Списание товара: причины, порядок и оформление

Торговые организации сталкиваются с ситуациями, когда часть материальных ценностей теряет свои потребительские свойства и должна быть списана. Правильное оформление таких операций помогает избежать претензий со стороны контролирующих органов и точно оценивать финансовые результаты.

Что это такое?

Списание товара – это процедура исключения материальных ценностей из бухгалтерского учёта с отнесением их стоимости на расходы организации. В отличие от обычной реализации, где продукция переходит к покупателю, при списании товар физически выбывает из оборота без получения выручки.

Эта операция должна производиться при полной или частичной потере потребительских свойств, что делает невозможным дальнейшее использование или продажу. Процедура списания влияет на достоверность учёта, позволяет точно определить реальную стоимость товарных остатков и финансовый результат деятельности компании.

Почему требуется?

Основные причины списания товара включают:

• Истечение срока годности – характерно для продуктов питания, лекарств, косметики, бытовой химии. Реализация просроченной продукции законодательно запрещена.
• Бракованный/некачественный товар – выявляется при инвентаризации или в случае возврата покупателем.
• Порча или повреждение – возникают при нарушении условий хранения, транспортировки или неправильном обращении с грузом.
• Недостачи, кражи – выявляются в процессе инвентаризации.
• Моральное устаревание – потеря актуальности, характерная для сезонных товаров и технологичных устройств.
• Использование в собственной деятельности – когда товар передаётся для нужд самой организации.
• Безвозмездная передача – например, предоставление рекламных образцов партнёрам или клиентам.

Каждая причина требует документального подтверждения и правильного отражения в учёте. Например, порча продукции должна быть зафиксирована актом с указанием конкретных обстоятельств и виновных лиц при их установлении.

Законодательное регулирование

Процедуру списания регулируют несколько нормативных актов: Федеральный закон №402-ФЗ “О бухгалтерском учёте”, Гражданский кодекс РФ (статьи 469-472), ФСБУ 5/2019 “Запасы”, Налоговый кодекс РФ (Глава 25).

С 1 января 2013 года унифицированные формы первичных документов не являются обязательными к применению, но они должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в законе №402-ФЗ. Организации могут разрабатывать собственные формы документов, утверждая их в учётной политике.

При списании позиций необходимо соблюдать принцип экономической обоснованности расходов. Все операции должны иметь документальное подтверждение, быть направлены на получение доходов. В противном случае налоговые органы могут не признать расходы при расчёте налога на прибыль.

Как списать товар?

Процедура состоит из нескольких этапов:

1. Выявление позиций, подлежащих списанию.
2. Создание комиссии приказом руководителя.
3. Оформление необходимых документов.
4. Принятие решения о списании.
5. Непосредственное списание с отражением в учёте.

Комиссия обычно включает не менее трёх человек: представителя администрации, материально ответственного лица, специалиста для оценки состояния продукции. Для некоторых категорий могут потребоваться узкие специалисты, например, технолог для продуктов питания или товаровед для промышленных товаров.

Как правильно оформить

Комиссия оценивает состояние запасов, определяет причины, виновных лиц (при наличии), составляет соответствующие акты. При их оформлении необходимо подробно описать характеристики описываемой продукции: наименование, артикул, количество, стоимость. Указывается точная причина списания, предложения по дальнейшему использованию (утилизация, уничтожение, возврат поставщику). Акт подписывают все члены комиссии, а утверждает руководитель организации.

Документы

Основные документы для оформления:

• Акт о списании по форме ТОРГ-16 – применяется для окончательного списания товаров, непригодных к реализации.
• Акт по форме ТОРГ-15 – используется для позиций, которые после уценки еще можно реализовать.
• Накладная М-15 – оформляется при передаче товаров в качестве рекламных образцов.
• Накладная ТОРГ-13 – применяется для внутреннего перемещения запасов.
• Инвентаризационные описи (ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-26) – составляются при выявлении недостач.

Каждый документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование, дату составления, содержание факта хозяйственной жизни, измерители, наименования должностей лиц, ответственных за совершение сделки.

Проводки

Бухгалтерский учёт операций предполагает использование различных проводок в зависимости от причин:

• Дт 94 Кт 41 – списание испорченных, устаревших товаров.
• Дт 73 Кт 94 – списание на виновное лицо.
• Дт 91 Кт 94 – списание при отсутствии виновных лиц.
• Дт 44 Кт 41 – списание товаров как промо-образцов.
• Дт 90 Кт 41 – списание себестоимости при реализации.

Чтобы правильно списать продукцию, нужно учитывать сумму НДС, ранее принятую к вычету. Если товары испорчены или утрачены, соответствующая сумма НДС подлежит восстановлению. Это отражается проводкой Дт 94 Кт 68.

Примеры из практики

Пример 1. Аптека выявила просроченные лекарства. Комиссия составляет акт по форме ТОРГ-16, после чего препараты утилизируются. В учёте делается запись: Дт 94 Кт 41 – отражена стоимость просроченных лекарств; Дт 91 Кт 94 – стоимость списана на прочие расходы.

Пример 2. При инвентаризации в магазине обнаружена недостача продуктов питания. Виновные не установлены, недостача в пределах норм естественной убыли. Проводка: Дт 44 Кт 94 – недостача списана в пределах норм.

