Учет по серийным номерам: как это работает
Учет по серийным номерам — это способ ведения склада, при котором система отслеживает не обезличенное количество товара, а каждую конкретную единицу: когда она поступила, где хранится, кому и когда отгружена. Вместо записи «телевизоров — 40 штук» в учете появляются 40 отдельных экземпляров, каждый со своей историей.
Такой учет строится на серийных номерах — уникальных идентификаторах, которые производитель присваивает каждому экземпляру (что это такое и чем серийный номер отличается от заводского, мы разобрали в отдельной статье). Здесь же — о практике: когда серийный учет нужен, что потребуется для внедрения и как он работает в ежедневных операциях.
Когда нужен учет по серийным номерам
Серийный учет оправдан там, где важна судьба каждой конкретной единицы, а не только общий остаток. Классические категории — электроника и бытовая техника, смартфоны и компьютеры, промышленное и медицинское оборудование, электроинструмент, ювелирные изделия, музыкальные инструменты и другие дорогие товары с гарантийными обязательствами.
без Excel и хаоса
- QR-код у каждого номера
- Горничные берут белье со склада в 2 клика
- Чек-листы по номерам и зонам
Быстрый запуск для отелей и гостиниц
Причины всегда одни и те же. Гарантия: при продаже техники серийный номер вписывается в талон, и без учета по номерам магазин не докажет, когда и кому продал конкретное устройство. Возвраты: по серийнику видно, что возвращаемый товар действительно куплен у вас, а не в соседнем магазине и не подменен. Претензии и брак: если производитель отзывает дефектную партию, найти попавшие в нее экземпляры можно только по номерам. Сервис: ремонтная история привязывается к устройству, а не к модели.
Обратная сторона — трудозатраты: каждый номер нужно ввести или отсканировать при каждой операции. Поэтому серийный учет не нужен расходным материалам, весовому и мерному товару, дешевым позициям с большим оборотом. Включать его «на всякий случай» для всей номенклатуры — типичная ошибка: скорость приемки и отгрузки падает, а пользы для недорогих позиций нет.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%рост скорости операций
-
18%увеличение оборота
Чем серийный учет отличается от партионного
Эти два подхода часто путают, потому что в учетных системах «серии» и «серийные номера» звучат похоже. Разница принципиальная.
Партионный учет (по сериям) отслеживает группы товара: партию одного выпуска, одной поставки, одного срока годности. Он используется там, где важно происхождение или срок годности группы товаров — например, для продуктов питания и лекарств.
Серийный учет отслеживает каждую единицу отдельно: один серийный номер — один экземпляр. Продать «любой товар из партии» уже нельзя — система требует указать конкретный серийный номер.
Выбор между ними определяется товаром. Технике с гарантией нужен серийный учет, скоропортящейся продукции — партионный. На практике многие склады совмещают оба подхода: партия фиксируется при приемке, а серийные номера — для дорогостоящих товаров внутри нее.
Что нужно для внедрения
Для запуска серийного учета достаточно трех составляющих.
1. Товароучетная система
В системе для нужной номенклатуры включается признак серийного учета. После этого она требует указывать серийные номера во всех документах, влияющих на остатки: приемках, перемещениях, отгрузках, возвратах и списаниях.
Базовое правило — количество серийных номеров всегда должно совпадать с количеством единиц товара на складе.
2. Способ ввода серийных номеров
На небольших объемах номера вводят вручную или сканируют камерой смартфона в мобильном приложении.
Если операций становится много, используют сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД). Поскольку серийные номера почти всегда продублированы штрихкодом, сканирование практически исключает ошибки ручного ввода.
3. Маркировка товаров без заводских номеров
Если производитель не присвоил товару серийный номер, а поштучный учет необходим, компания может сгенерировать собственные номера в учетной системе, распечатать этикетки и промаркировать каждую единицу при приемке.
Так поступают с изделиями ручной работы, комплектами и товарами без заводской маркировки.
Система серийных номеров: примеры
Единого стандарта серийных номеров не существует. Каждый производитель строит собственную систему кодирования, однако логика обычно одинакова: в номере зашифровываются место производства, дата выпуска и характеристики экземпляра.
- Серийные номера электроники. У техники Apple используется 12-символьный код, содержащий сведения о заводе, неделе выпуска и конфигурации устройства.
- IMEI. У смартфонов роль серийного номера часто выполняет IMEI — 15-значный идентификатор радиомодуля, уникальный для каждого аппарата.
- VIN. Автомобильный VIN состоит из 17 символов, в которых закодированы страна производства, производитель, модельный год и порядковый номер автомобиля.
- Собственные номера склада. Если компания генерирует номера самостоятельно, часто используется формат «префикс категории + год + порядковый номер», например
NB-2026-00347. Главное требование — уникальность и единый формат.
Как вести учет по серийным номерам
Шаг 1. Включение серийного учета
В карточках нужной номенклатуры включается признак учета по серийным номерам. Использовать его рекомендуется только для товаров, которым действительно требуется поштучное отслеживание.
Шаг 2. Приемка
При поступлении каждая единица товара сканируется, а серийные номера попадают в приходный документ. Если номеров нет, они генерируются системой и печатаются на этикетках прямо во время приемки.
Шаг 3. Хранение и перемещения
Все внутренние перемещения между складами и торговыми точками оформляются с указанием конкретных серийных номеров. Благодаря этому видно не только количество перемещенного товара, но и его конкретные экземпляры.
Шаг 4. Отгрузка и продажа
При продаже или отгрузке указываются серийные номера передаваемых товаров. Настроенная система не позволит отгрузить номер, которого нет в остатках, предотвращая пересортицу и подмены.
Шаг 5. Возвраты
По серийному номеру продавец мгновенно определяет, когда был продан товар, по какому документу и действует ли гарантия. Возврат чужого устройства становится невозможным.
Шаг 6. Инвентаризация
Во время инвентаризации пересчитываются не просто единицы товара, а сканируются конкретные серийные номера. Любое расхождение сразу указывает на определенный экземпляр, а не только на количество недостающего товара.
Типичные ошибки при внедрении
- Включение серийного учета для всей номенклатуры. Расходные материалы и дешевые товары только замедляют работу склада.
- Ручной ввод при больших объемах. Длинные буквенно-цифровые коды приводят к ошибкам и недостачам.
- Игнорирование проверки уникальности. Одинаковые комбинации могут встречаться у разных производителей, поэтому уникальность должна контролироваться в пределах конкретной номенклатуры.
- Отсутствие правил для собственных серийных номеров. Если порядок генерации и маркировки не регламентирован, сотрудники начинают использовать разные схемы, что приводит к ошибкам в учете.
