Пересортица товара на складе: что это, и как её учитывать

Пересортица товара – это распространённая проблема на складах, приводящая к финансовым потерям. Понимание её причин и методов борьбы критически важно для эффективной работы.

Что такое пересортица товара на складе?

Несоответствие между номенклатурой по данным системы и реальным наличием.

Пример из практики: в учётных документах числится один вид продукции, а фактически на складе находится другой, но схожий по характеристикам – вместо ручек синего цвета (артикул 001) на полке лежат чёрные (артикул 002).

Пересортица всегда означает одновременное наличие излишков одного наименования и недостачи другого. Фактическое количество единиц товара может совпадать с учётным, но состав по артикулам или сортам – нет.

Причины

Проблема возникает из-за человеческого фактора или ошибок в складских процессах.

• Небрежность при приёмке. Работник может неверно прочитать артикул на коробке или перепутать похожие упаковки.
• Ошибки при размещении товара на хранение. Позиции кладут не в ту ячейку или секцию.
• Погрешности во время отгрузки заказов клиентам, особенно под давлением сроков. 
• Неправильная маркировка самим поставщиком (неверные этикетки, штрихкоды).
• Недостаточное обучение персонала, незнание нюансов ассортимента. 
• Нарушение правил адресного хранения, когда товар разных артикулов хранится рядом без чёткого разделения.

Ситуация усугубляется при работе с большим количеством схожих позиций одной категории, отличающихся лишь незначительной деталью. Повторяющиеся ошибки сигнализируют о системных сбоях в организации процессов.

Как избежать пересортицы товара

Профилактика эффективнее устранения последствий. Ключ – внедрение чётких стандартов и строгий контроль.

Обязательна двойная проверка при приёмке товара: сверка накладной поставщика с фактическим полученным ассортиментом, маркировкой каждой коробки или единицы. 

Внедрение системы адресного хранения строго разграничивает места для разных артикулов, исключая их смешение. Использование терминалов сбора данных (ТСД) со сканированием штрихкодов на всех этапах (приёмка, размещение, отбор, инвентаризация) минимизирует ручной ввод и связанные с ним ошибки.

Регулярное обучение персонала, акцентирующее внимание на различиях между похожими позициями, важности точного следования инструкциям, критически важно.

Проведение выборочных контрольных проверок (мини-инвентаризаций) проблемных зон или категорий помогает вовремя обнаруживать зарождающиеся несоответствия до их накопления.

Чёткая маркировка самих товарных мест и стеллажей облегчает идентификацию. Автоматизация учётных процессов через WMS или аналогичные системы снижает риски человеческой ошибки.

Порядок оформления

При обнаружении расхождений важно действовать по утверждённому регламенту.

Шаг 1. Выявите факт пересортицы

Обычно несоответствие обнаруживают во время плановой или внеплановой инвентаризации, реже – при текущих операциях (отгрузке, пополнении ячеек). Фиксируется одновременное наличие излишка одного вида товара и недостачи другого, схожего по свойствам (размеру, упаковке, цвету и т.д.). Важно сразу зафиксировать оба расхождения.

Шаг 2. Составьте акт пересортицы

Документ составляется инвентаризационной комиссией. В нём подробно указывают: какой именно товар числился в избытке (наименование, артикул, количество), а какой в недостаче (наименование, артикул, количество). Обязательно описывают причины, если они установлены (например, ошибка кладовщика при отгрузке). Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо (МОЛ).

Шаг 3. Укажите информацию в учётной системе

На основании подписанного акта вносят корректировки в складскую и бухгалтерскую учётные системы. Списывается излишне учтённая позиция (избыток), оприходуется недостающая (недостача), но только если выполнены условия для взаимозачёта. Важно отразить пересорт именно как пересортицу, а не отдельно недостачу и избыток. Это влияет на финансовый результат и налогообложение. Данные системы должны точно соответствовать акту.

Шаг 4. Проведите разъяснительную беседу с персоналом

Если причина в действиях сотрудника (ошибка приёмки, отгрузки, размещения), необходимо обсудить инцидент с виновным. Цель – разбор ошибки, обсуждение правил, предотвращение повторения, выявление пробелов в обучении, неудобных процессов. Фиксируйте беседу объяснительной запиской от сотрудника.

Шаг 5. Решите вопрос с поставщиком

Если пересортица возникла из-за ошибки поставщика (неправильная отгрузка, маркировка), направьте ему претензию с копией акта пересортицы. Требуйте замены ошибочно поставленного товара на нужный или возврата оплаты за недостающий. Действуйте согласно условиям договора поставки.

Шаг 6. Предотвращайте пересортицу товаров

Проанализируйте инцидент, чтобы понять системную причину. Усильте контроль на уязвимых этапах, пересмотрите инструкции, проведите дополнительное обучение, улучшите маркировку или зонирование склада. Внедряйте решения, минимизирующие риск повторения конкретной ошибки.

