WMS-система – что это такое, и как она работает

WMS – это аббревиатура понятия Warehouse Management System. Система управления складом (СУС) позволяет контролировать всю логистику от приёмки до отгрузки, следить за передвижением товаров, работой сотрудников. Её внедряют предприятия, занимающиеся закупками/производством, хранением, реализацией продукции.

Программа ВМС охватывает все этапы работы с товаром – приёмку, размещение в зонах хранения, отбор, упаковку, отгрузку заказчику, инвентаризацию, учёт, контроль действий персонала, планирование будущих закупок. Для выполнения всех функций требуются программная и аппаратная части. Рассмотрим каждую из них.

Программная часть

Электронная программа с интерфейсом для внесения данных о товаре (текста, изображений), структуризации информации, автоматического создания отчётов, аналитики. Может иметь компьютерную и мобильную версии для удобства пользования. Внешне представляет собой графическую модель склада.

Аппаратная часть

Вся техника для работы с базой данных и распределения товаров по зонам хранения: компьютер/ноутбук, планшет или смартфон, терминалы сбора данных, сканеры штрихкодов, принтеры для печати этикеток, чипы, камеры видеонаблюдения, весы, конвейеры.

СУС, в зависимости от предлагаемого разработчиком функционала, позволяет интегрировать в неё сервисы учёта, государственные системы, резервировать данные, вести справочники, работать с весовым товаром.

Преимущества WMS-системы

ВМС – универсальный инструмент для автоматизации бизнеса разного объёма и формата, но конкретные функции и дополнительные опции подбираются под потребности компании. Перечислим «плюсы» её внедрения для работы склада.

Сокращение расходов, повышение эффективности

ВМС-система берёт на себя рутинные операции, что позволяет владельцу бизнеса сокращать численность персонала, рационально использовать имеющееся пространство. Он однократно задаёт параметры, которые затем автоматически учитываются при размещении товара. Благодаря этому методу зоны хранения заполняются равномерно, минимизируются риски потерь, порчи продукции, дефицита или переизбытка.

Информация в реальном времени

С помощью СУС заведующий складом или владелец следят за действиями сотрудников онлайн через смартфон. Им доступна информация о перемещениях товаров, приёмках, списаниях, остатках запасов. На основе актуальной информации формируются отчёты.

Оптимизация работы персонала

Роль человеческого фактора при приёмке и размещении грузов сводится к нулю. Штрихкодирование, фиксирование действий каждого сотрудника, автоматический подсчёт остатков предупреждают кражи и недостачи.

Заполнение документов, отчётность

Готовые бланки документов внутри системы, мгновенное формирование отчётности, аналитика, функции автозаказа с настройкой критических значений ускоряют складские процессы. При этом упрощается и удешевляется процесс инвентаризации. Пересорт, просрочка, потеря товаров становятся скорее исключением.

Повышение лояльности клиентов

Работа склада влияет на продажи, отзывы клиентов, рейтинг онлайн магазина. Чем быстрее и аккуратнее посылки доедут до заказчика/конечного покупателя, тем лучше его впечатление, и тем выше вероятность повторных заказов. Своевременная отгрузка на склады маркетплейсов и наличие товара в онлайн магазине способствует лучшему продвижению – товарные карточки попадают в топ в поисковой выдаче.

Типы WMS-систем

По своему формату ВМС могут быть автономными или облачными. Оба варианта применяются компаниями – выбор зависит от потребностей бизнеса. Разберёмся, в чём принцип работы каждого, почему они сильно различаются по цене, какие возможности предоставляют пользователям.

Автономные решения

Для функционирования таких систем не нужен выход в интернет – они работают на местном физическом сервере в рамках территории компании. На вид это довольно ограниченный вариант, так как не позволяет интегрировать в работу другие сервисы, с трудом масштабируется. Однако его нередко выбирают крупные компании, чтобы иметь больше возможностей для пользовательской настройки, быть твёрдо уверенными в защите данных. Цена приобретения такой складской программы выше, чем облачной, но оплата вносится однократно.

