Как вести учёт прихода и расхода товаров в Excel
Многие небольшие магазины и склады начинают свою работу с простых решений. Специализированные программы требуют затрат и обучения, а бумажные журналы быстро превращаются в хаос. На этом этапе электронные таблицы становятся логичным первым шагом: они знакомы, гибки и всегда под рукой.
Мы подготовили подробный разбор того, как выстроить работоспособную систему учёта с нуля, избежав распространённых ошибок, которые приводят к путанице в данных.
Преимущества использования Excel для учёта
Выбор Excel для ведения начального товароучёта опирается на несколько практических аргументов. Главное достоинство – доступность. Программа уже установлена на большинстве компьютеров, что исключает дополнительные затраты на софт. Гибкость – второе ключевое преимущество. Вы сами создаёте структуру таблиц, подстраивая их под специфику своей продукции, будь то запчасти, канцелярия или продукты питания. Это отличает таблицу от готовых программ, где нужно адаптироваться под заданные рамки.
Лёгкость освоения играет важную роль. Базовые операции ввода данных и простые формулы интуитивно понятны. Это позволяет быстро приступить к работе без долгого изучения инструкций. Кроме того, файл Excel легко переносить, отправлять по почте или хранить в облаке, обеспечивая доступ с разных устройств. Для сезонного или мелкооптового бизнеса с ограниченной номенклатурой этих возможностей часто достаточно, чтобы наладить контроль над остатками.
Создание таблицы для учёта товаров
Правильная структура – фундамент эффективного учёта. Хаотичное заполнение ячеек разными данными быстро сведёт на нет все усилия. Цель – создать понятный и целостный документ, где каждая операция поступления или потребления фиксируется системно. Такой подход превращает набор цифр в инструмент для принятия решений. Задача этой части – показать пошаговый путь от чистого листа до рабочего инструмента.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Шаг 1. Подготовка шаблона
Откройте новый файл Excel. Первым делом создайте несколько листов, переименовав их. Минимальный набор: “Справочник”, “Приход”, “Расход”, “Остатки”. На листе “Справочник” вы зафиксируете статичную информацию. Создайте столбцы с такими заголовками: “Код товара”, “Наименование”, “Единица измерения”, “Артикул”, “Поставщик”. Присвоение уникального кода каждому продукту – важный приём. Он исключит путаницу при схожих названиях и упростит использование формул. Заполните этот список всей вашей продукцией.
Шаг 2. Учёт поступления товаров
Перейдите на лист “Приход”. Здесь будут фиксироваться все партии, поступающие на склад. Необходимые столбцы: “Дата”, “Номер накладной”, “Код товара”, “Количество”, “Цена за единицу”, “Сумма”. Чтобы не вводить наименование вручную каждый раз, используйте функцию ВПР (VLOOKUP). Например, если код товара введён в ячейку C2, формула =ВПР(C2;Справочник!$A$2:$D$100;2;ЛОЖЬ) подтянет его название из вашего справочника. Столбец “Сумма” рассчитывается автоматически: формула перемножает количество на цену. Это первый шаг к автоматизации.
Шаг 3. Учёт расхода товаров
Лист “Расход” зеркалирует структуру прихода, но служит для другой цели – фиксации отгрузок в продажу или списаний. Столбцы аналогичны: “Дата”, “Документ”, “Код товара”, “Количество”, “Цена продажи”, “Сумма”. Крайне важно внедрить проверку: нельзя отгрузить больше, чем есть в наличии. Реализовать это можно позже, с помощью формул, сверяющихся с остатками. Пока же важно просто заложить правильную структуру и дисциплинированно вносить каждую операцию.
