Как наладить учет между складом и хаускипингом в отеле: схема, контроль, ответственность
В большинстве отелей основные потери товарно-материальных ценностей возникают не на складе и не в службе хаускипинга по отдельности, а именно на стыке между ними. Бельё выдали — часть ушла в номера, часть в прачечную, что-то вернулось, что-то списалось, а что-то «пропало». Если этот процесс не зафиксирован и не управляется, подобные ситуации становятся нормой, а учет превращается в бесконечные разборы и ручные сверки.
Связка «склад ↔ хаускипинг» — одна из самых нагруженных зон в гостинице. Через неё ежедневно проходят постельное белье, полотенца, расходники, хозяйственные товары и инвентарь горничных. При отсутствии единого процесса быстро появляются типовые симптомы: остатки не сходятся, сотрудники перекладывают ответственность друг на друга, а управляющий узнаёт о проблемах только во время инвентаризации.
В этой статье разберём, как выстроить учет между складом и хаускипингом в отеле: по какой схеме должно двигаться имущество, кто за что отвечает, какие документы необходимы и почему без автоматизации такой учет со временем неизбежно начинает «сыпаться».
Почему учет между складом и хаускипингом чаще всего не работает
Проблема почти никогда не в конкретных сотрудниках — она в процессе. Во многих отелях до сих пор используются устные договоренности, разрозненные Excel-файлы и ручные записи. Хаускипинг отправляет заявки в мессенджере, кладовщик фиксирует выдачу в тетради, а руководитель службы ведёт собственную таблицу «для контроля». В результате у каждого — своя версия остатков и движения.
Часто после выдачи ТМЦ со склада не назначается конкретное материально ответственное лицо. Формально товар передан в подразделение, но фактически никто персонально за него не отвечает. Это размывает ответственность и делает невозможным понимание, на каком этапе возникла недостача. Если добавить к этому выдачу «про запас», отсутствие норм и истории движения, учет перестает быть управляемым и масштабируемым.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Какие ТМЦ проходят между складом и хаускипингом
Между складом и хаускипингом в отеле проходит несколько принципиально разных групп имущества. Это постельное белье, полотенца и халаты, хозяйственные товары, расходники для номерного фонда, а также инвентарь и оборудование горничных. Каждая из этих групп требует своего подхода к учету.
Бельё и полотенца являются оборотными ТМЦ: здесь важно отслеживать не только выдачу, но и возврат, стирку и степень износа. Расходники списываются по нормам и фактической загрузке номерного фонда. Инвентарь закрепляется за сотрудниками и подлежит поштучному контролю. Когда все категории учитываются одинаково, возникают перекосы, которые напрямую приводят к потерям.
Схема учета между складом и хаускипингом: как должно быть
Рабочая схема учета всегда строится как сквозной процесс. Он начинается с формализованной заявки от хаускипинга. В заявке фиксируются номенклатура, количество, подразделение, дата и ответственный получатель. Не принципиально, оформляется ли она в системе или в шаблоне, важно, чтобы заявка существовала как документ.
Далее происходит отпуск со склада строго по заявке. В этот момент фиксируется факт передачи ТМЦ и назначается ответственное лицо — старшая горничная, руководитель смены или конкретный сотрудник, в зависимости от типа имущества.
После этого ТМЦ используются в работе: уходят в номера, прачечную или служебные зоны. Завершающий этап — возврат оборотных ценностей, списание расходников или инвентаризация инвентаря. Ключевой принцип — ни один этап не должен существовать «на словах».
Кто за что отвечает: распределение ответственности
Склад отвечает за корректный отпуск, учет остатков и документы. Хаускипинг — за планирование потребности, соблюдение норм и сохранность полученных ТМЦ. Горничные и старшие смены отвечают за фактическое использование и возврат имущества. Управляющий или операционный директор контролирует систему в целом, анализирует отклонения и принимает управленческие решения.
Такое распределение ролей убирает серую зону, в которой «все вроде бы стараются, но никто не отвечает».
Какие документы и отчеты нужны обязательно
Даже при автоматизации базовый комплект документов должен существовать. Это внутренние накладные на перемещение, ведомости выдачи, отчеты по остаткам и списанию. Для белья и полотенец важно дополнительно вести историю оборота и износа. Эти документы формируют основу контроля и позволяют быстро находить причину расхождений, а не разбирать их задним числом.
