Как ускорить комплектацию заказов на складе

Быстрая и точная комплектация заказов – ключ к успешным продажам. Задержки на этом этапе напрямую влияют на сроки доставки, удовлетворённость клиентов, оборачиваемость товара. В статье разберём конкретные методы, которые помогут вам ускорить сборку заказов и повысить эффективность складской логистики.

Общие принципы повышения эффективности

Основная цель ускорения комплектации – сократить время на поиск товара и его подготовку к отгрузке. Она достигается за счёт устранения лишних действий сотрудников, минимизации ошибок, оптимизации маршрутов перемещения по складу.

Важно понимать, что даже небольшие улучшения каждого процесса дают значительный суммарный эффект. Например, сокращение времени на одну операцию на 30 секунд при тысяче заказов в день экономит более 8 часов рабочего времени. 

Ключевые направления включают:

• Рациональную организацию складского пространства;
• чёткую стандартизацию работы;
• внедрение технологий;
• грамотное управление персоналом.

+ Постоянный анализ процесса комплектации позволяет находить слабые места, внедрять корректировки. Измерение производительности (например, количество собранных позиций в час) помогает объективно оценивать успешность изменений, мотивировать команду. Устранение простоев и дублирующих действий – основа для реального ускорения.

Автоматизация процессов на складе

Ручная обработка информации и сборка заказов неизбежно тормозят процесс, повышают риск ошибок. Устранить проблемы помогают автоматизированные сервисы. Они охватывают физические операции с товаром и управление данными от приёмки до отгрузки.

Преимущества

Главный плюс автоматизации – значительное увеличение скорости комплектации. Программы исключают или минимизируют ручной ввод данных, ускоряется поиск мест хранения, проверка соответствия товара заказу. Это напрямую ведёт к росту производительности сотрудников.

Второй ключевой плюс – снижение количества ошибок. Автоматическая сверка данных (например, по штрихкодам) практически исключает выдачу не того товара или неверного количества.

Третий важный аспект – прозрачность. Руководитель в режиме реального времени видит статусы заказов, загрузку сотрудников, может оперативно перераспределять ресурсы. 

Кроме того, автоматизация упрощает масштабирование работы склада при росте продаж без пропорционального увеличения штата. Снижаются затраты на переработку ошибок, поиск потерянных позиций.

Оборудование для автоматизации

Физическая автоматизация складских процессов опирается на специализированное оборудование.

Терминалы сбора данных (ТСД) позволяют сканировать штрихкоды товара и мест хранения, получать задания на сборку, мгновенно подтверждать выполнение операций. 

Принтеры этикеток необходимы для маркировки продукции, упаковки, мест хранения при приёмке, печати документов отгрузки. С их помощью сотрудники организуют складское хозяйство, идентифицируют товар, отслеживают его перемещение, формируют заказы. 

Штабелеры, погрузчики и тележки используют, чтобы ускорять перемещения грузов и сотрудников. В крупных распределительных центрах внедряются более сложные решения: конвейерные линии для сортировки и транспортировки заказов, системы световой или голосовой индикации (pick-to-light, pick-by-voice), которые минимизируют время на поиск позиций.

Штрихкодирование

Каждое место хранения (стеллаж, полка, ячейка), единица хранения (коробка, паллета), единица товара (или его упаковка) должны иметь уникальный штрихкод. Сканирование кода ТСД мгновенно идентифицирует объект, исключая путаницу с артикулами или названиями. Это ускоряет все операции: приёмку, размещение на хранение, отбор, инвентаризацию. Точность идентификации приближается к 100%, время на поиск и проверку сокращается в разы.

Программы для автоматизации склада

“Мозг” автоматизированного склада – специализированное программное обеспечение.

WMS (Warehouse Management System) – складская система управления, которая координирует все процессы: от приёмки и размещения до комплектации и отгрузки. Она оптимально распределяет товар по зонам хранения, рассчитывает самые короткие маршруты для сборщиков, формирует задания на отбор (волновой, зонный, партионный), управляет остатками и приоритетами.

WMS интегрируется с учётными системами, например, платформой Складолог, интернет-магазинами, маркетплейсами, автоматически получает данные о заказах, передаёт информацию об отгрузке. Система увеличивает точность учёта до 99.9%, ускоряет процесс комплектации в 2-3 раза за счёт оптимизации логистики внутри склада, сокращает время на обучение новых сотрудников благодаря чётким пошаговым инструкциям на ТСД, даёт полную аналитику для дальнейшего совершенствования работы.

Сбор и отгрузка с помощью ТСД и ПО

Процесс комплектации заказов с автоматизацией выглядит так:

1. WMS формирует задание на отбор товара для группы заказов (волна) или отдельного заказа, учитывая приоритет (срочные – первыми), расположение товара, текущую загрузку сотрудников.
2. Задание поступает на ТСД сборщика. Система указывает точное место хранения (адрес).
3. Кладовщик сканирует штрих-код ячейки ТСД, подтверждая своё местоположение.
4. Система показывает, какой товар, в каком количестве нужно взять. Сборщик сканирует штрих-код с товара или упаковки. ТСД мгновенно сверяет данные: если товар верный, операция подтверждается, если нет – система сигнализирует об ошибке.
5. После сборки всех позиций по заданию товар перемещается в зону упаковки и отгрузки, где также сканируется, формируются сопроводительные документы. Статус заказа в системе автоматически меняется на «Собран» или «Готов к отгрузке». Это исключает потерю заказов, обеспечивает клиентов и менеджеров актуальной информацией.

