Проблемы в работе с товарными запасами: как их избежать
Эффективность контроля товарных запасов напрямую влияет на доходы магазина. Если товар исчезает с полок — это упущенная прибыль. А вот избыточные запасы напротив — «замораживают» оборотный капитал. Нераспроданный товар часто идет под списание из-за истекшего срока годности.
Классификация товарных запасов
Товарные запасы — это ассортимент продукции, отложенный на хранение на складе до момента продажи. В организациях сферы услуг – это расходные материалы, комплектующие и запасные детали (например, в салоне красоты – косметика. краска для волос).
По назначению их делят на четыре группы:
• операционные — материалы для ежедневных продаж;
• резервные (страховые) — на случай дефицита товара;
• сезонные — покрывают всплески спроса в пиковые периоды;
• специальные (целевые) — для конкретных мероприятий или VIP-покупателей.
Оценка объёма товарных остатков ведётся тремя способами: в натуральных единицах (например, 150 пачек печенья), в денежном выражении (например, стоимость всего склада — 750 000 ₽), во временных интервалах (скажем, запас печенья рассчитан на три дня продаж).
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Методы управления товарными запасами:
– опытно-статистический: анализ накопленных данных об обороте и сезонных колебаниях;
– экспертный: оценка будущих потребностей на основании прогноза специалистов;
– пропорционального отклонения: сопоставление фактических остатков со средними величинами за прошедший период;
– технико-экономический: расчёт нормативов по каждой товарной группе с учётом закупочных, логистических и складских затрат.
Расчёт срока покрытия
Для определения, на сколько дней хватит текущего запаса, остаток делят на среднесуточный расход. Если не хватает до следующей поставки, запускают ускоренную заявку поставщику. При избытке выясняют причины (ошибки планирования, низкий спрос) и запускают программы стимулирования сбыта.
Контроль оборачиваемости
Коэффициент оборачиваемости рассчитывают как отношение объёма продаж за период к средней величине запасов. Высокий коэффициент говорит об оперативном движении товаров, низкий — о риске затоваривания.
Системы мониторинга и автоматизация
• Метод «красной черты»: при достижении заданного минимума система автоматически формирует заявку на пополнение.
• Двухкорзинная (двухсекционная) схема: склады делятся на «рабочую» и «резервную» секцию; при опустошении первой остаток берётся из второй, а «рабочий» сектор тут же заказывается заново.
• ABC- и XYZ-анализ: выделение в группе товаров самых важных позиций (по объёму продаж или по стабильности спроса) для приоритетного контроля.
Документальный учёт
– Вручную: карточки ТОРГ-28 или аналогичные формы. Подходит при небольшом ассортименте.
– Автоматизировано: специализированные программы (ERP/1С и др.) дают мгновенный отчёт об отклонениях от норм, помогают планировать закупки и оптимизировать складские операции.
Взаимодействие с поставщиками и внутренние переналадки
• Регулярный анализ договоров и условий поставок (сроки, минимальные объёмы, штрафы за просрочку).
• Внутренние перемещения между складами и магазинами для выравнивания остатков и уменьшения логистических затрат.
С 2021 года учёт товарных запасов в России ведётся по новым правилам — ФСБУ 5/2019 «Запасы». Переход на этот стандарт позволяет унифицировать учёт и получать более достоверные данные для управления.
Ручное управление и учет в Excel
Ручное управление товарными запасами в Excel может быть эффективен для небольшого бизнеса. Ключевые действия: отслеживание движения, прогнозирование и анализ запасов с помощью формул и шаблонов.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Использование программ складского учета
Складские системы автоматизируют учёт и управление запасами в реальном времени. Отслеживает приемку, отгрузку, перемещения, инвентаризацию со сканером, контроль серийных номеров, сроков годности. Они формируют отчёты, помогают выстроить точные закупки и продажи.
Ключевые функции программ:
• учёт остатков: мониторинг наличия, характеристик товара (цена, срок годности, серия);
• автоматизация операций: приёмка, отгрузка, списание, пересортица;
• управление заказами: автозаявки поставщикам по детективу остатков и прогнозам, приёмы предзаказов клиентов;
• документооборот: автоматическая печать накладных, ордеров и счет-фактур;
• аналитика: отчёты и графики для планирования закупок и оценки эффективности;
• мультисклад: единство базы для филиалов и учёт межскладских перемещений.
Варианты решений
Базовые учётные системы — только приём-отгрузка и отчёты.
WMS-приложения — полный контроль логистики, задач и маршрутов сотрудников.
Облачные платформы — доступ из любого места через интернет без установки софта.
GMROI: формула и значение
GMROI (рентабельность товарных запасов) — это финансовый показатель, который измеряет, сколько прибыли приносит каждый вложенный в запасы рубль.
Формула расчета: GMROI = Валовая прибыль / Средняя стоимость запасов. Значение GMROI, превышающее1, означает, что запасы приносят прибыль. А чем оно выше, тем эффективнее бизнес управляет запасами и получает доход.
