Какие документы и отчёты должны быть в порядке на складе – и как программа помогает вести их автоматически
Склад – это сердце логистики и торгового бизнеса. Каждая операция здесь должна быть документально подтверждена. Эти бумаги или электронные записи – не просто бюрократия: они становятся вашим юридическим щитом в спорах с поставщиками, основой для честных отношений с покупателями, главным инструментом защиты активов компании от ошибок и потерь. Порядок в документах напрямую определяет финансовое здоровье бизнеса.
Ключевая документация
Основу учёта составляют документы, которые сопровождают товар на каждом сантиметре его пути. Они фиксируют все операции и служат единственным законным основанием для внесения записей в учётную систему. Оформление происходит по установленным формам, часто унифицированным, но компании вправе использовать и собственные разработанные бланки, закрепив их в своей учётной политике. Этот процесс создан для непрерывного контроля хозяйственной деятельности.
Приходные документы
Оформляются при поступлении товара. Первичным документом обычно служит товарная накладная от поставщика по форме ТОРГ-12. На её основании кладовщик может оформить приходный ордер (форма М-4), который обобщает все поступления за день. Если при приёмке обнаружены расхождения по количеству или качеству, факт фиксируют в акте по форме ТОРГ-2 или М-7. Это основание для предъявления претензий.
Расходные документы
Сопровождают отпуск товара со склада покупателям. Основной формой здесь также является ТОРГ-12, но уже составленная вашей компанией как продавцом. Для отгрузки материалов на сторону может применяться накладная М-15. Если товар испортился или устарел, его списывают по акту ТОРГ-16.
Документы на перемещение
Нужны для внутреннего движения ценностей между цехами, отделами или складами одной организации. Операцию оформляют требованием-накладной М-11 или накладной на внутреннее перемещение ТОРГ-13. Документ составляют в двух экземплярах для обеих сторон.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Документы по инвентаризации
Запускаются приказом руководителя. В процессе проверки фактические остатки фиксируют в инвентаризационных описях (например, по форме ИНВ-3). При выявлении расхождений составляют сличительную ведомость (ИНВ-18) и ведомость учёта результатов (ИНВ-26).
Обязательные отчёты
Если документы фиксируют факт операции, то отчёты помогают анализировать. Они синтезируют данные из множества документов, превращая разрозненные цифры в управленческую информацию. Без отчётов вы управляете складом вслепую.
Отчёт по остаткам товара
Это моментальный снимок состояния склада на конкретную дату. Он показывает, что, в каком количестве, по какой стоимости хранится в каждой ячейке. Такой отчёт помогает быстро найти нужную позицию, планировать загрузку площадей, выявлять неликвиды. Систематизация ассортимента через отчёты позволяет группировать товары, выявлять популярные позиции и находить те, что лишь занимают место.
Отчёты по движению товара (оборачиваемости)
Раскрывают динамику. Вы видите, какие позиции “летят” с полок, а какие годами пылятся на складе. Анализ оборачиваемости – лучший инструмент для планирования закупок. Он помогает избежать двух крайностей: дефицита, который ведёт к потере продаж, и излишков, которые замораживают деньги и увеличивают затраты на хранение.
Отчёты по расхождениям, выявленным при инвентаризации
Это сигнал тревоги. Они показывают разрыв между учётными и фактическими данными. Регулярный анализ таких отчётов помогает находить слабые места в процессах: будь то ошибки при приёмке, проблемы с идентификацией товара или иные причины. Это основа для принятия решений по улучшению контроля и работы персонала.
Проблемы ручного ведения
Управление документами и отчётами через бумажные журналы или Excel-таблицы – это мина замедленного действия под бизнесом. Оно порождает ряд критических проблем, которые тормозят рост и съедают прибыль.
Ошибки и неточности данных. Человеческий фактор неизбежен. Опечатка в номенклатурном номере, перепутанная цифра в количестве, неверно указанная цена – каждая такая ошибка искажает картину остатков. Последствия – отгрузка не того товара клиенту, неверный расчёт себестоимости, конфликты с поставщиками при сверках. Несоответствие между реальными запасами и учётными данными становится нормой.
Задержки и потеря оперативности. Пока сотрудник вручную ищет карточку в архиве, переписывает данные из одной бумаги в другую, сводит итоги, ценное время уходит. Приёмка товара затягивается, заказчик ждёт отгрузку, менеджер не может получить актуальный остаток для продажи. В условиях, когда скорость выполнения заказа стала ключевым конкурентным преимуществом, такие задержки недопустимы.
