Пересортица товара на складе: что это, и как ее учитывать
Пересорт, или пересортица, это расхождение в учете, при котором по одной позиции обнаруживается излишек, а по другой, схожей с ней, недостача на то же количество: общее число единиц на складе сходится, а состав по артикулам или сортам нет. В статье разберем, почему возникает пересортица, чем она отличается от недостачи и излишков, как оформить ее актом и сличительной ведомостью, когда допустим взаимозачет и какими проводками отразить его в учете.
Что такое пересортица товара на складе
Пересортица товара это несоответствие между номенклатурой по данным учетной системы и фактическим наличием: в документах числится одна позиция, а на ее месте лежит другая, схожая по характеристикам. «Пересорт» и «пересортица» означают одно и то же явление: первое слово чаще звучит в разговорной складской практике, второе закреплено в учете и документах.
Пример из практики: в учетных документах числится один вид продукции, а фактически на складе находится другой, похожий по характеристикам. Вместо ручек синего цвета (артикул 001) на полке лежат черные (артикул 002). По количеству все сходится, по составу нет.
учета №1 - Складолог
Перенесем склад бесплатно из Excel в программу
Пересортица всегда означает одновременное наличие излишков одного наименования и недостачи другого. Фактическое количество единиц товара может совпадать с учетным, но состав по артикулам или сортам расходится. Проблема возникает из-за человеческого фактора или ошибок в складских процессах.
Пересорт что это простыми словами
Простыми словами, пересорт это когда на складе «все сходится, но все не то». По документам должно лежать 100 синих футболок и 50 красных, а по факту 90 синих и 60 красных: десять единиц не пропали и не появились, их просто провели не по тому артикулу. Итоговое количество совпадает, поэтому без пересчета по конкретным позициям ошибку заметить невозможно.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%рост скорости операций
-
18%увеличение оборота
Чем пересортица отличается от недостачи и излишков
Эти три вида расхождений часто путают, но оформляются и учитываются они по-разному.
| Расхождение | Что произошло | Общее количество | Как учитывается |
|---|---|---|---|
| Недостача | Товар отсутствует: числится в учете, но физически его нет. | Меньше учетного | Расход; взыскание с виновного или списание. |
| Излишек | Товар есть физически, но не числится в учете. | Больше учетного | Оприходование как доход. |
| Пересортица | Товар не пропал и не появился, он неверно идентифицирован: недостача одного артикула зеркально закрыта излишком схожего. | Совпадает с учетным | Взаимозачет при соблюдении условий. |
Коварство пересортицы именно в том, что суммарные остатки сходятся: пока пересчет не дошел до конкретных артикулов, проблемы не видно, и ошибка может месяцами кочевать по учету. Обнаруживают ее, как правило, при инвентаризации. По каким признакам распознать пересорт в сличительной ведомости и какие инструменты ускоряют проверку, мы разобрали в статье о выявлении пересортицы при инвентаризации. Если же недостача обнаружена без встречного излишка, действовать нужно по сценарию из статьи о недостаче на складе.
Причины возникновения пересортицы
Работник может неверно прочитать артикул на коробке или перепутать похожие упаковки. Особенно часто это происходит при больших поставках, когда партию принимают в спешке и содержимое коробок не сверяют с накладной по каждой позиции.
Позиции кладут не в ту ячейку или секцию. Если на складе нет адресного хранения, схожие товары оказываются вперемешку, и при отборе сотрудник берет первую попавшуюся единицу.
Сборщик берет со стеллажа соседний артикул: тот же товар, но другой цвет, размер или фасовка. В учете списывается заказанная позиция, а со склада уходит другая.
Поврежденные штрихкоды, устаревшие этикетки или одинаковые коды на разных позициях вынуждают персонал вводить данные вручную, а ручной ввод многократно повышает вероятность ошибки.
Отгружается не тот товар, который заказан: из-за отсутствия нужной позиции на складе поставщика или простой небрежности. Если приемка формальная, подмена попадает в учет под видом заказанного артикула.
Чем реже проводятся инвентаризации, тем дольше накапливаются ошибки и тем труднее потом установить, когда и по чьей вине возник пересорт.
Порядок оформления пересортицы
Шаг 1. Зафиксируйте расхождение
Пересортица оформляется только по итогам инвентаризации: сплошной или выборочной. Результаты пересчета заносятся в инвентаризационную опись, а расхождения с учетными данными в сличительную ведомость.
