«Дом у ручья»: как Skladolog помог базе отдыха перестать закупать лишнее и не оставаться без нужного
Кейс о том, как небольшая загородная база отдыха с командой из 8 человек автоматизировала закупки и избавилась от ситуаций, когда в разгар сезона не хватает мыла, а на складе лежат горы ненужных расходников.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
О компании Дом у ручья
«Дом у ручья» — уютная загородная база отдыха в Калужской области, расположенная на берегу небольшой реки среди смешанного леса. Комплекс предлагает гостям домики-срубы, общую гостиную с камином, баню и летние беседки. Объект рассчитан на тихий семейный отдых и корпоративные ретриты небольших групп. Постоянный штат — 8 сотрудников, в сезон увеличивается до 11.
Отрасль: База отдыха, загородный семейный туризм
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%рост скорости операций
-
18%увеличение оборота
Количество сотрудников: 8
Объекты: 10 домиков-срубов, баня, общий дом с камином, 4 беседки
Проблема
Небольшой объём базы создавал иллюзию управляемости: казалось, что 8 человек и так всё знают. Однако реальность оказалась иной. Закупочные листы составлялись по памяти и зачастую включали то, чего было уже достаточно, но не включали критически нужного. Баня регулярно оставалась без берёзовых веников в пиковые выходные. Запасы одноразовой посуды для беседок то переполняли кладовку, то заканчивались в самый неподходящий момент. Новые сотрудники, выходящие в смену, вообще не знали, где что лежит и сколько чего должно быть.
Цели внедрения
- Создать понятный для всего персонала реестр товаров с указанием мест хранения.
- Наладить прогнозируемые закупки на основе реального расхода.
- Дать новым сотрудникам инструмент для самостоятельной ориентации на складе.
- Устранить ситуации дефицита в пиковые выходные и праздники.
Процесс внедрения
- Составление полного реестра товаров: Вместе с командой Skladolog был составлен полный реестр всего, что хранится на объекте: 88 позиций от берёзовых веников и парфюмерии для бани до чистящих средств и одноразовой посуды. Каждая позиция получила описание, фото и место хранения.
- Внедрение системы минимальных остатков: Для каждой позиции установлен минимальный порог остатка, основанный на среднем потреблении за выходные. Система уведомляет ответственного сотрудника в мессенджер, как только остаток опускается ниже минимума — за 3-5 дней до полного расхода.
- Создание карточек в системе: Каждая складская зона снабжена QR-кодом с описанием: что хранится, как используется и кому принадлежит. Новый сотрудник, сканируя QR-код при первом выходе в смену, сразу понимает логику хранения — без долгого инструктажа от коллег.
- Анализ истории расхода: После трёх месяцев работы в системе был проведён анализ: выявлены позиции с аномально высоким расходом и «мёртвые» остатки, которые годами лежали на складе без движения. Закупочный план пересмотрен с учётом реальных данных.
- Автозаказ у поставщиков расходников: Для ключевых позиций (мыло, шампунь, одноразовая посуда, чистящие средства) настроен автоматический заказ у поставщика при снижении остатка. Менеджер только подтверждает заявку нажатием одной кнопки.
Функционал платформы
Платформа Skladolog предоставила Дом у ручья полный набор инструментов. Ключевые функции, которые были использованы:
- Уведомления в мессенджер: Система отправляет предупреждение о снижении остатков прямо в Telegram или WhatsApp — ответственный сотрудник не пропустит момент пополнения.
- Простой интерфейс для новичков: Интуитивное мобильное приложение и QR-навигация по складу позволяют новому сотруднику начать работать самостоятельно уже в первый день.
- Анализ «мёртвых» остатков: Отчёт о движении товаров показывает, какие позиции давно не расходуются — помогает очистить склад от неликвидов и сэкономить место.
- Прогнозирование закупок: На основе истории расхода система помогает составить точный план закупок с учётом сезонности и загрузки объекта.
Результаты
После внедрения Складолога Дом у ручья получил измеримые результаты:
✔ Дефицит в пиковые выходные — устранён — За первый летний сезон после внедрения ни разу не возникало ситуации нехватки расходников в пятницу или субботу.
✔ Закупки сократились на 18% в денежном выражении — Анализ «мёртвых» остатков позволил отказаться от закупки невостребованных позиций, высвободив бюджет.
✔ Время адаптации новых сотрудников сократилось вдвое — Благодаря QR-навигации и карточкам зон новый сотрудник ориентируется на складе самостоятельно уже через несколько часов.
✔ Руководитель контролирует склад удалённо — Собственник, который живёт в Москве и приезжает на базу раз в две недели, впервые получил возможность видеть состояние склада в режиме реального времени.
✔ Экономия на аварийных докупках — Расходы на срочные закупки по завышенным ценам в ближайших магазинах полностью исчезли, всё приходит плановыми поставками.
Заключение
«Дом у ручья» — это история о том, что даже маленький и уютный объект может страдать от логистических проблем большого масштаба. Складолог стал для базы отдыха тем инструментом, который превратил хаотичные закупки по памяти в систему. Теперь каждый сотрудник знает, где что лежит, руководитель видит склад удалённо, а гости никогда не встречают «извините, закончилось» в самый неподходящий момент.
Отзыв клиента
«Самое ценное для нас — это уведомления. Я живу в городе и не могу постоянно быть на базе. Раньше узнавал о проблемах уже постфактум. Теперь телефон сообщает мне за несколько дней: ‘мыло заканчивается, закажи’. Просто и эффективно.» — Собственник базы отдыха «Дом у ручья»