Оборачиваемость товарных остатков: формулы и нюансы
Оборачиваемость запасов отражает, как быстро товары реализуются и снова пополняются. При этом важны два показателя:
Коэффициент оборачиваемости — показывает, сколько раз средний уровень запасов «пробежал» за отчётный период (обычно год).
Формула:
Оборачиваемость = Объём продаж / Средний запас
где Объём продаж может браться в виде общей выручки или себестоимости проданного, а Средний запас = (Остаток на начало периода + Остаток на конец) / 2.
Оборачиваемость в днях – показывает, за сколько календарных дней в среднем реализуется имеющийся товар.
Два способа расчёта:
Дни = (Средний запас × Число дней в периоде) / Объём продаж
Дни = 365 / Коэффициент оборачиваемости
Как рассчитать средний товарный запас
Средний уровень запасов можно определить двумя способами:
Упрощённый — складывают остатки на начало и на конец периода и делят сумму на два.
Детальный — суммируют ежедневные остатки и делят на число дней в периоде.
Простой метод удобен при краткосрочном анализе (неделя–месяц), а подробный – когда нужно сгладить разовые всплески закупок или распродаж.
Упрощённая формула применяют для быстрого подсчёта среднего запаса за одну-две недели или за календарный месяц.
Средний запас = (Остаток в начале периода + Остаток в конце периода) / 2
Например:
На складе 1-го числа находилось 200 шт. продукции, к 30-му их осталось 260 шт. Средний запас = (200 + 260) / 2 = 230 шт.
Более детальный расчёт (на основе ежедневных остатков)
Применяют, если в середине отчётного периода наблюдаются резкие колебания запасов.
Формула:
Средний запас = (S₁ + S₂ + … + Sₙ) / n
где S₁…Sₙ – остатки товара на каждый день, n – число дней в периоде.
Пример: в течение 10 дней на складе ежедневно фиксировали остатки:
120, 110, 130, 125, 115, 140, 135, 145, 150, 155 шт.
Сумма = 1 325, делим на 10 → в среднем 132,5 шт.
Вместо ежедневных сводок можно брать точки учёта на начало каждого месяца и на конец периода.
Например, для полугодия:
(Остаток на 1 янв + Остаток на 1 фев + … + Остаток на 1 июл + Остаток на конец июня) / 7
Ошибки при расчете и интерпретации товарных запасов
Не учитывать сезонность при планировании запасов – большая ошибка. Из-за этого компании получают либо слишком большой, либо недостаточный объём товара на складе. Это ведет к издержкам.
Основные минусы игнорирования сезонности
• Нехватка товара в пиковый период
Когда прогноз составлен без учёта роста спроса в сезон распродаж или праздников, склады быстро опустевают. Это – причина потерянных сделок.
• Избыточные остатки в «тихое» время
При непрогнозируемом снижении спроса после пика возникает переизбыток продукции. В итоге она простаивает, требует дополнительных затрат на хранение и может устареть.
• Искажённое прогнозирование
Неверная картина потребностей на следующий период.
• Неточные показатели эффективности
Показатели оборачиваемости, среднего запаса и других KPI при расчёте «вслепую» не отражают реальной картины. Это ведет к ошибкам в работе менеджеров.
Как избежать типичных просчётов
Включать сезонность в прогноз. Собирайте и анализируйте историю продаж по месяцам, неделям и дням, чтобы выявить повторяющиеся пики и провалы спроса.
Гибко корректировать параметры. Пересматривайте точку заказа и уровень страхового запаса в зависимости от текущих продаж и прогноза на следующий сезон.
Интегрировать ABC/XYZ-анализ. Разделяйте товары не только по объёму продаж (ABC), но и по предсказуемости спроса (XYZ). Это поможет точнее настраивать параметры для каждой категории.
Проводить периодический ревью. Ежеквартально или по завершении сезона сверяйте фактические данные с прогнозом, выявляйте отклонения и корректируйте модели для будущих расчётов.
Оптимизация товарных запасов
Объёмы продукции на складах надо регулярно соотносить с реальными потребностями рынка. Это сократит расходы на хранение, поможет избежать просрока, а освободившиеся средства можно направить в оборот. В основе оптимизации – аналитические приёмы (ABC- и XYZ-анализы) и автоматизированные системы учёта.
Методы оптимизации
ABC-анализ: классификация по доле в общей выручке — от наиболее приоритетных (группа A) до наименее значимых (C).
XYZ-анализ: сегментация по стабильности спроса — от равномерно потребляемых (X) до «капризных» позиций с непредсказуемым спросом (Z).
Прогнозирование продаж: применение исторических данных, сезонных и маркетинговых факторов для предсказания будущего спроса.
Внедрение складских систем: ПО автоматически отслеживает остатки, рассчитывает точки заказа и формирует заявки поставщикам.
