Описание кейса

Система управления складом «Складолог» значительно изменила подход фонда «Альтаф» к оказанию гуманитарной помощи. Она позволила оптимизировать распределение ресурсов, организовать четкий контроль над расходниками и улучшить внутренние процессы. О том, какие результаты удалось достичь, читайте в нашем кейсе.

О компании

Название: Благотворительный фонд «Альтаф»

Фонд «Альтаф» занимается предоставлением гуманитарной и медицинской помощи. Среди инициаторских проектов — донорские акции, поддержка людей с тяжелыми заболеваниями, оказание помощи людям с коронавирусом, закупка и распределение жизненно необходимых ресурсов. До сегодняшнего дня фонд оказал помощь более чем 10 349 людям. Организация включает более 30ти сотрудников и владеет несколькими складами, где соблюдается строгая система учета и разделения материалов.

Проблема

До внедрения системы «Складолог» управление складом благотворительного фонда «Альтаф» сталкивалось со множеством вызовов. Основные проблемы выглядели следующим образом:

Калькулятор онлайн

Посчитайте сколько денег вы теряете на текущих мощностях

Заказы в день, ед.

Текущий mispick, % кол-во ошибок

Время сборки до, мин

Рассчитать

Рассчитать результаты внедрения

• 87%

  
  видят результат в первый месяц
• 31%

  
  среднее сокращение издержек
• 42%

  
  рост скорости операций
• 18%

  
  увеличение оборота

Неупорядоченное хранение материалов: На складе отсутствовала четкая система разделения зон. Мешки с одеждой, продукты первой необходимости, медицинские расходники и канцелярия складировались хаотично. Это создавало трудности для сотрудников, которые тратили значительное время на поиск нужных вещей.

Трудности в учёте: Расходы и остатки не регистрировались автоматически. Любой учёт вёлся вручную, что мотивировало к ошибкам. Например, нередко происходили случаи, когда один из видов помощи оказывался в избытке, а остальные — в дефиците.

Срыв сроков гуманитарной помощи: Из-за сложности в нахождении нужных материалов фонд сталкивался с задержками. При организации помощи затягивались сроки доставки, так как не было оперативных данных об их остатках на складе.

Неудобная система учёта: Документы и папки с информацией о расходниках хранились в бумажном виде или в разрозненных таблицах. Чтобы найти нужную информацию о конкретной партии товаров или проверить остатки, сотрудникам приходилось перелистывать множество папок и документов. Это отнимало драгоценное время и создавало риск потери важных данных.

Увеличение нагрузки на сотрудников: При несогласованной системе организации склада повышалась нагрузка на сотрудников. Основное рабочее время уходило на решение внутренних логистических вопросов.

Все эти факторы привели руководство фонда к осознанию необходимости внедрения современной системы управления логистикой, которая позволила бы автоматизировать процессы, улучшить контроль над ресурсами и, самое главное, сократить время на доставку помощи нуждающимся.

Систематизируйте работу вашего склада

Скачайте бесплатный набор «10 готовых шаблонов для эффективного учета» и наведите порядок уже сегодня

• 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
• 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
• 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров

Скачать все шаблоны бесплатно в Телеграм Скачать бесплатно

Цели внедрения

• Оптимизировать складское хозяйство за счет внедрения системы автоматизированного учета.
• Организовать четкое распределение материалов для гуманитарной помощи.
• Разделить склад на зоны с распознаванием и доступом через QR-коды.
•  Уменьшить издержки за счет точного учета остающихся ресурсов.

Процесс внедрения

Этап 1. Анализ и планирование структуры склада

Первым шагом стало детальное изучение специфики работы фонда и потребностей в организации складского пространства. Совместно с командой «Складолог» была разработана концепция разделения склада на функциональные зоны с учетом направлений гуманитарной помощи.

