Как вести товарный учет в рознице, чтобы не замораживать деньги на складе: порядок и способы
От того, как вы считаете товары на складе, во многом зависит успех вашего магазина. Учёт помогает видеть, что осталось на полках, вовремя менять ассортимент и быстро разбираться, почему упали продажи. В этой статье расскажем, как наладить и вести товарный учёт.
Понятие и виды товарного учета
Товарный учёт — это подробная фиксация всех операций с товарами: закупка, хранение, продажа, перемещение, возврат и т. д. Без точных данных о том, какие группы товаров, в каком количестве есть на складе, вы не сможете правильно спланировать новые поставки или списать устаревшие позиции.
В магазине обычно используют три системы учёта — каждая помогает решать свою задачу.
Оперативный учёт. Это ежедневный контроль: сколько осталось товара, когда нужно сделать новый заказ, сколько денег в кассе. Помогает вовремя реагировать на изменения в продажах.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Бухгалтерский учёт. Тут собирают все документы по приходу и расходу денег: счета, чеки, накладные. Благодаря этому владелец видит, какую прибыль магазин приносит, где можно оптимизировать затраты.
Складской учёт. Контроль того, что находится на складе: виды товаров, их количество, сроки годности. Отслеживает залежавшиеся позиции, позволяет оперативно закупать только нужный товар. Его можно вести по партиям, по сортам или комбинировать оба подхода.
Зачем вести учет товаров в магазине
Полный контроль над движением товара. Вы всегда будете знать, когда, по какой цене закупили продукцию, когда продали, сколько получили выручки.
Чёткое планирование закупок. Видя остатки на складе, вы не переплатите за ненужные товары и будете покупать только то, что пользуется спросом.
Эффективное использование оборотных средств. Без залежавшихся позиций освободятся деньги, которые начнут работать. Будет меньше простаивающих запасов, ниже складские расходы, выше рентабельность.
Снижение рисков мошенничества. Когда все операции отражены в учёте, сложнее скрыть недостачу или воровство. Вы быстро обнаружите расхождения и точно будете знать, какая сумма должна остаться в конце дня.
Необходимость при широком ассортименте и сезонных товарах. Особенно важно в магазинах одежды, обуви, автозапчастей, стройматериалов, продуктовых, где ассортимент меняется и завязан на сезонность.
Особенности бухгалтерского учета в розничной торговле
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Бухгалтерский учёт — это «чёрный ящик» для всех денег, связанных с товарами. Он фиксирует каждую закупку, продажу, списание и расчёт налогов. Благодаря этому вы:
- всегда видите реальную прибыль и все расходы;
• имеете точные данные для своевременной и корректной отчётности перед налоговой;
• можете убедиться, что бизнес работает законно и без штрафов;
• анализируете, куда тратятся деньги, и на чём можно сэкономить.
Учет поступления товаров
Когда вы получаете новую партию товара, в накладной всегда указывают, что за товар, кто его поставил и какой НДС к нему применяется. После приёмки учитываете эту партию в приходе и сразу думаете о наценке. В рознице обычно закупают товары по той цене, которую предлагает поставщик (отпускная или оптовая цена).
Важно не запутаться в понятиях «закупочная цена» и «себестоимость», иначе рискуете работать себе в убыток. Закупочная цена – это то, сколько вы реально выложили за товар — цена поставщика плюс НДС (минус скидки, если они были). Себестоимость – это закупочная цена и все сопутствующие расходы: аренда магазина, оплата работников, доставка, упаковка.
Наценка – делается не от закупочной цены, а от себестоимости. Иначе можно поставить слишком маленькую (не покроет расходы) или слишком большую (товар не купят).
Чётко разделяйте «сколько заплатили за товар» и «сколько он реально стоил с учётом всех расходов». Тогда ваша наценка будет корректной, и магазин будет приносить прибыль, а не убытки.
