходит для крупных и сетевых отелей
   Хорошо масштабируется, поддерживает сложные структуры, несколько складов, подразделений.

3. Развитая система контроля и аудита
   Детальные логи операций, контроль списаний, соответствие корпоративным стандартам.

4. Надёжность и стабильность Oracle
   Высокая отказоустойчивость, поддержка enterprise-уровня.

❌ Минусы

1. Высокая стоимость владения
   Дорогое лицензирование, внедрение и поддержка.

2. Сложность настройки и обучения персонала
   Требует IT-поддержки и обученного персонала.

3. Избыточность для небольших отелей
   Большая часть функционала может не использоваться.

4. Медленная адаптация под локальные процессы
   Гибкость ниже, чем у специализированных складских систем.

3. Cloudbeds Inventory Tools

✅ Плюсы

1. Нативная интеграция с Cloudbeds PMS
   Минимальные настройки, быстрый старт.

2. Простота интерфейса
   Подходит для персонала без складского опыта.

3. Хорошо закрывает базовые нужды
   Учёт расходников, мини-баров, housekeeping.

4. Доступная стоимость
   Ниже, чем у enterprise-решений.

❌ Минусы

1. Ограниченная складская логика
   Нет полноценного адресного хранения и сложных сценариев.

2. Слабая аналитика
   Минимум отчётов по остаткам и движению.

3. Не подходит для больших отелей и сетей
   Трудно масштабировать.

4. Зависимость от экосистемы Cloudbeds
   Практически не используется отдельно от PMS.

4. Hotelogix Inventory

✅ Плюсы

1. Простая и понятная система учёта
   Быстро внедряется без долгого обучения.

2. Подходит для средних отелей
   Баланс между функциональностью и сложностью.

3. Интеграция с Hotelogix PMS
   Автоматические списания и контроль запасов.

4. Невысокие требования к IT-инфраструктуре
   Можно использовать без отдельного IT-специалиста.

❌ Минусы

1. Ограниченные возможности автоматизации
   Нет продвинутых сценариев складской логистики.

2. Слабая поддержка сложных складов
   Не подходит для нескольких складов или распределённых отелей.

3. Минимальная кастомизация
   Сложно адаптировать под нестандартные процессы.

4. Фокус на отель, а не на склад
   Учёт — вторичная функция, а не полноценная WMS.

5. Mews Operations / Inventory

✅ Плюсы

1. Современный подход к операциям
   Автоматизация списаний, связь с операционными процессами.

2. Глубокая интеграция с Mews PMS
   Хорошо работает в единой экосистеме.

3. Удобство для операционного персонала
   Интуитивный интерфейс, мобильный подход.

4. Подходит для технологичных отелей
   Хорош для отелей с фокусом на автоматизацию.

❌ Минусы

1. Не является полноценной складской системой
   Нет классической логики WMS.

2. Ограниченный контроль складских остатков
   Подходит больше для ресурсов, чем для склада.

3. Зависимость от Mews
   Почти не используется вне экосистемы PMS.

4. Может не подойти для отелей с F&B-складами
   Сложные запасы и закупки обрабатываются слабо.

Именно такой подход подробно разобран здесь:

Отдельно стоит учитывать решения, ориентированные именно на гостиничный бизнес: https://skladolog.ru/articles/kak-skladolog-mozhet-byt-polezen-v-gostinichnom-biznese/
и обзор систем автоматизации: https://skladolog.ru/articles/top-10-sistem-dlya-avtomatizaczii-raboty-gostinicz-i-otelej/

Экономический эффект: что меняется в цифрах

После автоматизации отель начинает видеть реальную картину. Закупки выравниваются, списания становятся обоснованными, перерасходы — заметными. Часто уже в первый год удается снизить складские потери на 10–30% без ухудшения сервиса. Но важнее даже не прямая экономия, а управляемость. Руководитель больше не гадает, а принимает решения на основе данных. Это особенно критично при росте отеля или запуске новых объектов.

Частые ошибки при автоматизации склада

Самая распространенная ошибка — попытка автоматизировать хаос. Если процессы не описаны, система быстро превращается в формальность. Вторая ошибка — ожидание, что софт наведет порядок сам. На самом деле порядок появляется только там, где есть управленческая воля и понятные правила. Наконец, частая проблема — перегруз персонала. Если автоматизация усложняет работу, ее саботируют. Поэтому успешные проекты всегда делают ставку на простоту.