Облачные решения

Сервисы, работающие через интернет. Подключиться к ним можно с любого устройства, а пользоваться удалённо. Такие платформы легче подстраиваются под запросы пользователей. При необходимости быстро добавляются новые функции, происходит интеграция с банковскими системами, государственными сервисами, маркетплейсами, все транзакции хранятся на сервере, доступны в любое время. Для пользования необходимо иметь стабильное подключение к интернету и регулярно вносить платежи.

Выбор WMS-системы

Что учесть при поиске ВМС для своего бизнеса? Нужно исходить из особенностей компании, бюджета, задач, которые вы планируете решить. Программа должна справляться с порученным ей объёмом работы, обладать необходимыми функциями, предлагать дополнительные возможности.

Ниже мы собрали базовые критерии, которые следует учесть, чтобы не потерять впустую время и деньги.

Функционал и интерфейс программы

На этапе знакомства с сервисом нужно проанализировать предлагаемый набор инструментов, настройки, общие принципы работы. Если в будущем планируется увеличение числа задач, то ВМС должна быть адаптивна к масштабированию. Немаловажен удобный интуитивно понятный интерфейс – персонал быстрее его освоит, а процесс использования не доставит неудобств.

Специфика

Запрос компании зависит от сферы бизнеса, размера склада, вида продукции, способов извлечения прибыли. Так, для оптовых магазинов важны быстрая приёмка и поддержка работы с большими объёмами грузов, компаниям, торгующим лекарствами или продуктами питания – инструменты для быстрого отслеживания сроков годности, поддержка декларирующих документов и т.д.

Количество складов, их внутреннее устройство

Чем больше зон хранения и категорий товаров, тем шире должен быть инструментарий ВМС. Разнообразная продукция, различия в её упаковке, хранении, транспортировке увеличивают число внутренних операций.

Стоимость и скорость внедрения

Подключение к WMS занимает от нескольких дней до нескольких месяцев. Сроки зависят от сложности проекта, размеров склада, наличия/отсутствия дополнительных требований заказчика. Стоимость так же варьируется. Самые выгодные условия разработчики предлагают при оформлении подписки на сервис с оплатой на несколько месяцев вперёд. При этом выбирать программу лучше по принципу цена-качество, не ориентируясь исключительно на короткие сроки и низкую цену.

Возможность подключения других сервисов

Благодаря интеграции с платёжными системами, мессенджерами, маркетплейсами упрощается логистика. Это могут быть программы, которые бизнес уже использует в работе или планирует внедрить в будущем.

Система обучения, помощь в процессе внедрения

Загрузка сведений в систему, формирование внутренних зон хранения, перенос информации из старой базы данных, изучение интерфейса – любые действия на этапе подключения могут вызывать трудности. Хорошо, если разработчик предлагает структурированное обучение для руководителей и сотрудников, а также обеспечивает быструю работу службы поддержки.

Как формируется цена WMS

На стоимость ВМС влияют факторы: цена базового тарифа, количество подключаемых дополнительных модулей, привлечение программистов для внедрения, число сотрудников, которые будут работать в системе, объём интеграции со сторонним программным обеспечением.

Заметим: рациональное использование программы быстро окупает вложения. Экономия времени и сокращение издержек оптимизирует все складские процессы, а это, в свою очередь, приводит к росту продаж.

WMS и ERP-системы – в чём разница?

ERP (с английского – Enterprise Resource Planning System) – система планирования ресурсов предприятия. В отличие от сложных многофункциональных решений WMS, она не охватывает все складские процессы, а выполняет только учётную функцию, автоматизирует управление в одном направлении. При необходимости эти программы подключаются одновременно.