Типовые ошибки, из-за которых возникают недостачи
На практике недостачи редко возникают «в один момент». Чаще это результат накопленных системных ошибок. Самая распространённая из них — выдача ТМЦ без фиксации. Пока загрузка невысокая, это кажется удобным, но при росте объёмов учет перестает отражать реальность.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Вторая ошибка — отсутствие норм. Без норм невозможно отличить перерасход от объективной необходимости, особенно в высокий сезон. Третья проблема — смешивание разных групп имущества в одном подходе: бельё списывают как расходник, а инвентарь не закрепляют персонально.
Также часто встречается списание задним числом, когда недостача выявляется на инвентаризации и «закрывается» актом без анализа причин. Отдельная зона риска — отсутствие истории движения, когда невозможно восстановить путь ТМЦ от склада до номера. В итоге учет держится «на памяти» и ломается при смене персонала или росте нагрузки.
Как автоматизация решает проблему учета между складом и хаускипингом
Автоматизация переводит учет из набора ручных действий в управляемую систему. Каждое движение ТМЦ фиксируется, остатки видны в режиме реального времени, перерасход выявляется сразу, а не по итогам месяца. Руководитель получает прозрачную картину по складу и подразделениям без ручного сбора данных и постоянных сверок.
Чек-лист: как понять, что учет настроен правильно
- Выдача ТМЦ происходит только по заявке.
Любое перемещение между складом и хаускипингом зафиксировано: указаны номенклатура, количество, дата, подразделение и получатель. Устные передачи отсутствуют как практика. - Назначено конкретное материально ответственное лицо.
За каждую партию или единицу имущества отвечает конкретный сотрудник, а не «служба в целом». Это позволяет быстро выявлять точки возникновения расхождений. - Разные группы ТМЦ учитываются по разным правилам.
Бельё и полотенца ведутся как оборотные ценности, расходники — по нормам, инвентарь — поштучно с закреплением за сотрудниками. Универсального подхода «для всего» нет. - Установлены и применяются нормы расхода.
Для основных расходников и белья существуют утвержденные нормы, привязанные к загрузке номерного фонда или смене. Отклонения от норм видны и анализируются, а не остаются незамеченными. - Возврат и списание оформляются своевременно.
Бельё возвращается в оборот через прачечную, изношенные позиции списываются по акту, расходники не списываются задним числом «для закрытия недостачи». - Ведется история движения ТМЦ.
Можно восстановить путь имущества от склада до конкретной смены или сотрудника. Отсутствуют «серые остатки», происхождение которых невозможно объяснить. - Инвентаризация проводится регулярно и подтверждает учет.
Фактические остатки в большинстве случаев совпадают с учетными данными. Инвентаризация используется для проверки системы, а не как единственный способ узнать правду. - Руководитель видит картину в одном месте.
Остатки, выдачи, списания и отклонения доступны без ручного сбора данных из разных таблиц и отчетов. Решения принимаются на основе цифр, а не предположений. - Процесс не зависит от конкретных людей.
При смене кладовщика или старшей горничной учет продолжает работать. Знания и контроль зафиксированы в системе, а не «в голове» сотрудников. - Потери становятся измеримыми и управляемыми.
Недостачи и перерасход выявляются на ранней стадии, анализируются по причинам и используются для корректировки норм, процессов и закупок.
Складолог — когда учет становится управляемым
Складолог — это платформа складского учета, которая помогает отелям навести порядок в запасах и убрать потери на стыке подразделений. Система фиксирует все движения ТМЦ между складом и хаускипингом, показывает остатки в реальном времени, позволяет контролировать выдачу по сотрудникам и соблюдать нормы расхода. Учет ведется через браузер или мобильное приложение, поддерживаются списания, инвентаризации и аналитика без сложных IT-внедрений.
Если учет между складом и хаускипингом в вашем отеле до сих пор держится на ручных таблицах и личной ответственности сотрудников, перевод процесса в систему становится логичным следующим шагом. Складолог помогает сделать учет прозрачным, управляемым и масштабируемым — без хаоса и потерь.