Работа в команде и организация процессов

Эффективность склада зависит от слаженной работы людей и чётких регламентов. Построение логичных процессов и обучение команды их соблюдению – фундамент для дальнейшей оптимизации.

Методы сбора заказов на складе

Выбор стратегии комплектации сильно влияет на скорость. Основные методы: 

• Индивидуальный (Picker-to-Parts)

Сборщик получает задание на один заказ, проходит весь маршрут, собирая все позиции для него. Это просто для понимания, но неэффективно при большом количестве мелких заказов, так как время тратится на перемещения между зонами.

• Групповой (Партионный, Wave / Batch Picking)

Сборщик получает задание собрать определённые позиции сразу для группы заказов (волны). Например, все товары «А» из разных заказов текущей волны. Потом собранные позиции сортируют по конкретным заказам на станции консолидации. Этот метод экономит время на перемещениях.

• Зонный (Zone Picking)

Склад делится на зоны. Каждый сборщик отвечает за комплектацию на своём участке. Заказ последовательно передаётся из зоны в зону (как конвейер). Метод подходит для крупных складов с чётким зонированием.

Часто методы комбинируются. Выбор зависит от ассортимента, количества, размера заказов, конфигурации склада. Анализ данных WMS помогает выбрать оптимальный метод или их сочетание.

Организация пространства на складе

Логичная планировка склада сокращает пробег сборщиков на 15-30%.

Быстроходные группы «А» (самые востребованные товары) должны располагаться максимально близко к зоне комплектации и отгрузки, на уровне глаз в легкодоступных местах.

Группы «B» и «C» размещаются дальше или выше. Часто используемые вместе товары (например, компоненты одного набора) хранятся рядом.

Ширина проходов должна позволять беспрепятственно перемещаться технике и сотрудникам с тележками. Зоны приёмки, хранения, комплектации, упаковки/консолидации, отгрузки должны быть чётко разделены, с минимальными пересечениями потоков «входящего» и «исходящего» товара. Рабочие места для упаковки должны быть оснащены всем необходимым (материалы, весы, принтеры) под рукой, чтобы сотрудник не тратил время на поиск. Регулярный аудит расположения товара (на основе данных об оборачиваемости из WMS) и корректировка мест хранения – обязательная практика.

Настройка уведомлений и статусов заказов

Чёткая коммуникация внутри команды и с другими отделами (продажи, доставка) критична. Система (WMS, CRM) должна автоматически обновлять статусы заказов при каждом значимом действии: «Принят», «В обработке», «В комплектации», «Собран», «Упакован», «Передан в доставку», «Отгружен».

Настройка автоматических уведомлений помогает управлять приоритетами. Например: уведомление на ТСД бригадира или конкретного сборщика о поступлении срочной заявки, автооповещение менеджера по продажам, если заказ долго находится в статусе «Комплектуется”, оповещение логистов о готовности партии к отгрузке.

Это исключает простои, ручные звонки, позволяет быстро реагировать на отклонения от плана, информировать клиентов о точных сроках доставки.

Чек-лист для быстрой сборки заказов

Внедрение стандартных процедур минимизирует ошибки и увеличивает скорость. Вот ключевые пункты:

• Проверьте задание на ТСД (номер заказа, список позиций, количество).
• Следуйте рекомендованному системой маршруту следования по складу.
• Всегда сканируйте адресную метку ячейки до сканирования товара.
• Сканируйте штрихкод каждой единицы товара или упаковки.
• Сверяйте название/артикул товара на этикетке с информацией на ТСД визуально после сканирования.
• При упаковке проверьте целостность тары и соответствие товара сопроводительным документам.
• Немедленно сообщайте бригадиру или через систему о проблемах (недостача, брак, нечитаемый штрих-код, отсутствие товара в ячейке).

Обработка срочных заказов

Срочные продажи требуют особого подхода. Через WMS настройте автоматическое выделение таких заказов (по флагу «Срочно», времени поступления или указанию менеджера), присвоение им высшего приоритета. Система должна немедленно ставить их в очередь на комплектацию, возможно, прерывая текущую волну или выделяя отдельного сборщика.

Используйте отдельную, максимально удобную зону упаковки и отгрузки. Четко рассказывайте команде о процедурах работы, важности соблюдения сроков. Анализируйте причины возникновения срочных заказов – возможно, часть из них можно предотвратить улучшением планирования продаж или логистики.

Подведём итог

Для ускорения комплектации заказов требуется оптимизация процессов, грамотная организация пространства, слаженная работа команды и внедрение технологий. Автоматизация с помощью учётных программ и ТСД даёт максимальный эффект, увеличивая скорость сборки в 2-3 раза и резко сокращая ошибки.

Начните с анализа слабых мест, внедрите штрихкодирование, сформулируйте чёткие стандарты работы. Для значительного скачка в производительности и эффективности используйте инструменты Складолога. Учёт каждой единицы товара, автозаказ, инвентаризация, контроль работы персонала, разные виды отчётов – всё в одной системе.

Протестируйте возможности сервиса в течение бесплатного 14-дневного доступа.