Шаг 4. Проверка остатков
Это сердце системы. На листе “Остатки” вы будете видеть актуальную картину. Создайте столбцы: “Код товара”, “Наименование”, “Пришло”, “Ушло”, “Остаток”. Значения для столбцов “Пришло” и “Ушло” не вводятся вручную – они подсчитываются по данным других листов. Используйте функцию СУММЕСЛИ. Например, чтобы посчитать, сколько всего единиц конкретного товара поступило, формула будет выглядеть так:
=СУММЕСЛИ(Приход!$C:$C; A2; Приход!$D:$D)
Здесь A2 – код товара на листе остатков, а Приход!$C:$C и Приход!$D:$D – столбцы с кодами и количествами на листе прихода. Остаток рассчитывается как разность между “Пришло” и “Ушло”.
Настройка контроля за остатками
Когда таблица считает остатки, её можно сделать “умнее”. Добавьте столбец “Статус” или “Минимальный запас”. Внесите в соседний столбец для каждого товара критически низкий уровень, при котором нужно делать заказ. Затем с помощью функции ЕСЛИ настройте визуальное оповещение. Например: =ЕСЛИ(E2<=F2; «Заказ»; «Норма»), где E2 – текущий остаток, а F2 – минимальный запас.
Чтобы сделать предупреждение заметным, примените Условное форматирование: пусть ячейки со статусом “Заказ” заливаются красным цветом. Этот простой приём решает частую задачу забывчивости и помогает предотвратить отсутствие товара в продаже.
Автоматизация учёта в Excel
Ручной ввод всех расчётов утомителен и чреват ошибками. Сила Excel – в возможности автоматизировать рутинные операции, превратив таблицу в простую базу данных.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Использование формул и функций
Вы уже использовали ВПР, СУММЕСЛИ и ЕСЛИ. Это основа. Добавьте к ним:
- ПРОСМОТР (XLOOKUP): более современная и удобная альтернатива ВПР для поиска данных.
- СУММЕСЛИМН: позволяет суммировать значения по нескольким условиям. Например, сколько товара с кодом “А101” было продано в январе.
- ЭТЕКСТ и ЕЧИСЛО: помогают проверить корректность введённых данных, что критично для работы других формул.
Продумайте связь между листами. Формулы на листе “Остатки” должны автоматически обновляться при добавлении новых строк в “Приход” или “Расход”. Используйте целые столбцы в качестве диапазонов в формулах (например, Приход!C:C), чтобы не расширять диапазон вручную после каждой новой записи.
Создание отчётов и графиков
Сводные таблицы – мощнейший инструмент для анализа. Выделите диапазон данных на листе “Приход”, включая заголовки. На вкладке “Вставка” выберите “Сводная таблица”. С её помощью за минуту можно сделать отчёт, который покажет:
- Топ-10 самых продаваемых товаров за квартал.
- Общий доход от каждого поставщика.
- Динамику продаж по месяцам.
На основе сводной таблицы легко построить наглядный график или гистограмму. Это уже не просто учёт, а инструмент для анализа, который помогает увидеть тенденции и слабые места в ассортименте или закупках.
Недостатки ведения учёта в Excel
Честный разговор о недостатках помогает принять взвешенное решение. Первый и главный минус – риск человеческой ошибки. Неверно введённая цифра, ошибочно растянутая формула или случайно удалённая строка исказят всю картину. Восстановление данных может занять часы.
Второй существенный недостаток – сложность многопользовательской работы. Если файл хранится на одном компьютере, доступ к нему у одного человека. Работа через облако решает проблему доступа, но создаёт риск конфликта версий и одновременного редактирования одной ячейки.
Масштабируемость системы ограничена. При росте бизнеса, увеличении номенклатуры до тысяч позиций и числа ежедневных операций, Excel начнёт “подвисать”. Поиск и обработка данных будут занимать неприемлемо много времени. Незнание этих границ приводит к кризису, когда система перестаёт справляться в самый неподходящий момент.
Источники статьи
- Официальный учебный центр Microsoft Excel: “Функции СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН”.
- Портал поддержки Office.com: “Создание и использование сводных таблиц для анализа данных”.
- Блог Microsoft Tech Community: “Использование новых функций XLOOKUP и XMATCH”.
- Учебные материалы по финансовому моделированию на Coursera: “Принципы построения структурированных таблиц”.
