База отдыха «Гора X»: Складолог как инструмент управления спортивным инвентарём и техническим оборудованием
Кейс о том, как активная база отдыха с широким спектром спортивных активностей навела порядок в учёте дорогостоящего снаряжения и технического оборудования.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
О компании Гора X
«Гора X» — спортивно-туристическая база отдыха в горах Карачаево-Черкессии, ориентированная на активный отдых: треккинг, скалолазание, горные велопоходы, рафтинг и зимние лыжные прогулки. База располагает развитой инфраструктурой: прокатным пунктом снаряжения, технической мастерской, складом и столовой. Постоянная команда — 20 сотрудников, включая инструкторов, механиков и административный персонал.
Отрасль: Спортивно-туристическая база отдыха, активный туризм
Количество сотрудников: 20
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%рост скорости операций
-
18%увеличение оборота
Объекты: 24 номера, прокатный пункт, техническая мастерская, столовая на 60 человек
Проблема
Главная боль «Горы X» — дорогостоящее спортивное снаряжение. Комплект для скалолазания стоит десятки тысяч рублей, горный велосипед — сотни тысяч. При этом учёт прокатного снаряжения вёлся в бумажном журнале, который регулярно терялся или заполнялся неразборчиво. Инструкторы самостоятельно брали снаряжение из прокатного пункта, не всегда фиксируя выдачу. Техники из мастерской нередко одалживали расходники (смазки, тросы, запчасти) у друг друга без документации. В результате инвентаризация раз в квартал занимала несколько дней и всё равно не давала полной картины.
Цели внедрения
- Автоматизировать учёт выдачи и возврата прокатного снаряжения.
- Внедрить контроль технического расхода запчастей и расходников мастерской.
- Создать систему предупреждений о необходимости технического обслуживания снаряжения.
- Сократить потери дорогостоящего оборудования.
Процесс внедрения
- Полная инвентаризация снаряжения: Перед запуском проведена полная инвентаризация: 247 единиц снаряжения и оборудования занесены в систему с фотографиями, серийными номерами, ценой и состоянием в описании (новое / хорошее / требует ремонта).
- Разделение зон: прокат и мастерская: В системе созданы две независимые зоны с разными правилами учёта: «Прокатный пункт» (работа с клиентами, выдача/возврат) и «Мастерская» (расход запчастей, хранение инструментов). Каждая зона имеет своих ответственных.
- Интеграция с бронированием активностей: Данные о бронировании активностей из системы бронирования передаются в Skladolog.
Функционал платформы
Платформа Skladolog предоставила Гора X полный набор инструментов. Ключевые функции, которые были использованы:
- Учёт прокатного снаряжения по клиентам: Каждая единица снаряжения закреплена за конкретным клиентом в режиме выдачи. Система показывает, что в корзине «в поле» и что на базе.
- Напоминания о заказе расходников: Автоматические уведомления о необходимости закупить расходники, детали и прочую атрибутику.
- Учёт состояния снаряжения: При каждом возврате фиксируется состояние и система помогает отслеживать износ и планировать замену до выхода из строя.
- Раздельный учёт для прокатного пункта и мастерской: Две независимые зоны с разными правилами и ответственными — никакого пересечения и путаницы.
Результаты
После внедрения Складолога Гора X получил измеримые результаты:
✔ Потери снаряжения сократились на 96% — За сезон потеряна одна единица снаряжения против 12-15 в предыдущие годы. Финансовая экономия свыше 180 000 рублей.
✔ Инвентаризация ускорилась с 3 дней до 4 часов — Ежеквартальная инвентаризация теперь занимает половину рабочего дня и не останавливает работу прокатного пункта.
✔ Мастерская работает экономнее на 22% — Точный учёт расхода запчастей и расходников в мастерской позволил оптимизировать закупки и избавиться от неиспользуемых остатков.
✔ Ответственность инструкторов выросла — Система выдачи сделала каждого инструктора ответственным за конкретное снаряжение, число небрежных обращений с оборудованием резко снизилось.
Заключение
«Гора X» — кейс о том, как дорогостоящее снаряжение превращается из зоны риска в управляемый актив. Складолог дал базе инструмент, который одновременно защищает финансы объекта, повышает безопасность клиентов через контроль ТО и делает работу инструкторов и механиков прозрачной. Для активной базы отдыха это незаменимый инструмент операционного управления.
Отзыв клиента
«Мы попробовали вести учёт снаряжения в Excel, запутались через неделю. Бумажный журнал, через месяц его никто уже не заполнял. Складолог — первое, что реально прижилось. Главное, что инструкторы сами захотели работать в системе, потому что она простая. Результат почувствовали уже на второй месяц.» — Директор базы отдыха «Гора X»
