Кейс внедрения Skladolog в глэмпинге «Тёплый Склон»: учёт дров, посуды и сезонного инвентаря
Команда Skladolog расскажет, как небольшой горный глэмпинг решил задачу учёта разнородного инвентаря — от дров и туристического снаряжения до кухонных принадлежностей и уборочных материалов.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
О компании Тёплый Склон
«Тёплый Склон» — горный глэмпинг в Краснодарском крае, предлагающий гостям размещение в деревянных а-фреймах и шатрах с видом на лесистые склоны. Комплекс работает преимущественно в весенне-осенний период, принимая туристов, ценящих активный отдых на природе: пешие маршруты, велопрогулки, джиппинг. В команде 6 сотрудников: администратор, 2 горничных-универсала, повар, технический специалист и управляющий. Одновременно объект вмещает до 24 гостей.
Отрасль: Горный глэмпинг, экотуризм
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%рост скорости операций
-
18%увеличение оборота
Количество сотрудников: 6
Объекты: 8 а-фреймов, 3 шатра, общая кухня-гриль, зона для мероприятий
Проблема
Главная особенность «Тёплого Склона» — разнородность инвентаря. В одном месте хранятся дрова и розжиг, в другом — туристическое снаряжение (налобные фонарики, трекинговые палки, пледы), в третьем — кухонные принадлежности. Управляющий столкнулся с систематическими потерями: гости нередко уходили с пледами или фонариками, а сотрудники не успевали отслеживать выдачу. Кроме того, сезонная смена ассортимента (летний/зимний инвентарь) никак не фиксировалась, и в межсезонье никто не знал точного количества того или иного предмета.
Цели внедрения
- Создать единый реестр всего инвентаря глэмпинга, включая снаряжение и хозяйственные материалы.
- Автоматизировать выдачу и возврат гостевого инвентаря (пледы, фонарики, снаряжение).
- Настроить сезонный учёт и переход между летней и зимней номенклатурой.
- Исключить потери инвентаря при смене гостей.
Процесс внедрения
- Полная инвентаризация и создание каталога: Перед запуском системы была проведена полная инвентаризация всего имущества: хозяйственного, гостевого и технического. В каталог Skladolog внесено 112 позиций, каждая с фотографией, описанием и категорией. Для гостевого снаряжения дополнительно указан серийный номер.
- Создание зон «выдачи гостям» и «хранения»: Введена двухуровневая система хранения: основной склад и «точка выдачи» у стойки администратора. При выдаче пледа или фонарика администратор в два клика фиксирует перемещение на конкретного гостя. При возврате закрывает операцию. Система сигнализирует о невозвращённых предметах.
- Маркировка физических предметов: На каждый предмет гостевого инвентаря была нанесена небольшая этикетка с QR-кодом. Теперь при обнаружении предмета в любом месте достаточно сканировать код — и система покажет, кому он числится и когда должен быть возвращён.
- Настройка сезонных категорий: В системе созданы два набора категорий: летний и зимний инвентарь. При межсезонной подготовке сотрудник проводит инвентаризацию по QR и переводит позиции в статус «на хранении». Это позволяет всегда знать, что есть на складе, а что убрано до следующего сезона.
- Обучение и ввод в эксплуатацию: За счёт малой команды обучение прошло в формате однодневного практикума. Каждый сотрудник получил свой логин с ролью: администратор — выдача/возврат, горничные — списание расходников, управляющий — полная аналитика.
Функционал платформы
Платформа Skladolog предоставила Тёплый Склон полный набор инструментов. Ключевые функции, которые были использованы:
- Учёт гостевого снаряжения: Система отслеживает выданный инвентарь в привязке к гостю — администратор всегда знает, что не вернули и когда.
- Сезонные категории и хранение: Переключение между сезонными наборами занимает минуты: инвентаризация по QR и изменение статуса позиций.
- Инвентаризация с телефона: Полная или выборочная инвентаризация проводится прямо со смартфона по QR-кодам — не нужно заполнять ведомости вручную.
- История действий: Каждая операция с инвентарём сохраняется в журнале: кто взял, кому выдал, когда вернул. Споры с гостями решаются за секунды.
Результаты
После внедрения Складолога Тёплый Склон получил измеримые результаты:
✔ Потери инвентаря снизились на 91% — За первый сезон после внедрения Складолога был утерян лишь один предмет — против 11-14 в предыдущие сезоны.
✔ Экономия на замене инвентаря — 78 000 руб. за сезон — Точный учёт выдачи и своевременные напоминания о возврате позволили существенно сократить расходы на покупку новых пледов, фонариков и снаряжения.
✔ Сезонная смена проходит за 3 часа — Переход с летнего на зимний инвентарь, который раньше занимал целый день, теперь укладывается в несколько часов благодаря инвентаризации по QR.
✔ Все сотрудники работают в системе — 100% команды использует приложение ежедневно — несмотря на то что большинство не имело опыта работы с подобными системами.
✔ Управляющий контролирует склад удалённо — В любой момент можно открыть отчёт и увидеть текущее состояние всех зон хранения, не приезжая на объект.
Заключение
«Тёплый Склон» — яркий пример того, что небольшой объект может страдать от неучтённых потерь ничуть не меньше, чем крупный отель. Складолог дал команде из шести человек инструмент, который работает без сложных настроек и дорогого оборудования. Гостевой инвентарь теперь под контролем, сезонные переходы предсказуемы, а управляющий перестал узнавать о потерях только по итогам сезона.
Отзыв клиента
«Казалось бы, шесть человек, зачем нам система? Но когда посчитали, сколько денег уходит на замену пледов и фонариков за сезон, стало понято, что нужна. Складолог оказался простым. Мы всё настроили за два дня, и уже на следующей неделе все сотрудники пользовались им как будто всегда так и работали.» — Управляющий глэмпинга «Тёплый Склон»