Этап 2. Организация структуры склада по категориям

Склад был разделен на тематические секции в соответствии с направлениями помощи:

Помощь детям: детское питание, игрушки, одежда, школьные принадлежности

Помощь животным: корма, ветеринарные препараты, средства ухода

Помощь больным: медицинские расходники, СИЗ, лекарства, средства реабилитации

Помощь пожилым: средства гигиены, продукты длительного хранения, медицинские приборы

Канцелярские товары: бумага, ручки, папки для документации

Продукты питания: крупы, консервы, вода, продуктовые наборы

Одежда и обувь: разделение по сезонам, размерам и возрастным категориям

Прочие категории: бытовая химия, предметы первой необходимости

Каждая секция получила свое обозначение и была оборудована стеллажами с четкой маркировкой.

Этап 3. Создание зоны выдачи готовых заказов

Отдельное внимание было уделено организации стеллажа для выдачи готовых заказов. Этот стеллаж был промаркирован как «Конечный склад» и выполнял функцию буферной зоны перед выдачей помощи получателям.

Принцип работы:

• Сотрудники фонда формировали заказы для конкретных получателей помощи и размещали их на стеллаже конечного склада
• Когда получатель забирал заказ, сотрудник сканировал QR-код, и содержимое автоматически уходило в списание в системе
• Это исключило необходимость ручного учета выданной помощи и минимизировало ошибки

Этап 4. Разметка и маркировка с использованием QR-кодов

Каждая секция, стеллаж и полка были оборудованы уникальными QR-кодами. Система маркировки включала:

QR-коды на секциях: указывали на категорию помощи (например, «Помощь детям»)

QR-коды на стеллажах: содержали информацию о конкретных подкатегориях (например, «Детская одежда 3-7 лет»)

QR-коды на полках: детализировали содержимое

Этап 5. Разделение локаций и создание логистических маршрутов

Для оптимизации работы были созданы логические маршруты перемещения товаров:

Зона приемки → поступление новых партий гуманитарной помощи

Зона сортировки → распределение по категориям

Основной склад → хранение по тематическим секциям

Зона комплектации → формирование заказов для получателей

Конечный склад (зона выдачи) → готовые заказы к выдаче

Каждая локация была создана  в системе «Складолог», что позволило отслеживать перемещение товаров на всех этапах.

Этап 6. Обучение персонала

Все сотрудники фонда прошли обучение работе с системой «Складолог»:

• Практические занятия по сканированию QR-кодов
• Обучение работе с мобильным приложением
• Инструктаж по приемке, перемещению и списанию товаров
• Адаптация в веб версии, обучение всем функциям системы
• Создание инструкций для новых сотрудников и волонтеров

Этап 7. Интеграция системы в ежедневные операции

После завершения настройки система «Складолог» была полностью интегрирована в рабочие процессы:

• Приемка товаров

• Перемещение между зонами

• Комплектация заказов

• Выдача помощи

• Инвентаризация

Этап 8. Отчетность и аналитика

•  Ежедневные отчеты о выданной помощи

•  Статистика по категориям получателей

•  Контроль остатков и сигналы о необходимости пополнения с помощью функции автозаказ

•  Анализ наиболее востребованных видов помощи

Благодаря поэтапному внедрению и детальной проработке каждого процесса, фонд «Альтаф» смог полностью трансформировать систему управления складом и значительно повысить эффективность оказания гуманитарной помощи.

Функционал системы

Платформа предоставила благотворительному фонду «Альтаф» мощный и при этом интуитивно понятный инструментарий для управления гуманитарными ресурсами.

Мобильное приложение

Мобильное приложение «Складолог» стало главным рабочим инструментом для всех сотрудников фонда. Теперь любые операции, от приемки товаров до выдачи помощи, выполняются прямо со смартфона. Сотрудники сканируют QR-коды локаций и штрихкоды товаров, мгновенно получают информацию о местоположении товаров, проводят инвентаризацию, добавляют товары, не отходя от стеллажа.

Без дополнительного оборудования

Для работы не требуется закупка дорогостоящего складского оборудования. Система работает на обычных смартфонах сотрудников, а для печати QR-кодов и этикеток достаточно обычного принтера. При этом в мобильном приложении реализован функционал ТСД (терминала сбора данных), что превращает любой смартфон в профессиональный складской сканер.

