Списание мягкого инвентаря до окончания срока службы: как правильно оформить и избежать претензий

Постельное белье, махровые изделия, халаты и другой мягкий инвентарь в отелях и учреждениях — материальные запасы, срок использования которых обычно рассчитывается исходя из нормативов. Раньше такими документами в сфере медицины руководствовались согласно приказу Минздрава СССР №710 от 15.09.1988 года, однако его действие отменено 17.03.2023. Это значит, что единые федеральные нормы износа мягкого инвентаря сегодня отсутствуют, а организация имеет право самостоятельно определять срок эксплуатации или руководствоваться регламентами учредителя/региона.

При этом важно понимать: если вещь физически изношена, потеряла функциональность или дальнейшее использование небезопасно, её можно списать даже до истечения ранее утвержденного срока. Основанием является не возраст вещи, а факт утраты потребительских свойств.

Когда допускается досрочное списание

Ситуации, когда инвентарь выходит из строя раньше нормативного срока, встречаются нередко. Причины могут быть разными: производственный брак, усиленная эксплуатация, повреждения, частые стирки, непредвидённые ситуации (залины, порчи химреактивами, действия гостей и персонала).

Списание возможно, если:

• предмет более не может выполнять свою функцию;

• восстановление экономически нецелесообразно;

• вещь испорчена и дальнейшее использование не соответствует санитарным требованиям;

• износ подтверждён комиссией.

Важное условие — обоснование причин, чтобы избежать вопросов со стороны контролирующих органов.

Калькулятор онлайн

Посчитайте сколько денег вы теряете на текущих мощностях

Заказы в день, ед.

Текущий mispick, % кол-во ошибок

Время сборки до, мин

Рассчитать

Рассчитать результаты внедрения

• 87%

  
  видят результат в первый месяц
• 31%

  
  среднее сокращение издержек
• 42%

  
  рост скорости операций
• 18%

  
  увеличение оборота

Как оформить списание правильно

Процесс включает несколько обязательных этапов.

1. Создание комиссии по учёту и выбытию имущества.
   Она оценивает состояние инвентаря, фиксирует факт непригодности и принимает решение о списании.

2. Проведение инвентаризации.
   Оформляется Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439), затем составляется Инвентаризационная опись (ф. 0510466) и Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

3. Оформление решения о прекращении признания объектов активами.
   Используется форма 0510440, на её основании составляют документы о списании.

4. Создание акта списания.
   В зависимости от ситуации применяются формы:
   • ф. 0504143 — для мягкого и хозяйственного инвентаря;

   • ф. 0510460 — для материальных запасов.

Чтобы списание не вызвало замечаний, желательно приложить фото повреждений, заключение комиссии, записи о ремонтах, указать невозможность дальнейшего использования по назначению.

Если вещь была некачественной изначально — правильно предъявить претензию поставщику. Если порча произошла по вине персонала — допускается удержание с виновных или взыскание ущерба.

Как облегчить управление учётом и списанием инвентаря — решение со Складологом

Ручной документооборот, бумажные ведомости и Excel нередко приводят к путанице: данные обновляются медленно, сложно отследить движение каждой единицы мягкого инвентаря, а инвентаризация превращается в марафон из сверок.

Систематизируйте работу вашего склада

Скачайте бесплатный набор «10 готовых шаблонов для эффективного учета» и наведите порядок уже сегодня

• 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
• 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
• 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров

Скачать все шаблоны бесплатно в Телеграм Скачать бесплатно

Внедрение сервиса Складолог помогает полностью автоматизировать процесс:

• фиксируются поступления, перемещения между подразделениями, списания;

• легко создавать акты списания по утверждённым формам — без ручного ввода;

• фотофиксация повреждений и комментарии комиссии хранятся внутри системы;

• в карточке инвентаря отмечается дата ввода в эксплуатацию, ремонты, срок службы;

• система напоминает о необходимости ревизии и формирует отчёты по остаткам.

Складолог помогает:

• избежать потерь и недостач,

• видеть остатки и статус каждой позиции в реальном времени,

• проводить инвентаризацию быстрее,

• уменьшить риск споров с проверяющими.

Сервис особенно полезен для гостиниц, медицинских учреждений, санаториев, школ-интернатов — везде, где есть мягкий инвентарь с жизненным циклом и высокой степенью износа.

Итог

Списать мягкий инвентарь до нормативного срока можно — если вещь утратила полезные свойства, что подтверждено комиссией и оформлено документально. Правильно проведённая инвентаризация, акты и прозрачный учет помогут избежать претензий и финансовых рисков.

Чтобы этот процесс стал быстрым и удобным, имеет смысл внедрить автоматизацию. Сервис Складолог берёт на себя контроль остатков, оформление документов, фиксацию движений и экономит время сотрудников.

Своевременное списание — это не просто обязательная формальность, а часть грамотного управления ресурсами и экономики предприятия.