Пример 3. Склад списывает испорченные продукты питания. Создаётся комиссия, которая составляет акт о порче. Если виновное лицо установлено, стоимость продуктов удерживается из заработной платы. При отсутствии виновных лиц убыток списывается на финансовые результаты.

Непригодная продукция, неликвиды

Списание товара, пришедшего в негодность, требует особого внимания. К неликвидам относятся позиции, которые не продаются длительное время, теряют товарный вид или устаревают. Такая продукция может быть утилизирована, продана, как уценка, или списана. В учёте неликвиды отражаются как прочие расходы.

Важно различать утилизацию и уничтожение: утилизация означает переработку для дальнейшего использования, уничтожение – физическую ликвидацию.

При списании неликвидов необходимо учитывать возможность их частичного использования. Например, запчасти от неисправного оборудования могут быть использованы для ремонта другой техники. Это позволяет минимизировать потери от списания.

Образцы и недостача

Образец товара, передаваемый партнёрам или используемый для дегустаций, нужно списывать особым порядком. Их передача оформляется накладной М-15 или ТОРГ-13. Расходы на образцы, переданные партнерам, не уменьшают налогооблагаемую прибыль, так как не считаются рекламными расходами. В то же время расходы на дегустации могут учитываться как рекламные, но в размере не более 1% от выручки.

Недостача выявляется в процессе инвентаризации и оформляется соответствующими актами. При установлении виновных лиц стоимость недостачи взыскивается с них. Если виновные не найдены, убытки могут списываться на финансовые результаты организации. Нормы естественной убыли утверждаются отраслевыми министерствами и зависят от вида товара, условий хранения, времени года. Списание в пределах этих норм не требует поиска виновных лиц и оформляется обычным порядком.

Учёт списанных позиций при продаже

При реализации уценённых или переработанных товаров важно правильно отражать операции в учёте. Например, при продаже уценённой продукции делаются проводки:

• Дт 62 Кт 90.1 – отражена выручка от продажи.
• Дт 90.2 Кт 41 – списана себестоимость товаров.
• Дт 90.3 Кт 68 – начислен НДС с реализации.

Если товар был ранее уценён, разница между первоначальной и уценённой стоимостью списывается на расходы в момент уценки. При последующей продаже списывается уже уценённая стоимость.

Особого внимания требует учёт запасов, списанных вследствие порчи, но затем переработанных и реализованных по сниженной цене. В этом случае расходы на переработку увеличивают себестоимость, а выручка от реализации отражается в обычном порядке.

Часто задаваемые вопросы

Как списать товар, которого нет на складе?

Если позиции отсутствуют на складе, но числятся в учёте, необходимо провести оприходование, оформить результаты актом и только затем списать недостачу. Основанием для списания будет акт инвентаризации.

Следует заранее проверить возможность наличия товара в пути или на ответхранении. Также необходимо убедиться в правильности документооборота: возможно, продукция была реализована, но не отражена в учёте.

Как списание влияет на налоговый учёт?

В налоговом учёте стоимость списываемых товаров может учитываться в составе прочих расходов при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения. Однако по некоторым категориям (например, при утилизации неликвидов) налоговые органы могут не признавать эти расходы.

Для уменьшения налогооблагаемой базы необходимо иметь полный пакет документов, подтверждающих необходимость списания: акты комиссии, приказы, инвентаризационные описи. При списании в пределах норм естественной убыли необходимо ссылаться на утверждённые нормы для данного вида товаров.

Какие записи в бухгалтерском учёте создаются при списании?

Основные проводки: Дт 94 Кт 41 – отражение стоимости товаров, подлежащих списанию, Дт 73 Кт 94 – отнесение на виновное лицо, Дт 44 Кт 94 – списание в пределах норм (естественная убыль), Дт 91 Кт 94 – списание на прочие расходы при отсутствии виновных.

Дополнительно могут составляться проводки по восстановлению НДС: Дт 94 Кт 68. При списании товаров, использованных для собственных нужд, делается запись: Дт 08 (10, 26, 44) Кт 41.

Автоматизированный учёт для бизнеса

Ручное оформление операций по списанию продукции занимает много времени, а ошибки при введении данных – частая проблема? Значит, пора внедрить современную систему автоматизации складского учёта. Это упростит процедуру, обеспечит точность данных и сократит время на обработку операций.

Сервис Складолог предлагает комплексное решение для автоматизации складских процессов. С его помощью клиент может:

• Вести оперативный учёт товаров в режиме реального времени.
• Контролировать сроки годности, своевременно выявлять товары, подлежащие списанию.
• Формировать необходимые документы.
• Обеспечивать доступ к данным из любой точки без привязки к рабочему месту.

Программа минимизирует потери, позволяет правильно отражать операции в учёте, избегать претензий со стороны проверяющих органов, значительно сокращать время на обработку каждой операции, анализировать причины списаний, разрабатывать профилактические меры по снижению потерь от порчи или устаревания продукции.

Читать еще:

Текучка кадров на складе причины последствия и решения

Цсд на складе полное руководство по использованию и автоматизации

Управление остатками на складе

Управление товарными запасами на складе методы fifo fefo lifo