Шаг 2. Составьте акт о пересортице
Комиссия оформляет акт, в котором связывает недостачу одной позиции с излишком другой. Требования к содержанию акта разобраны ниже, в разделе о документах.
Шаг 3. Получите объяснительную
Объяснительная пишется материально ответственным лицом или сотрудником, чьи действия привели к пересорту. В ней указываются обстоятельства, при которых произошла ошибка: спешка, нечеткая маркировка коробки, сбой терминала сбора данных.
Шаг 4. Издайте приказ о зачете
Руководитель на основании акта и объяснительной издает приказ (распоряжение) о зачете пересортицы. Без приказа бухгалтерия не вправе проводить взаимозачет, даже если все условия для него соблюдены.
Шаг 5. Решите вопрос с поставщиком
Если пересорт возник по вине поставщика, свяжитесь с ним и оформите претензию, возврат или досылку недостающей позиции. Основанием служат акт о расхождениях при приемке и сопроводительные документы поставки.
Шаг 6. Внесите корректировки в учет
На основании подписанного акта и приказа вносятся исправления в складскую и бухгалтерскую системы. Списывается излишне учтенная позиция, оприходуется недостающая. Важно отразить расхождение именно как пересортицу, а не как отдельные недостачу и излишек: это влияет на финансовый результат и налогообложение. Так оформление пересорта закрывается в обеих системах, складской и бухгалтерской, одним пакетом документов.
Когда возможен взаимозачет
Зачесть недостачу излишком можно только при одновременном соблюдении четырех условий. Расхождения выявлены за один и тот же проверяемый период. Они числятся за одним и тем же материально ответственным лицом. Речь идет о товарах одного наименования, различающихся сортом, цветом, размером или иной характеристикой. Количества недостачи и излишка тождественны.
Если хотя бы одно условие не выполняется, зачет невозможен: недостача и излишек оформляются раздельно. Недостача списывается или взыскивается с виновного, излишек приходуется как внереализационный доход. Стоит помнить, что в Налоговом кодексе понятия «пересортица» нет, поэтому при проверках налоговые органы уделяют зачетам особое внимание: пакет документов должен быть полным.
Документы по пересортице
Сличительная ведомость
Расхождения, выявленные при инвентаризации, фиксируются в сличительной ведомости: для товарно-материальных ценностей применяется унифицированная форма ИНВ-19 или собственная форма организации. Именно данные ведомости становятся основанием для акта пересортицы.
Акт о пересортице
Обязательные реквизиты: название документа, дата и место составления; состав комиссии; данные о материально ответственном лице; описание недостающего товара (наименование, артикул, количество, учетная цена) и излишков по той же схеме; указание на связь недостачи и излишков как пересортицы; подписи членов комиссии и материально ответственного лица.
Объяснительная записка
Составляется сотрудником, чьи действия привели к пересорту, с описанием обстоятельств ошибки и предложениями, как не допустить повторения.
Приказ руководителя о зачете
Завершает оформление и дает бухгалтерии основание провести взаимозачет.
Чем может помочь сервис Складолог
Складолог – современное решение для оптимизации складских операций и минимизации ошибок, включая пересортицу. Система исключает ручной ввод данных на ключевых этапах.
Приёмка товара: сканирование штрихкода гарантирует точное соответствие полученного товара накладной поставщика. Система сразу предупредит о несоответствии артикула или количества.
Размещение: терминал подскажет кладовщику точную зону для каждого артикула согласно правилам адресного хранения, исключая размещение не в том месте.
Отбор заказов: программа направляет сотрудника строго по маршруту, требует сканирования штрихкода перед отбором, предотвращая взятие неверной позиции.
Инвентаризация: проведение контрольных проверок упрощено, возможны выборочные инвентаризации по зонам или категориям. Данные сканирования мгновенно сверяются с учётными.
Автоматическое ведение учёта в реальном времени по каждой позиции сводит к минимуму вероятность незамеченных расхождений. Внедрение инструментов Складолога значительно повышает точность операций, снижает потери от пересортицы, экономит время на поиск и исправление ошибок.
Оптимизируйте склад без лишних вложений, долгого обучения персонала и освоения сложных программ.
Читать еще:
Прогнозирование спроса задачи методы этапы
Роботизированный склад нужно ли это вашему бизнесу
Система учета на складе как организовать без внедрения wms и выбрать подходящее по
