Как выстроить склад в отеле так, чтобы он работал, а не “жил своей жизнью”
Когда становится понятно, что склад в отеле — это не подсобка, а актив, влияющий на финансы, наступает следующий этап — организация системы хранения и учета. Грамотно настроенный склад превращает хаос в управляемый процесс. Вещи хранятся на своих местах, списания прозрачны, персонал не тратит часы на поиски халатов или кофе для завтраков, а руководитель в любой момент может открыть отчёт и увидеть реальные остатки и прогноз закупок.
С чего начинается порядок: фундаментальные правила хранения
Первый шаг — определить единые правила работы со складом и донести их до сотрудников. На складе не должно быть «интуитивных мест». Любой предмет — от шампуней до чайных ложек — имеет конкретную полку, подписанный контейнер и учетную карточку. Поступающие товары фиксируются сразу, а не «потом занесем», иначе отчетность теряет смысл.
Важно назначить ответственных. Один человек принимает поставки, другой периодически проводит инвентаризацию, но каждый сотрудник понимает: любое действие с товаром — передача на этаж, списание на уборку, перемещение в мини-бар — должно быть отражено в учете.
Структура склада помогает избежать “чемоданов без ручек”
Хорошо организованный склад похож на библиотеку. Есть зоны для разных категорий: постельные принадлежности отдельно от бытовой химии, мини-бар — не рядом с запчастями для сантехники, косметика для номеров не смешивается с расходниками ресторана. Зоны хранения помогают ускорить выдачу и предотвратить пересорт. На практике используют простую схему:
Зона А — текстиль (простыни, полотенца, подушки)
Зона B — F&B (кофе, чай, вода, снеки)
Зона C — хозяйственные товары (моющие, расходники, перчатки)
Зона D — косметика и гостевые наборы
Зона Е — мини-бар и доп. продажи
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Название зон может быть любым — важно, чтобы оно было единым и понятным всем. Каждая категория разбивается на ячейки, и каждая ячейка подписывается. Если сотрудник берет шампунь, он знает, где он лежит, а руководитель — сколько осталось.
Маркировка — защита от хаоса
Наклейки, QR-коды, цветовые метки — недорогие инструменты, которые экономят десятки тысяч рублей в год. Простой пример: шампуни и кондиционеры в одинаковых флаконах легко путаются. Маркировка снимает риск пересорта, ускоряет выдачу и делает инвентаризацию точной. Цветовая система хорошо работает в отелях, где много сотрудников-новичков. К примеру, красная зона — хозтовары, синяя — бытовая химия, зелёная — F&B. Человек ориентируется визуально, а не по памяти.
FIFO — закон, который экономит деньги
Правило FIFO (first in — first out) означает, что в номера сначала уходит старшая партия товаров. Сроки хранения косметики, снеков и особенно F&B не бесконечны. Нарушение FIFO — одна из самых частых причин списаний. Если партия не ушла вовремя, она может просто испортиться. Представьте ситуацию, что склад забит соками с прошлой поставки, но сотрудники выдают новые. Итог — списание, упущенная прибыль и повторная закупка того, что уже было. С FIFO товар работает, а не лежит мертвым грузом.
Организованный склад дает гостинице ощутимые преимущества: меньше списаний, дублирующих закупок, «потерь на этажах», времени на поиск вещей. Управляющий может прогнозировать закупки заранее, считать себестоимость номера корректно и быстрее реагировать на сезонные изменения нагрузки.
Цифровые решения: автоматизация вместо тетрадей
Даже идеальная система зонирования рушится, если учет ведется на бумаге или в Excel. Человеческий фактор рано или поздно приводит к ошибкам. Запись могут забыть внести, количество грубо округлить, накладную отложить на «потом». Чтобы избежать утечек, отели переходят на складские программы.
Складолог
Складолог — сервис для системного учёта гостиничных запасов. Позволяет вести карточки товаров, отмечать движение по складу и подразделениям, видеть остатки в режиме реального времени. Каждый товар можно маркировать QR-кодом, проводить инвентаризацию со смартфона и настроить контроль выдачи. Программа фиксирует, кто взял товар и в каком количестве, предупреждает о критических остатках и формирует отчёты по расходу. Удобен как для небольших отелей, так и для сетевых объектов. Есть пробный период и поддержка.
Bnovo PMS
Bnovo PMS — облачная система, в которой склад можно вести в связке с бронированием, заселением, уборками. Интерфейс интуитивный, данные по номерному фонду и расходу материалов отображаются наглядно. Подходит для гостиниц разного размера, легко интегрируется с финансовыми модулями и отчётностью. Поддерживает синхронизацию с МВД и внешними сервисами.
АмоСРМ / Битрикс24
CRM-платформы, которые позволяют смотреть склад через призму продаж. Их плюс в том, что они объединяют маркетинг, бронирование, работу с гостем и склад в единой системе. Можно подключить онлайн-оплату, чат-виджеты, формировать заявки от housekeeping, отслеживать расход мини-бара и вести коммуникацию с гостями. Хороший вариант для владельцев, которым важен контроль и прозрачная аналитика.
Channel Manager
Сервис подключают тем, кто активно работает с OTA (Booking, Airbnb, Суточно.ру). Channel Manager не складская программа в прямом смысле, но значительно облегчает поток бронирований, снижает овербукинг, синхронизирует тарифы. В связке с учётной системой позволяет планировать расход мини-бара, F&B и хозтоваров под загрузку.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Системы управления электронными замками
Такие решения помогают отслеживать заселения, разграничивать доступ персонала и автоматизировать выдачу полотенец, напитков и принадлежностей через контрольные зоны. В связке со складским учётом видно — кто, когда и сколько материалов использовал для уборки.
Итоги
Грамотно организованный склад в отеле — это не просто помещение с вещами, а элемент, который напрямую влияет на расходы, качество сервиса и прибыль. Когда учет ведется системно, с прозрачным движением товаров от закупки до списания, удается сократить перерасход, минимизировать потери, контролировать запасы. Правильно настроенные процессы хранения, маркировки, движения по системе FIFO предотвращают порчу продуктов и избыточные закупки. Это сразу отражается на финансовом результате. Внедрение цифровых инструментов — таких как Складолог, Bnovo PMS, Channel Manager, HotelCloud, АмоСРМ или Битрикс24 — делает работу склада управляемой. Сочетание четкой системы с автоматизацией превращает склад в устойчивый ресурс. Он не «съедает деньги», а помогает отелю зарабатывать больше, повышать уровень обслуживания, принимать стратегические решения на основе цифр, а не интуиции.
