Приходный ордер М-4
Поступление товарно-материальных ценностей на склад требует обязательного документального подтверждения. Этот процесс обеспечивает порядок в складском хозяйстве и бухгалтерском учёте. Одним из ключевых первичных документов для фиксации таких операций выступает приходный ордер по форме М-4. Его правильное оформление лежит в основе точного учёта материальных активов организации.
Функции и назначение
Приходный ордер М-4 служит основанием для оприходования материальных ценностей, поступающих от поставщиков или из производства. Он подтверждает факт получения товара, его наименование, количество, стоимость. Без этого ордера бухгалтерия не может принять активы к учёту, а склад – официально отразить их поступление.
Основное назначение формы – оформление материалов, не имеющих расхождений с данными сопроводительных документов поставщика. Если при приёмке обнаруживается несоответствие по количеству или качеству, применяется иной документ – акт о расхождениях ТОРГ-2.
Требования к оформлению
Оформление приходного ордера должно соответствовать установленным правилам. Типовой бланк формы М-4 был утверждён Постановлением Госкомстата России. Хотя с 2013 года использование унифицированных форм не является строго обязательным, организация вправе применять этот привычный и детализированный документ. Его нужно закрепить в учётной политике.
Заполнение обычно возлагается на материально ответственное лицо, принимающее ценности на склад. Это может быть кладовщик или начальник склада. Ордер должен быть подписан этим сотрудником. После передачи в бухгалтерию документ заверяется подписью бухгалтера.
Пошаговый процесс оформления
Заполнение бланка происходит в определённой последовательности. Весь процесс можно разделить на несколько логических этапов.
Рассчитать результаты внедрения
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Заполнение “шапки” и таблицы 1
В верхней части указываются реквизиты организации и структурного подразделения (склада). Обязательно проставляется номер ордера по журналу регистрации, дата его составления. Код по ОКПО можно найти в регистрационных документах предприятия.
В первую таблицу вносят сведения о поставщике: его наименование, адрес, банковские реквизиты. Обязательно указываются номер, дата сопроводительного документа, на основании которого поступают материалы (например, накладная).
Таблица 2
Это основная часть, где детализируется информация о поступающих ценностях. Каждый вид материала записывается отдельной строкой.
Требуемые данные:
- Номенклатурный номер, наименование товара.
- Единица измерения, её код по классификатору ОКЕИ.
- Сведения о количестве: заказанное, принятое фактически, сумма.
- Цена за единицу, общая сумма по позиции.
Всего в бланке предусмотрено шесть строк для записи материалов. Если позиций больше, заполняется несколько ордеров или используется свободное место на обратной стороне.
Оборотная сторона
Предназначена для продолжения таблицы с перечнем материалов. Она дублирует структуру таблицы с лицевой стороны. После переноса всех данных на обеих сторонах подводятся итоги: общее количество принятых ценностей, их суммарная стоимость.
Грамотное оформление приходного ордера М-4 обеспечивает надёжный учёт материальных потоков. Документ служит связующим звеном между складом и бухгалтерией, гарантируя точность данных.
Бланк и образец заполнения приходного ордера
Для работы необходим актуальный бланк. Форма М-4 остаётся неизменной с момента её утверждения. Скачать чистый бланк в формате Word или Excel можно на многих профильных ресурсах. Чтобы избежать ошибок, полезно изучить готовый пример. Образец заполнения приходного ордера наглядно демонстрирует, как вносить данные о поставщике, товаре и итоговые суммы.
Типичные ошибки при оформлении, способы их предотвращения
На практике при заполнении ордера могут возникать неточности. Их своевременное выявление предотвращает проблемы в учёте.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Основные ошибки:
- Несоответствие данных в ордере и в документах поставщика.
- Отсутствие подписи материально ответственного лица.
- Неверный расчёт итоговых сумм.
- Указание неполных или ошибочных реквизитов поставщика.
Для предотвращения ошибок необходимо тщательно сверять информацию с сопроводительными документами. Двойная проверка расчётов и реквизитов перед подписанием повышает надёжность документа.
Альтернативные варианты документального оформления поступления материальных ценностей
Форма М-4 – не единственный способ оформления. Организация вправе разработать собственный бланк, но он должен содержать все обязательные реквизиты первичного учётного документа. Альтернативой может служить универсальный передаточный документ, совмещающий функции накладной и счета-фактуры.
Если при приёмке выявлена недостача или брак, применение формы М-4 неправомерно. В такой ситуации составляется акт, фиксирующий расхождения.
Как автоматизировать работу с документами
Ручное заполнение бланков отнимает время, повышает риск ошибок. Современные технологии позволяют оптимизировать этот процесс. Специализированное программное обеспечение для управления складом исключает необходимость в постоянном заполнении бумажных форм.
Сервис Складолог предлагает решение для автоматизации складского учёта. Он позволяет формировать все необходимые документы в несколько кликов. Вместо рутинного заполнения бланков вручную вы создаёте документ на основе электронных данных о поступлении. Сервис автоматически подставляет реквизиты организации и поставщика, перечень товаров, цены, рассчитывает итоги, создаёт отчёты. Это ускоряет работу, сводит к нулю арифметические ошибки, обеспечивает безупречный документооборот между складом и бухгалтерией. Вы всегда имеете доступ к актуальным данным, можете вернуться к архиву и быстро найти любой документ за нужный период.
Протестируйте все функции сервиса бесплатно в течение 14 дней.