Перечислим ключевые отличия ERP:

• Это не отдельное программное обеспечение, а дополнительный модуль уже существующей корпоративной системы.
• Сведения обо всех операциях вносятся в единую базу, а их обработка и анализ происходят постфактум. Используя ERP, невозможно отслеживать работу склада онлайн.
• Система учитывает не физические характеристики продукции (размер, вес), а их количество и стоимость.
• ERP отслеживает документы, ограничивается анализом объектов со схемой складских операций. Функции ВМС шире – отслеживание перемещений товаров и работы персонала, быстрый анализ любых типов груза.

Системы WMS обладают широкими возможностями, позволяют контролировать работу склада, оперативно реагировать, решать сложные вопросы. Модуль ERP больше подходит для учёта и планирования, но хорошо справляется с простыми операциями, например, приёмкой или отгрузкой.

Процесс внедрения WMS-системы

СУС принесёт пользу бизнесу, если внедрять её поэтапно, анализировать каждый шаг, учитывать специфику компании. Мы составили общую инструкцию, которая поможет сориентироваться на этапе подготовки к подключению WMS-системы.

1. Шаг 1. Техзадание
   Пропишите цели, задачи, существующие трудности в работе склада, подробные требования к функциям программы. Составьте чёткий план, в котором будут прописаны сроки внедрения и сотрудники, ответственные за каждый этап освоения сервиса.
2. Шаг 2. Настройка, интеграция
   На этой стадии совместно с разработчиком или сторонними специалистами происходит установка ПО, подключаются дополнительные сервисы, загружаются данные пользователей, настраиваются их права доступа.
3. Шаг 3. Тестовый запуск
   Когда базовые настройки завершены, тестируются все модули, выявляются возможные ошибки, нехватка функций.
4. Шаг 4. Окончательное внедрение
   После того, как система прошла тест, можно начинать работу. При этом важно участие специалистов поддержки – в первые дни требуется мониторинг и быстрое устранение технических проблем.
5. Шаг 5. Обучение сотрудников
   Осталось помочь персоналу освоить ВМС. В этом помогут готовые лекции, видео или текстовые инструкции от разработчика. Если их нет, придётся организовать обучение самостоятельно. Оно снизит количество ошибок в будущем, сократит сроки окупаемости программного продукта.

Дополнительные возможности WMS

Помимо основных функций при выборе ВМС рекомендуется обращать внимание на дополнительные инструменты – они могут сделать пользование сервисом удобнее и приятнее. Чем комфортнее пользоваться программой, тем быстрее и охотнее сотрудники её освоят.

Интеграция с другими системами

Популярная функция – поддержка мобильных устройств. Пользоваться смартфоном или планшетом проще, чем компьютером, поэтому работа с помощью этих гаджетов идёт быстрее. Также ВМС интегрируются с банками, линиями для упаковки и транспортировки, мессенджерами, программами лояльности, приложениями для быстрой структуризации информации, формирования документов.

Демо-версии

Бесплатные пробные версии программ – это возможность изучить их внутреннее устройство до оплаты. Обычно доступ к ним предоставляется на 1-2 недели. За это время пользователь на практике оценивает скорость работы сервиса, удобство функционала, его соответствие актуальным задачам.

Использование интеллектуальных технологий

Голосовое управление, «умный» склад с встроенным искусственным интеллектом, дополненная и виртуальная реальность, складские роботы – всё это уже применяется на практике. В отличие от человека, роботизированные системы способны выполнять больший объём работы за тот же срок, не устают, не теряют концентрацию. Их применение делает ВМС дороже, но инвестиции окупаются благодаря повышению эффективности труда.

WMS-система – рабочий инструмент для малых, средних, крупных компаний в разных сферах. С учётом запроса на ускорение доставки, частых перемен на рынке и активного развития маркетплейсов склад без внедрённой СУС сильно уступает конкурентам. Автоматическая программа за секунды совершает операции, которые при ручном подсчёте могут занимать часы. Это минимизирует риски ошибок, позволяет быстро навести порядок в зонах хранения, в разы ускорить складские операции, сократить количество персонала. Чтобы извлечь максимум пользы от подключения ВМС, нужно заранее проанализировать свой запрос и выбрать под него функциональный сервис.