Автоматизация склада в отеле Velvet Horizon: как Skladolog навёл порядок в хаускипинге на 78 номеров
В этом кейсе команда Skladolog расскажет, как городской бутик-отель с большим номерным фондом избавился от пересортицы, неконтролируемых списаний и регулярного дефицита гостевой косметики.
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
О компании Velvet Horizon
Velvet Horizon — городской бутик-отель категории 4* с 78 номерами, расположенный в историческом центре Москвы. Отель специализируется на деловом туризме и краткосрочных городских пребываниях, предлагая гостям авторский дизайн, ресторан и конференц-возможности. Ежедневная загрузка в сезон превышает 85%. Служба хаускипинга насчитывает 22 сотрудника, включая старшую горничную, супервайзера и линейный персонал.
Отрасль: Городской бутик-отель, деловой туризм
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%рост скорости операций
-
18%увеличение оборота
Количество сотрудников: 22
Объекты: 78 номеров, 1 ресторан, 2 переговорных зала, спа-зона
Проблема
При высокой загрузке отель тратил значительный бюджет на гостевую косметику, постельное бельё, уборочную химию и мини-бар расходники. Проблема состояла в том, что горничные самостоятельно брали нужное количество со склада хаускипинга, не фиксируя выдачу. Супервайзер замечал расхождения только при ежемесячной инвентаризации, которая занимала почти целый рабочий день и сопровождалась конфликтами из-за «пропавших» позиций. Часть товаров регулярно уходила неизвестно куда: то ли горничные брали лишнее, то ли товар оседал в технических помещениях. Закупки делались по принципу «заканчивается — заказываем», что создавало либо излишки, либо аварийные дозакупки.
Цели внедрения
- Внедрить персонифицированный учёт: кто, когда и сколько взял со склада.
- Организовать адресное хранение с привязкой к номерному фонду.
- Автоматизировать контроль остатков и плановые закупки у поставщиков.
- Сократить время ежемесячной инвентаризации с одного дня до нескольких часов.
Процесс внедрения
- Структурирование складских зон: Склад хаускипинга был разделён на пять функциональных зон: «Постельное бельё», «Банные принадлежности», «Гостевая косметика», «Уборочная химия» и «Расходники мини-бара». Каждая зона промаркирована QR-кодами с иерархией вплоть до отдельной полки.
- Ввод номенклатуры и остатков: В систему была внесена вся номенклатура склада — 134 позиции. Для каждой позиции настроены минимальные пороги остатков и привязаны карточки поставщиков с контактами и условиями поставки. Это позволило сразу запустить функцию автозаказа.
- Внедрение ролевого доступа: Горничным присвоены роли с ограниченным доступом: они могут только списывать товары на свой логин. Супервайзер получил расширенные права: перемещения, пополнения, отчёты. Управляющий — полный доступ к аналитике и настройкам. Каждое действие фиксируется в журнале с именем сотрудника.
- Запуск геймификации: Для повышения дисциплины была активирована балльная система: горничная получает баллы за каждое корректно зафиксированное списание и штрафные очки за пропущенные операции. Ежемесячный рейтинг публикуется в приложении и влияет на премию.
- Интеграция с системой бронирования: Через API Skladolog был подключён к PMS-системе отеля. При выезде гостя система автоматически формирует задачу на пополнение номера с нужным комплектом расходников, горничная видит задание в приложении и фиксирует выполнение одним сканированием.
Функционал платформы
Платформа Skladolog предоставила Velvet Horizon полный набор инструментов. Ключевые функции, которые были использованы:
- Персонифицированный учёт операций: Каждое списание, перемещение и пополнение фиксируется под именем конкретного сотрудника — ответственность прозрачна для всех.
- Адресное хранение по QR: Иерархия зон позволяет мгновенно находить нужный товар и контролировать его перемещение с точностью до полки.
- Автозаказ у поставщика: При снижении остатков до минимума система автоматически формирует заявку поставщику — без участия менеджера по закупкам.
- Балльная система и рейтинг: Геймификация превратила рутинное фиксирование операций в соревнование между горничными, повысив дисциплину учёта.
Результаты
После внедрения Складолога Velvet Horizon получил измеримые результаты:
✔ Сокращение времени инвентаризации на 76% — Ежемесячная инвентаризация теперь занимает 2 часа вместо 8. Проводится прямо с телефона по QR-кодам полок без остановки операций.
✔ Снижение расходов на гостевую косметику на 19% — Персонифицированный учёт показал, что часть косметики уходила в личное пользование. После внедрения перерасход прекратился.
✔ Нулевые аварийные закупки за 4 месяца — Автоматические пороговые уведомления и автозаказ полностью исключили ситуации экстренных покупок у случайных поставщиков по завышенным ценам.
✔ Рост вовлечённости персонала — 85% горничных регулярно используют мобильное приложение, а средний балл по геймификации вырос на 40% за второй месяц после запуска.
✔ Экономия бюджета на закупки — 340 000 руб. за квартал — За счёт точного прогнозирования и устранения незафиксированного расхода отель сократил квартальный бюджет на расходники почти на треть.
Заключение
Velvet Horizon — показательный пример того, как неорганизованный учёт в хаускипинге «съедает» сотни тысяч рублей в год совершенно незаметно. Skladolog дал отелю не просто инструмент учёта, а полноценную экосистему управления: от адресного хранения до автозаказа и KPI-рейтинга персонала. Благодаря системному подходу служба хаускипинга превратилась из источника финансовых потерь в управляемый процесс.
Отзыв клиента
«До Skladolog у нас был бесконечный ‘разбор полётов’ после каждой инвентаризации: куда делось бельё, почему косметика заканчивается раньше срока. Теперь всё видно в системе кто взял, сколько, когда. Персонал поначалу напрягался, но потом втянулся в рейтинг и сам стал следить за правильным учётом. Эффект ощутили уже в первый месяц.» — Операционный директор Velvet Horizon