Отсутствие реальной аналитики. Сформировать вручную отчёт об оборачиваемости товара за полгода – трудоёмкая задача. Руководитель часто принимает решения, опираясь на вчерашние или приблизительные данные. Невозможно оперативно проанализировать эффективность использования складских площадей или результативность работы кладовщиков. Бизнес теряет возможности для оптимизации.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Сложности контроля и масштабирования. С ростом ассортимента и оборотов бумажный документооборот превращается в лавину. Найти нужный документ за прошлый месяц становится квестом. Контролировать действия каждого сотрудника – практически нереально. Бизнес упирается в потолок, где дальнейший рост означает лишь геометрическое увеличение штата учётчиков, а не прибыли.
Как программа автоматизирует документы?
Автоматизация с помощью специализированного программного обеспечения, радикально меняет подход к работе с документами. Она превращает их из проблемы в инструмент.
Программа действует как централизованное цифровое ядро склада:
- При приёмке товара сотрудник сканирует штрихкод с накладной поставщика или с самой коробки.
- Система автоматически создаёт и заполняет все необходимые внутренние документы: приходный ордер, акты.
- Данные о новом товаре мгновенно появляются в системе, становясь доступными для отдела продаж.
- При отгрузке система на основании заказа сама формирует расходную накладную ТОРГ-12 и печатает её.
- Сканирование отгружаемых позиций автоматически списывает их с остатков, исключая риск отправить лишнее или забыть что-то отразить.
Пример внедрения из практики сервиса Складолог
Владелец магазина автозапчастей решил ускорить работу склада с помощью автоматизированной программы. Раньше, чтобы ответить клиенту на вопрос о наличии, менеджер по продажам звонил на склад. Кладовщик искал карточку товара, тратил время. После внедрения инструментов Складолога с мобильным ТСД в телефоне процесс изменился.
Теперь при приёмке запчастей кладовщик сканирует штрихкод с упаковки – товар сразу поступает в базу. Менеджер видит актуальный остаток онлайн. При продаже система резервирует позицию, формирует документы, а на этапе отгрузки сканирование подтверждает операцию. В результате, время обработки заказа сократилось в разы, ошибки “нет в наличии” при фактическом наличии товара исчезли, а инвентаризация стала занимать часы вместо дней за счёт быстрого сканирования и мгновенной сверки с системой.
Для кого это особенно важно?
Автоматизация документооборота приносит пользу любому бизнесу с товарными запасами, но для некоторых она становится критически необходимой.
Растущие компании
Если ваш ассортимент перевалил за сотни позиций, а обороты увеличились, ручное ведение учёта начинает отнимать львиную долю операционных ресурсов. Автоматизация позволяет масштабировать бизнес без пропорционального увеличения штата учётчиков.
Селлеры на маркетплейсах (Wildberries, Ozon)
Здесь жёсткие требования к срокам обработки заказов и точности остатков. Расхождение данных ведёт к штрафам, потере позиций в выдаче. Интеграция с площадками позволяет синхронизировать остатки в реальном времени, автоматически резервировать товар под заказ, быстро формировать необходимые транспортные документы.
Бизнес, работающий с маркированной продукцией
При работе в системе “Честный ЗНАК” (табак, обувь, лекарства, фототехника, др.) требуется агрегирование кодов DataMatrix – от единичного товара к коробу и палете. Ручной ввод таких кодов невозможен. Специализированный модуль программы автоматически считывает, проверяет и фиксирует все коды, формируя необходимые отчёты для государственной системы.
Компании с несколькими складами или филиалами
Централизованная система обеспечивает единое информационное пространство. Вы из любой точки видите остатки на всех складах, можете автоматически перераспределять товар, оформляя внутренние перемещения в пару кликов. Это повышает оборачиваемость и сокращает логистические издержки.
Практические рекомендации для бизнеса
Порядок в складских документах – это не самоцель, а средство для достижения главного: финансовой стабильности, операционной эффективности и уверенного роста бизнеса. Автоматизация с помощью программных решений превращает документооборот из обузы в стратегический актив.
Если вы только задумываетесь о наведении порядка, начните с аудита. Зафиксируйте, сколько времени тратится на поиск документа, как часто возникают ошибки в остатках, как много часов уходит на инвентаризацию. Эти цифры станут отправной точкой. Не стремитесь автоматизировать всё и сразу. Выберите самый болезненный процесс – например, приёмку товара или отгрузку заказов – и начните с него. Используйте пробный период, чтобы протестировать решение в реальных условиях.
Помните, что вы покупаете не просто программу, а новый уровень контроля и скорости. Инвестиции в автоматизацию документооборота окупаются быстро – не за счёт гипотетического роста продаж, а за счёт конкретного сокращения потерь, экономии времени штата, минимизации дорогостоящих ошибок.
Источники статьи
- PPT.ru: “Документы складского учёта: полное руководство”.
- Клерк.Ру: “Всё, что нужно знать про складской учёт”.
- МойСклад: “Что такое складской учёт, и как его вести”.
