Документооборот складского учёта: основы, виды документов и автоматизация

Складские документы необходимы для точного учёта всех операций. Их создают во время процедуры или сразу после ее завершения, утверждая подписями представителей сторон, участвующих в операции. Документ в бумажном или электронном виде служит единственным законным основанием для внесения записи в учётную систему. Оформление происходит строго по типовым формам, установленным законодательством.

Виды складских документов

Группы документов связаны с ключевыми складскими операциями: приёмкой, хранением, перемещением и отпуском товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Эта классификация охватывает основной перечень обязательных документов складского учёта:

• Для приёма товара используют:накладную поставщика, приходную накладную, товарно-транспортную накладную (ТТН) 1-Т, приходный ордер М-4, акт о приёмке товаров ТОРГ-1 или ТОРГ-2 при расхождениях, акт о приёмке материалов М-7 при несоответствиях.
• Хранение товара требует ведения карточек учёта. Применяют форму ТОРГ-11 для описи товаров во время ревизии или форму М-17 для карточек учета материалов, позволяющих отследить местонахождение каждой позиции.
• Для передачи товаров между подразделениями одного предприятия оформляют накладную на внутреннее перемещение ТОРГ-13 в двух экземплярах.
• Отпуск товаров со склада оформляют через накладную на отпуск материалов М-15, товарную накладную ТОРГ-12 или акт о списании товаров ТОРГ-16 для некачественных или испорченных ценностей. 

Этапы учёта товаров на складе

Разберём подробнее, какие документы требуются на каждом этапе перемещения ТМЦ.

Приёмка товара

Приём товара на склад начинается с получения ТМЦ и сопроводительных документов от поставщика. Ответственный сотрудник обязан проверить соответствие фактического количества и состояния товара данным в накладной. Если расхождений нет, сотрудник склада и представитель поставщика подписывают оба экземпляра накладной, заверяя факт приёмки. Один экземпляр остаётся на складе, второй возвращается поставщику. 

При обнаружении недостачи, излишков или повреждений составляется акт о расхождениях по форме ТОРГ-2. Этот акт подписывают все участники приёмки. Он служит основанием для предъявления претензий поставщику или транспортной компании.

Операции прихода

Оприходование товаров на склад происходит на основании первичных документов. Приходный ордер сам по себе не является первичным документом, его выписывают только при наличии надлежаще оформленного основания. Таким основанием служит товарная накладная от поставщика ТОРГ-12 или акт о приёмке материалов М-7, если были выявлены излишки при инвентаризации. 

В приходном ордере указывают обязательные реквизиты: полное наименование организации-получателя, данные поставщика, номер и дату составления ордера, наименование и код склада, принимающего товар, бухгалтерский счёт для учёта поступивших ценностей. В табличной части перечисляют принятые ТМЦ с указанием наименования, номенклатурного номера, единицы измерения, количества, цены и суммы. Ордер подписывает материально ответственное лицо склада. Отдельный приходный ордер. используют не все организации.

Перемещение продукции внутри предприятия

Внутреннее перемещение товаров между цехами, отделами или складами одной организации оформляется через накладную на внутреннее перемещение – для этого используют требование-накладную М-11. Документ составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывают материально ответственные лица передающей и принимающей сторон. Один остаётся у подразделения, отпускающего ценности, второй передаётся с грузом принимающему подразделению. В накладной указывают точное наименование, количество, номенклатурный номер перемещаемых ТМЦ, места отправления и получения.

Инвентаризация – ещё одна важная операция, связанная с внутренним контролем. Её проводят при смене материально ответственного лица, ликвидации организации, после чрезвычайных ситуаций, при выявлении фактов порчи имущества, а также планово не реже одного раза в год. Для инвентаризации издают приказ руководителя, формируют комиссию. Результаты фиксируют в инвентаризационных описях ИНВ-3. При выявлении расхождений составляют сличительную ведомость ИНВ-18 и ведомость учёта результатов ИНВ-26. Руководитель утверждает итоги и издаёт приказ о взыскании недостач или оприходовании излишков.

Отпуск продукции со склада на сторону

Отпуск товаров со склада внешним покупателям оформляется строго определённым набором документов. Основанием для отгрузки служит распоряжение отдела продаж. В нём указывают покупателя, реквизиты договора и счёта, перечень, количество и стоимость отпускаемых ТМЦ. 

Основным документом, сопровождающим отпуск, является товарная накладная ТОРГ-12. Её оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся у организации-продавца, второй передаётся покупателю. Накладная ТОРГ-12 содержит подробную информацию о продавце, покупателе, грузоотправителе, грузополучателе, перечне товаров с указанием количества, цены, суммы, ставки и суммы НДС, общей стоимости партии. Подписи материально ответственных лиц продавца и покупателя подтверждают факт передачи ценностей.

Автоматизация склада и учёт имущества

Автоматизация складского учёта радикально меняет эффективность работы. Она охватывает все этапы: от приёмки товара и его размещения по адресам хранения до инвентаризации, комплектации заказов и отгрузки.

• Внедрение специализированного ПО и оборудования устраняет рутинные операции, снижает количество ошибок, ускоряет процессы.
• Использование терминалов сбора данных позволяет мгновенно фиксировать операции сканированием штрихкодов. Данные онлайн поступают в учётную систему: это даёт точную картину остатков в реальном времени.
• Автоматизация обеспечивает корректный приём маркированной продукции, контроль её движения, формирование необходимых отчётов для системы Честный ЗНАК. 
• Программы помогают автоматически формировать складские документы: приходные ордера, требования на перемещение, накладные на отпуск. Это сокращает время документооборота и исключает ошибки ручного ввода. 
• Автоматизация позволяет внедрить адресное хранение. Система точно указывает местонахождение каждой позиции и оптимальный маршрут для отбора. Это сокращает время поиска и перемещения грузов. 
• Инвентаризация с ТСД проходит в разы быстрее и точнее ручного пересчёта.

Автоматизация склада – неотъемлемый элемент современного эффективного документооборота.

Читать еще:

Что такое товарный запас

Особенности ведения складского учета

Складской учет для маркетплейсов определение задачи этапы автоматизации

Учет по серийным номерам как это работает