Когда возможен взаимозачёт пересортицы

Взаимозачёт (излишки и недостачи товаров одного наименования компенсируются друг другом в пределах их совпадающего количества и стоимости) допустим только при одновременном соблюдении условий:

• Расхождения выявлены в один и тот же проверяемый период у одного и того же материально ответственного лица.
• Излишки и недостача относятся к товарам одного наименования, тождественным в количественном и суммовом выражении характеристикам (например, одинаковый сорт, марка, размер, артикул, цена).

Решение о взаимозачёте принимает руководитель организации. Если условия не выполнены (разные МОЛ, разные периоды, товары не идентичны), недостача взыскивается с виновных лиц, а излишек оприходуется как неучтённый доход.

Документы по пересортице

Правильное оформление – юридическая основа для учёта.

Образец акта пересортицы

Унифицированной формы нет (кроме старой ИНВ-3, которая не обязательна). Организации разрабатывают свою форму или используют распространённые шаблоны.

Обязательные реквизиты: название документа, дата, место составления; состав комиссии; данные о МОЛ; подробное описание недостающего товара (наименование, артикул, количество, учётная цена), излишков (аналогично); указание на связь недостачи и излишков как пересортицы; подписи членов комиссии и МОЛ.

Объяснительная

Пишется материально ответственным лицом или сотрудником, чьи действия привели к пересорту. Указываются обстоятельства, при которых произошла ошибка (например, спешка, нечёткая маркировка коробки, сбой ТСД). Документ не всегда устанавливает вину, но фиксирует версию событий, помогает руководству понять причину и принять меры.

Отражение пересортицы в учёте

Бухгалтерский учёт зависит от возможности взаимозачёта.

Если условия выполнены, и руководитель разрешил зачёт: недостача списывается за счёт излишка. Проводки: Дт 41 (субсчёт излишка) Кт 41 (субсчёт недостачи) – на сумму стоимости излишка в учётных ценах. Разницы в стоимости (если были) относятся на виновных лиц или финансовые результаты.

Если взаимозачёт невозможен: недостача отражается как расход (Дт 94 Кт 41), излишек – как доход (Дт 41 Кт 91.1). Сумма недостачи взыскивается с виновного (Дт 73 Кт 94) или списывается на затраты, если виновный не найден. Налоговый учёт (на прибыль) следует бухгалтерскому: при зачёте расходы/доходы не возникают; без зачёта – недостача уменьшает налогооблагаемую прибыль (если не взыскивается), излишек увеличивает её.

Важно точно оформить документы – это основа для корректных проводок.

Частые вопросы

Обязательно ли проводить инвентаризацию для выявления пересортицы?

Её можно обнаружить в текущей работе (например, при отборе заказа), но для официального оформления в любом случае потребуется составить акт, аналогичный акту пересортицы по итогам проверки.

Можно ли взаимозачесть пересортицу разных МОЛ?

Нет. Закон требует, чтобы недостача и излишки были у одного материально ответственного лица. Разные МОЛ – взаимозачёт недопустим.

Что делать, если товары при пересортице разной стоимости?

Если руководитель разрешил взаимозачёт, разницу в стоимости (в сторону недостачи) можно отнести на виновных лиц или на финансовые результаты компании. Разницу в пользу излишка обычно относят на доходы.

Чем может помочь сервис Складолог

Складолог – современное решение для оптимизации складских операций и минимизации ошибок, включая пересортицу. Система исключает ручной ввод данных на ключевых этапах.

Приёмка товара: сканирование штрихкода гарантирует точное соответствие полученного товара накладной поставщика. Система сразу предупредит о несоответствии артикула или количества.

Размещение: терминал подскажет кладовщику точную зону для каждого артикула согласно правилам адресного хранения, исключая размещение не в том месте.

Отбор заказов: программа направляет сотрудника строго по маршруту, требует сканирования штрихкода перед отбором, предотвращая взятие неверной позиции.

Инвентаризация: проведение контрольных проверок упрощено, возможны выборочные инвентаризации по зонам или категориям. Данные сканирования мгновенно сверяются с учётными. 

Автоматическое ведение учёта в реальном времени по каждой позиции сводит к минимуму вероятность незамеченных расхождений. Внедрение инструментов Складолога значительно повышает точность операций, снижает потери от пересортицы, экономит время на поиск и исправление ошибок. 

Оптимизируйте склад без лишних вложений, долгого обучения персонала и освоения сложных программ.

Читать еще:

роботизированный склад нужно ли это вашему бизнесу

схемы работы с маркетплейсами

система учета на складе как организовать без внедрения wms и выбрать подходящее по

складское управление это одна из ключевых составляющих успешного бизнеса