Ошибки складского учёта и их последствия для бизнеса
Точный учёт запасов на складе – первостепенная задача компаний по производству или перепродаже товаров. Ошибки при её решении приводят к финансовым и репутационным потерям. Например, предприятия с ручным учётом теряют до 15% стоимости партий из-за пересортицы и недостач. При инвентаризации крупные склады простаивают 2-3 дня, останавливая отгрузки и увеличивая затраты на оплату сверхурочных.
Проблемы усугубляются человеческим фактором: кладовщики тратят часы на поиск товара, а невнимательность при приёмке ведёт к смешению позиций с разными сроками годности. Для малого и среднего бизнеса вызванные этими факторами потери критичны – они снижают рентабельность на 12-18%.
Частые ошибки в учёте товаров
Ручной ввод данных остаётся главной проблемой. При работе с Excel или бумажными журналами сотрудники допускают ошибки в расчётах заказов. Например, вместо раздельного учёта 200 красных и 100 серых карандашей их фиксируют как «карандаши, 300 шт.» Это искажает ценообразование: красные карандаши дороже в закупке, но продаются по цене серых, сокращая прибыль.
Отсутствие контроля сроков годности ведёт к регулярным списаниям. Без автоматических предупреждений менеджеры обнаруживают проблему при инвентаризации, когда 70% срока уже истекло.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Некорректное размещение нарушает принцип FEFO (First Expired First Out). Свежие партии блокируют доступ к старым, которые остаются в глубине стеллажей и портятся.
К чему приводят ошибки в учёте
Самое чувствительное для бизнеса последствие – финансовые потери. Они включают прямые и скрытые издержки.
Прямые: списание просрочки (до 7% оборота), штрафы за срывы поставок (3-5% контрактной стоимости), возмещение недостач.
Скрытые: потеря клиентов из-за задержек отгрузки (снижение повторных покупок на 18%), рост логистических затрат при срочных перебросках товаров между филиалами. Юридические риски возникают при нарушении утверждённых форм при заполнении документов. Возможен репутационный ущерб: сети аптек или продуктовых магазинов теряют доверие при обнаружении просрочки на полках.
Рассмотрим подробнее, к каким ещё последствиям приводит некорректный учёт складских запасов.
Медленная сборка заказов
При отсутствии адресного хранения сотрудники тратят до 25% времени на поиск товаров. В сетях с ассортиментом 500+ позиций новички без автоматизации ориентируются неделями, так как расположение товаров запоминают только опытные кладовщики. При инвентаризации ручной пересчёт 1000 позиций занимает 3 часа против 35 минут с ТСД (терминалами сбора данных). Задержки сборки провоцируют срывы отгрузок: клиенты получают товары с опозданием, что снижает лояльность.
Недостачи
Ручной учёт скрывает кражи. При отсутствии автоматизированного контроля перемещений сотрудники могут манипулировать данными для сокрытия недостач. Например, в компаниях без интеграции касс с товароучётными системами разницы между фактическими остатками и отчётами достигают 5-7% ежемесячно. На продовольственных складах ошибки FIFO/FEFO добавляют 12% потерь от списания просрочки. Регулярные инвентаризации лишь частично решают проблему: полная проверка крупного склада требует остановки работы, а выборочные методы пропускают 30% несоответствий.
Пересортица
Смешение товаров возникает при приёмке и размещении. Кладовщики фиксируют общее количество паллет без проверки артикулов внутри партии. При сортовом методе учёта товары разных поставщиков, но одного наименования хранят вместе, что мешает отслеживать сроки годности и цены . Например, молочные продукты с датой изготовления 1 июня и 10 июня оказываются в одной ячейке. При отгрузке клиент получает смешанную партию. В оптовых компаниях пересортица увеличивает возвраты на 8-10%.
Зависимость от руководителя склада
В неавтоматизированных системах процессы завязаны на знаниях ключевых сотрудников. Уход кладовщика в отпуск, на больничных или увольнение парализует работу: новички не находят товары, замедляют сборку заказов, допускают ошибки в отгрузках. В компаниях с ручным учётом 60% операционных знаний не документированы, а передаются устно. Это создаёт риски при масштабировании: открытие новых точек увеличивает ошибки на 25% из-за нехватки обученного персонала.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
Почему возникают проблемы?
Отсутствие стандартизации методик – главная причина. Компании сочетают номенклатурный, сортовой и партионный учёт без чётких правил, что запутывает сотрудников. Например, при совмещении методов карточки М-17 для сортового учёта конфликтуют с партионными ведомостями МХ-10.
Экономия на автоматизации усугубляет ситуацию. Малый бизнес выбирает таблицы Excel или бумажные журналы, но при росте ассортимента до 200+ позиций ручной ввод становится невозможен.
Недообученность персонала приводит к сбоям работы склада и нарушениям сроков годности. Грузчики размещают новые партии поверх старых, а кладовщики вовремя не проверяют зоны хранения.
Автоматизация склада
Внедрение цифровых систем решает 90% проблем.
- ТСД со сканерами штрихкодов ускоряют приёмку и инвентаризацию. При сканировании DataMatrix данные о партии автоматически передаются в базу, исключая ручной ввод дат.
- Адресное хранение с присвоением ячейкам кодов (например, А-01-03) сокращает время поиска товара.
- Интеграция с WMS синхронизирует операции: перемещение коробки из ячейки В-02 в F-11 обновляет статус в реальном времени без бумажных накладных.
Результаты: сокращение ошибок учёта, уменьшение времени инвентаризации, снижение логистических затрат.
Сервис Складолог – современное решение для бизнеса
Программа закрывает ключевые задачи управления складом без сложных WMS-систем. Практические результаты внедрения:
Приёмка, списание, инвентаризация, контроль сроков годности – через мобильное приложение. Система отслеживает количество запасов и пути их перемещения в реальном времени. Получить данные можно со смартфона без привязки к компьютеру.
Маркировка складов QR-кодами упрощает поиск нужных позиций. Иерархию помещений можно менять, добавлять новые склады, структурировать внутренние зоны хранения.
Автозаказ предупреждает дефицит: при достижении минимального уровня запасов программа формирует и отправляет заявки поставщикам.
Отчёты и аналитика дают точные сведения: о фактическом остатке, расходах, результатах инвентаризации, использовании товара по сотрудникам.
Инструменты Складолога заменяют журналы и Excel, синхронизируют данные от приёмки до отгрузки, контролируют запасы онлайн. Протестируйте весь функционал сервиса, воспользовавшись бесплатным доступом.
Читать еще:
Читать еще:
Особенности ведения складского учета
Пересортица товара на складе что это и как ее учитывать