Учет реализации и возврат товаров
Каждая продажа фиксируется в чеке — кассовом или товарном. Это помогает контролировать товар, соблюдая закон 54-ФЗ. Как только товар продан, он «выходит» из учёта. В конце смены кассир заносит всю выручку в приходно-кассовый ордер.
Если что-то испортилось, украли или просто списали — это тоже оформляется как выбытие. Аналогично, когда возвращаете брак поставщику или покупатель приносит товар обратно, вы отражаете это как возврат.
Все эти события — продажи, списания, возвраты — отражаются в бухгалтерских проводках. Благодаря этому вы всегда видите точный объём продаж и реальную выручку.
Инвентаризация и учет товарных остатков
Лучше всего сверять остатки в конце каждой смены. Так можно сразу увидеть расхождения. Если товарный учёт ведётся вручную, проверку делают ежедневно. Самый надёжный способ получить точные цифры — проводить периодическую инвентаризацию. Регулярная сверка помогает выявить недостачи, излишки, пересортицу. При реальной недостаче оформляют акт о списании товара, чтобы списать его с баланса и избежать «висящих» позиций в учёте.
Методы ведения товарного учета
В торговле есть ручной и аналитический методы. Можно обойтись простым «ручным» учётом или перейти на автоматизированную систему. В первом варианте предприниматель сам ведёт записи в тетради или блокноте, фиксируя общие суммы закупок и продаж. Например, Василий каждое утро записывает, на какую сумму закупил овощи и фрукты, а вечером – общую выручку. В конце дня у него получается цифра остатка — скажем, 15 000 рублей — но он не знает, сколько из этого кабачков, а сколько яблок. Понятно лишь, что часть товара разошлась быстрее, а часть залеживается, но без разбивки по позициям точной информации нет. Из-за этого сложно понять, какие продукты стоит докупить, а какие — убрать из ассортимента.
При аналитическом подходе на каждом этапе — от прихода товара до продажи — используется программа. Оля, владелица магазина электроники, сканирует каждую коробку с наушниками или кабелем при поступлении и при продаже. Система тут же обновляет остатки по каждой модели: сколько осталось наушников одного бренда, сколько другого, по какой цене они были закуплены, а по какой проданы. Такая детализация позволяет видеть точные остатки, отследить, какие позиции уходят лучше в конкретный сезон. Оля вовремя заказывает популярные товары, устраняет недостачи.
Суммовой метод подходит для маленьких точек с ограниченным ассортиментом, когда нужно свести учёт к минимуму. Аналитический помогает выстроить грамотную стратегию закупок с опорой на цифры по каждой позиции.
Ручной учет
Когда все расчёты идут в обычной тетради, продавец сам записывает в столбиках поступления, продажи, расходы и остатки — это ручной учёт. Допустим, Катя в небольшом цветочном киоске каждое утро записывает, сколько тюльпанов и гвоздик пришло, а вечером вписывает, сколько всего продала, какая выручка получилась. По этим данным она вычисляет, сколько осталось на стендах, но уже не знает, например, сколько из оставшихся букетов составляют розы, а сколько — хризантемы.
В конце смены приходится сверять реальные коробки с записями в журнале. Если обнаруживается недостача, понять, в какой именно момент ушли лишние товары, почти нереально. Да и описки с цифрами в столбиках — дело обычное.
Поэтому бумажный учёт годится только для небольших точек с парой-тройкой наименований. Как только ассортимент растёт, а товарооборот ускоряется, владельцы переходят на программы или онлайн-сервисы.
Учет в электронных таблицах
Когда вместо бумажного журнала люди заводят учёт в Excel или Google-таблицах, это тоже остаётся ручным вводом, только в цифровой форме. Всё равно каждую строку и каждую цифру вписывает человек, и от ошибок никто не застрахован. Представьте, что Олег, работая вечером после открытия магазина, по невнимательности перенёс в колонку «Количество» вместо 50 штук — 500. Наутро система показывает, что у него в запасах целая партия шоколадок. Олег откладывает повторный заказ, хотя на полках на самом деле уже пусто.
