Складской учет для службы хаускипинга: контроль белья, инвентаря и расходников
Служба хаускипинга — самый «расходный» отдел в отеле. Через неё ежедневно проходят бельё, полотенца, халаты, моющие средства, гостевые наборы, хозяйственный инвентарь и оборудование. Именно здесь материалы быстрее всего изнашиваются, теряются и списываются, а перерасход долго остается незаметным. При этом во многих отелях складской учет хаускипинга либо отсутствует как система, либо ведётся формально и не позволяет управлять затратами.
Без выстроенного учета служба хаускипинга начинает работать «по ощущениям». Закупки делаются с запасом, нормы не контролируются, инвентаризация превращается в стресс, а причины потерь остаются неясными. В этой статье разберём, как организовать складской учет именно внутри службы хаускипинга, какие ТМЦ учитывать, как выстроить контроль белья, инвентаря и расходников и почему автоматизация здесь особенно важна.
Что входит в склад службы хаускипинга
Склад хаускипинга — это не один шкаф или кладовая, а система хранения, через которые проходит имущество: постельное бельё, полотенца, халаты и другой мягкий инвентарь. Все это требует учета износа и регулярного списания. Отдельную группу составляют хозяйственные товары и расходники: моющие средства, салфетки, губки, перчатки, мусорные пакеты, гостевая косметика. Они быстро расходуются и без норм легко выходят из-под контроля. В складе хаускипинга учитывается также оборудование и инвентарь горничных — тележки, швабры, ведра, дозаторы, пылесосы. Эти позиции редко списываются, но часто теряются, если не закреплены за конкретными сотрудниками.
Как должен быть организован склад хаускипинга
Эффективный склад хаускипинга начинается не с программы, а с порядка. Пространство должно быть зонировано по логике использования. Бельё отдельно от химии, расходники отдельно от оборудования. Такое разделение упрощает контроль, снижает пересортицу, ускоряет работу персонала.
Важный элемент — закрепление ответственности. За склад хаускипинга должен отвечать конкретный сотрудник, чаще всего это старшая горничная или руководитель службы. Доступ к складу не должен быть общим. Чем больше людей бесконтрольно берут материалы, тем выше потери. Даже в небольшом отеле стоит определить, кто имеет право получать ТМЦ и фиксировать их движение.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Учет белья в службе хаускипинга
Бельё — самая сложная категория для учета. Оно постоянно движется между складом, номерным фондом и прачечной, изнашивается и постепенно выбывает из оборота. Учет начинается с поступления. Важно фиксировать количество, тип и дату ввода в эксплуатацию, чтобы в дальнейшем можно было оценивать срок службы.
Выдача белья должна отражаться в учете, даже если она происходит ежедневно. Возврат из прачечной — это не просто «вернулось», а подтверждение того, что бельё осталось в обороте. Списание должно происходить по понятным причинам. Это может быть физический износ, повреждение, утеря. Для этого используются нормативы износа, которые позволяют отличить естественные потери от проблем в организации работы.
Учет инвентаря и оборудования
Инвентарь и оборудование хаускипинга требуют персонального подхода. Лучшей практикой является закрепление таких предметов за конкретными сотрудниками или сменами. Это не означает жёсткий контроль, но позволяет быстро понять, где находится оборудование и кто за него отвечает.
Учет ведётся поштучно с указанием состояния и даты выдачи. При смене персонала или перераспределении обязанностей важно фиксировать возврат. Такой подход резко снижает количество «потерянных» тележек, швабр и других предметов, которые сложно списать, но легко не заметить.
Контроль расходников: как избежать перерасхода
Расходники — основная зона скрытых потерь. Когда нет норм, сотрудники берут «на глаз», а перерасход объясняется высокой загрузкой. Учет расходников строится на нормировании. Важно прописать, сколько единиц должно уходить на номер, смену или день при определённой загрузке. Фактическое потребление сравнивается с нормативным. Если отклонения повторяются, это сигнал либо о некорректных нормах, либо о проблемах в работе. Такой контроль позволяет управлять расходами без давления на персонал и постоянных конфликтов.
Инвентаризация в службе хаускипинга
Инвентаризация в хаускипинге должна проводиться регулярно, а не только перед проверками. Частота зависит от объёмов и текучести. Для белья и расходников — чаще, для оборудования — реже. Типовые расхождения возникают из-за невозврата белья из прачечной, списаний задним числом и отсутствия фиксации перемещений. Если учет выстроен корректно, инвентаризация подтверждает данные.
Почему Excel не подходит для учета хаускипинга
Excel кажется вполне удобным инструментом на старте. Но быстро перестает справляться с задачами хаускипинга. В таблицах сложно вести историю движения, контролировать нормы и анализировать отклонения. Ошибки при ручном вводе накапливаются. При инвентаризации выясняется, что данные не отражают реальность. Кроме того, Excel не даёт прозрачности для руководства. Чтобы понять ситуацию, нужно собирать файлы, сверять версии и тратить время на ручной анализ.
Как автоматизация упрощает учет службы хаускипинга
Автоматизированный учет превращает склад хаускипинга в управляемую систему. Все движения ТМЦ фиксируются, видно, кто и когда получил материалы, какие списания произошли и где возникают отклонения от норм. Руководитель службы получает отчеты по сотрудникам и сменам, а бухгалтер — корректные данные для учета затрат. Аналитика потерь позволяет принимать управленческие решения: пересматривать нормы, оптимизировать закупки и снижать перерасход без ущерба для качества сервиса.
Частые ошибки в учете хаускипинга
Самая распространённая ошибка — отсутствие норм расхода. Без них невозможно понять, где заканчивается нормальная работа и начинается перерасход. В результате любые отклонения воспринимаются как «особенности загрузки», а реальные потери остаются незаметными.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Вторая ошибка — попытка вести «общий склад» без разграничения ответственности. Когда ТМЦ получают разные сотрудники без фиксации, учет быстро становится формальным, а причины потерь невозможно установить.
Третья ошибка — списания задним числом. Когда списания делаются разово «по итогам инвентаризации», учет перестаёт отражать реальную картину. Это искажает данные, мешает анализу и провоцирует конфликты между службами.
Четвёртая ошибка — отсутствие учета движения между складом, номерным фондом и прачечной. Бельё и инвентарь «застревают» между зонами ответственности, и никто не может точно сказать, где именно произошла потеря.
Складолог — учет хаускипинга без сложных WMS
Складолог — это сервис складского учета, который подходит для службы хаускипинга без внедрения сложных WMS-систем. Платформа позволяет учитывать бельё, инвентарь и расходники, фиксировать движение ТМЦ, контролировать нормы и видеть остатки в реальном времени. Учет ведется через браузер или мобильное приложение, что удобно для работы непосредственно в службе хаускипинга.
Складолог помогает сделать учет прозрачным и управляемым, сократить потери и упростить контроль без перегрузки персонала. Если вы хотите навести порядок в складе хаускипинга и перейти от ручного контроля к системе, имеет смысл посмотреть, как Складолог решает эти задачи на практике.