Бесплатная помощь с внедрением и постоянная поддержка

Команда «Складолог» предоставила бесплатную помощь на всех этапах внедрения: от планирования структуры склада до обучения персонала. Специалисты помогли разработать оптимальную схему размещения товаров, настроили систему под специфику благотворительной деятельности и провели тренинги для всех сотрудников. После запуска системы фонд получил постоянную связь с технической поддержкой, которая оперативно отвечает на любые вопросы.

Моментальная реакция на неисправности

Техническая поддержка демонстрирует молниеносную реакцию при обнаружении любых неисправностей в системе. Все обращения обрабатываются в течение нескольких часов, критические проблемы решаются немедленно. Это особенно важно для благотворительного фонда, где любая задержка может означать несвоевременную помощь нуждающимся.

Роли и права сотрудников

Система позволяет настроить гибкую систему ролей и прав доступа для разных категорий сотрудников. Например, волонтеры могут только просматривать остатки и формировать заказы, кладовщики — проводить приемку и перемещение товаров, а руководители — получать полную аналитику и управлять всеми процессами. Это обеспечивает безопасность данных и предотвращает ошибки.

Умное управление товарами

Поиск товара по штрихкоду: Мгновенный поиск любого товара по штрихкоду, просто навести камеру смартфона, и система покажет все данные.

Размеры в карточке товара: Для одежды и обуви можно указывать размеры, что упрощает подбор помощи для конкретных получателей.

Автогенерация артикулов и штрихкодов: Система автоматически присваивает уникальные артикулы и генерирует штрихкоды для товаров, у которых их нет.

Автоматизация процессов

Автозаказ: Система отслеживает остатки критически важных товаров (например, медицинских масок или детского питания) и автоматически формирует заказы поставщикам при достижении минимального уровня.

Контрагенты: Удобное управление базой поставщиков, благотворителей и партнеров.

Массовое редактирование: Возможность одновременно изменить параметры множества товаров — например, обновить цены.

Структурирование данных

Характеристики и словари: Создание собственных характеристик товаров (например, «срок годности», «возрастная категория», «сезонность») и справочников для удобной фильтрации.

Иерархия складов: Возможность создать многоуровневую структуру: основной склад → зоны → стеллажи → полки. Это обеспечивает детальный контроль на каждом уровне.

Печать и маркировка

Печать QR-кодов локаций: Система генерирует уникальные QR-коды для каждой зоны, стеллажа и полки, которые можно распечатать на обычном принтере.

Печать этикеток, штрихкодов и ценников: Возможность печатать профессиональные этикетки для товаров с указанием всей необходимой информации.

Выбор кодировки штрихкода: Поддержка различных форматов штрихкодов (EAN-13, Code 128, и др.) для совместимости с любым оборудованием.

Контроль качества

Возможность указать брак: При обнаружении поврежденных или испорченных товаров их можно отметить как брак прямо в системе, что исключает их случайную выдачу получателям помощи.

Полный обзор и аналитика

Полный обзор товаров на складе: Интерактивная панель показывает все товары с возможностью фильтрации по категориям, локациям, и другим параметрам.

Проведение инвентаризации через платформу на сайте: Помимо мобильного приложения, инвентаризацию можно проводить через веб-версию на компьютере, что удобно для руководителей.

Отчеты: 9 подробных отчетов о перемещениях, списаниях, пополнениях, использованию товара сотрудниками и сравнению периодов.

Благодаря такому богатому функционалу, фонд «Альтаф» получил не просто систему учета, а полноценную экосистему управления гуманитарной помощью, которая работает быстро и надежно.

Результаты

Внедрение системы «Складолог» принесло благотворительному фонду «Альтаф» измеримые и ощутимые результаты. Изменения коснулись всех аспектов работы — от ежедневных операций до стратегического планирования гуманитарной помощи.