Или наоборот: неверно указанная цена в таблице приводит к тому, что противоречивая информация идёт прямиком в кассу, отчёты по выручке и остаткам расходятся, деньги «теряются» между строк. В длинной цепочке продаж одна ошибка на старте способна обернуться недостачей, заморозкой оборотных средств, простоев в поставках.
Электронные таблицы убирают бумажную волокиту, но совсем избавить от человеческого фактора не позволяют. Если ассортимент разрастается, а заказы всё чаще составляют десятки наименований, владельцам магазинов пора переходить на специализированные системы.
Автоматизированный учет
Когда ассортимент разрастается, руководитель магазина всё чаще обращается к специальному ПО для учёта товаров. Программа сама фиксирует любые расхождения между приходом и продажами, показывает, на каком этапе, кем была допущена ошибка, предупреждает о дефиците.
По статистике, всё больше предприятий малого бизнеса переходит на автоматизированные сервисы. Они дают не просто цифры в отчётах, а понятные аналитические выкладки, на которых можно строить грамотную стратегию закупок и контроля сотрудников.
Последствия неправильного ведения учета
Неправильный учёт товаров приводит к сбоям в поставках и кассовым разрывам. Вы не будете точно знать, какие позиции уже на исходе, что лежит без движения. Вслед за этим следуют ошибочные управленческие решения, потеря времени на выяснение причин расхождений и, как следствие, прямые убытки.
Кроме коммерческих рисков, у предпринимателя появляются финансовые санкции. За несоблюдение правил бухгалтерского учёта организация может получить штраф по статье 120 Налогового кодекса, а должностное лицо – по статье 15.11 Кодекса об административных правонарушениях.
Налоговые органы считают грубым нарушением отсутствие первичных документов, счетов-фактур и регистров бухгалтерского учёта. Аналогично квалифицируется многократная (две и более за год) несвоевременная или неправильная фиксация активов и хозяйственных операций. В результате такие нарушения могут обернуться штрафами и проверками.
Советы по выбору метода учета товаров
Прежде всего оцените масштабы вашего бизнеса и ассортимент. Если вы работаете с небольшим количеством позиций и невысоким товарооборотом, то учёта в бумажном журнале или электронных таблицах достаточно. Как только число наименований и объём продаж начинают расти, стоит задуматься о переходе на специализированное решение.
Анализируйте частоту операций. При редких поставках и отгрузках ручной ввод данных не создаёт большой нагрузки. Когда поступления и продажи происходят ежедневно или многократно в течение дня, автоматизация с использованием штрих-кодов и интеграции с кассовым оборудованием сводит ошибки к минимуму.
Учитывайте бюджет. Бесплатные программы и таблицы подходят на старте, но требуют значительных ручных усилий. Платные облачные сервисы или ERP-системы требуют инвестиций в лицензии и внедрение, но обеспечивают расширенный функционал, сокращают издержки.
Обратите внимание на уровень автоматизации. Возможность сканирования штрих-кодов, массового импорта и экспорта данных, синхронизации с кассой помогает поддерживать актуальные остатки без ручной правки. Наличие встроенных уведомлений о критических запасах, готовых отчётов по продажам ускоряет работу.
Важен и вопрос интеграции с другими инструментами бизнеса. Если учётная система может обмениваться данными с онлайн-кассой, складской программой, CRM или интернет-магазином — это упрощает работу и снижает риск «потерять» информацию при переносе из одной платформы в другую.
Не забудьте оценить квалификацию сотрудников и возможности обучения. Простые интерфейсы и минимальный набор функций быстрее осваиваются персоналом. Для сложных систем потребуется время на настройку и обучение. Зато при большом товарообороте такая автоматизация себя оправдывает.
Поищите решения с опцией тестового периода. Демоверсии позволят проверить, насколько программа соответствует вашим бизнес-процессам, удобна ли в эксплуатации, решает ли необходимые задачи.
Думайте о масштабируемости. Хорошая система учёта должна легко адаптироваться к росту ассортимента, расширению точек продаж и увеличению оборота без необходимости замены ПО.