Экономия времени — с часов до минут

Было: Сотрудник фонда получал запрос на срочную помощь для семьи с тремя детьми. Чтобы собрать необходимый набор (детское питание, одежда, средства гигиены), требовалось обойти весь склад, заглянуть в разные коробки и стеллажи, проверить наличие по бумажным спискам. На формирование одного заказа уходило 40-60 минут.

Стало: Сотрудник открывает мобильное приложение, вводит необходимые позиции, система мгновенно показывает точное местоположение каждого товара. Сканирование QR-кодов локаций и штрихкодов товаров занимает 7-10 минут. Экономия времени составила более 80%.

Когда в фонд обратилась многодетная семья, пострадавшая от пожара, сотрудники смогли за 15 минут собрать полный комплект помощи: одежду для пяти человек разных возрастов, постельное белье, посуду, продуктовый набор и средства гигиены. Раньше на это ушло бы не менее 2 часов.

Прозрачность операций

Было: Руководство фонда не имело оперативной информации о том, какая помощь и в каком объеме была оказана за день, неделю или месяц. Отчеты формировались вручную в конце месяца, часто с ошибками и неточностями.

Стало: Директор фонда в любой момент может открыть панель управления и увидеть актуальную статистику: какие категории товаров наиболее востребованы, какие остатки на складе, какие товары заканчиваются.

Во время пика пандемии коронавируса руководство фонда ежедневно отслеживало расход средств индивидуальной защиты. Когда система показала, что запас медицинских масок опустился до критического уровня (осталось на 3 дня), был оперативно сформирован заказ поставщику. Благодаря этому не произошло ни одного случая, когда фонд не смог оказать помощь из-за отсутствия необходимых материалов.

Сокращение издержек — экономия до 30% бюджета на закупки

Было: Из-за отсутствия точного учета происходили избыточные закупки. Например, на складе скапливались десятки упаковок одного вида детского питания, в то время как другие позиции отсутствовали.

Стало: Система автоматически отслеживает остатки, предупреждает о необходимости пополнения конкретных позиций. Функция автозаказа формирует заявки поставщикам только на действительно необходимые товары.

Раньше фонд закупал канцелярские товары «на всякий случай», в результате чего на складе скопилось более 200 папок для документов, которые не использовались. После внедрения системы закупки стали точечными — только то, что действительно нужно. Экономия на избыточных закупках составила около 30% от бюджета на расходные материалы.

Точность инвентаризации

Было: Инвентаризация проводилась раз в квартал, занимала целый день работы всей команды, и все равно точность составляла около 80% из-за человеческого фактора при ручном подсчете.

Стало: Инвентаризация проводится еженедельно по отдельным секциям, занимает 30 минут на одну секцию, точность составляет 100% благодаря фактическим данным системы.

Во время плановой инвентаризации секции «Помощь детям» система обнаружила расхождение: по учету должно было быть 45 упаковок детских подгузников, а фактически оказалось 43. Проверка показала, что две упаковки были выданы волонтером, который забыл отсканировать QR-код при выдаче. Ошибка была оперативно исправлена, а с сотрудником проведен дополнительный инструктаж. Раньше такие расхождения обнаруживались только через месяцы, когда уже невозможно было установить причину.

Снижение нагрузки на сотрудников

Было: Сотрудники тратили 60-70% рабочего времени на складские операции: поиск товаров, ручное заполнение документов, инвентаризацию, разбор завалов на складе.

Стало: Складские операции занимают 20-30% времени, остальное время сотрудники посвящают непосредственной работе с получателями помощи, организации донорских акций, координации волонтеров.

Координатор фонда Роман рассказывает: «Раньше я приходил на работу и первым делом шел на склад разбираться с накопившимися вопросами, где что лежит, что закончилось, что нужно заказать. Это отнимало половину дня. Теперь я открываю приложение по дороге на работу, за 5 минут вижу полную картину и могу сразу заниматься людьми. У меня появилось время на личное общение с получателями помощи, и это бесценно».

Вовлечение волонтеров

Было: Новых волонтеров приходилось долго обучать работе со складом, показывать, где что находится. Многие совершали ошибки, путали товары, неправильно оформляли документы.

Стало: Волонтер скачивает приложение, проходит 15-минутный инструктаж и сразу может работать. Система сама подсказывает, где находится нужный товар, как его правильно отсканировать и оформить выдачу.

Студент Николай пришел в фонд волонтером впервые. После короткого инструктажа он самостоятельно собрал три заказа для разных семей, не допустив ни одной ошибки. «Я просто следовал подсказкам в приложении, и все получилось. Это как игра, сканируешь коды, и система показывает, что делать дальше», — поделился он впечатлениями.

Улучшение планирования

Было: Решения о закупках и распределении помощи принимались интуитивно, на основе субъективных ощущений сотрудников.

Стало: Все решения основаны на точных данных из системы: какие категории помощи наиболее востребованы, в какие периоды возрастает спрос, какие товары расходуются быстрее всего.

Анализ данных за полгода показал, что спрос на детское питание возрастает в начале месяца (когда у семей заканчиваются деньги после оплаты коммунальных услуг), а на теплую одежду — в конце августа (перед началом учебного года). Фонд скорректировал график закупок и начал формировать дополнительные запасы к этим периодам. Это позволило избежать дефицита и обеспечить помощью всех нуждающихся без задержек.

Повышение доверия благотворителей

Было: Благотворители иногда сомневались, действительно ли их пожертвования доходят до нуждающихся, так как фонд не мог предоставить детальную отчетность.

Стало: Фонд может предоставить прозрачные отчеты с точными цифрами: сколько человек получили помощь, какие товары были распределены, полная история движения каждого пожертвования.

Крупный корпоративный донор пожертвовал партию медицинских масок на сумму 500 000 рублей. Через систему «Складолог» фонд предоставил детальный отчет: когда товар поступил на склад, как он распределялся, сколько человек получили помощь, остатки на текущий момент. Донор был настолько впечатлен прозрачностью, что заключил договор на регулярные ежемесячные пожертвования.

Масштабирование деятельности

Было: При текущей системе учета фонд физически не мог увеличить объемы помощи — склад работал на пределе возможностей, сотрудники были перегружены.

Стало: Благодаря автоматизации фонд увеличил количество получателей помощи на 40% без расширения штата сотрудников.

За год работы с системой «Складолог» фонд «Альтаф» увеличил количество получателей помощи с 7 400 до 10 349 человек. При этом количество сотрудников осталось прежним. Это стало возможным благодаря оптимизации всех процессов и высвобождению времени сотрудников.

Работа в кризисных ситуациях

Во время пика пандемии COVID-19 фонд столкнулся с резким увеличением обращений — до 50-70 заявок в день вместо обычных 15-20. Благодаря системе «Складолог» фонд смог справиться с нагрузкой: быстрая комплектация заказов, автоматическое списание, контроль остатков в режиме реального времени. За три месяца пандемии фонд оказал помощь более 2 000 семьям, не допустив ни одного сбоя в работе.

Заключение

Проект внедрения «Складолог» в благотворительном фонде «Альтаф» — это история о том, как технологии служат людям. Система не просто оптимизировала складские процессы — она позволила фонду помогать большему количеству людей, делать это быстрее, точнее и эффективнее.

Главный урок этого кейса: в современном мире даже благотворительные организации должны использовать передовые технологии, чтобы максимизировать свое социальное воздействие. Каждая минута, сэкономленная на складских операциях, — это дополнительное время для помощи нуждающимся. Каждый рубль, сохраненный благодаря точному учету, — это дополнительная помощь для тех, кто в ней нуждается.

Фонд «Альтаф» доказал, что благотворительность может и должна быть высокотехнологичной, эффективной и прозрачной. И система «Складолог» стала надежным инструментом для достижения этих целей.

Отзыв клиента

«Внедрение системы «Складолог» стало для нас значительным шагом вперед. Мы смогли не только улучшить учет ресурсов, но и ускорить процесс помощи людям. QR-коды, мобильное приложение и автоматизация процессов экономят наше время и делают склад максимально эффективным.»