Особенности ведения складского учёта

Товарно-материальные ценности (ТМЦ) – это все активы компании: сырьё, готовая продукция, товары для перепродажи и незавершённое производство. Их учёт напрямую связан с бухгалтерскими и налоговыми отчётами и регулируется Федеральным стандартом ФСБУ 5/2019. Подробнее о правилах его ведения рассказали в статье.

Какие нужны документы

Каждая операция с ТМЦ требует документирования. Раньше для этого использовались унифицированные формы, но сейчас компании могут разрабатывать собственные шаблоны. Главное – утвердить их приказом руководителя и закрепить в учётной политике.

Без первичных документов операции считаются недействительными. Кладовщик или заведующий складом (материально ответственное лицо) обязан фиксировать приёмку, перемещение и отпуск товаров. Документы хранят пять лет. Автоматизация упрощает этот процесс – программы сокращают ошибки и помогают синхронизировать данные с бухгалтерией.

Как организовать складской учёт ТМЦ

Организация учёта начинается с назначения материально ответственного лица (МОЛ). Это может быть кладовщик, заведующий складом или другой сотрудник. В его обязанности входит контроль четырёх процессов: 

• Приёмки ТМЦ;
• хранения;
• отпуска;
• инвентаризации.

Каждую операцию сопровождают первичные документы. Обязательные реквизиты: название документа, дата составления, наименование организации, суть операции, единицы измерения, подпись МОЛ. 

Примеры документов: товарная накладная, приходный ордер, акт списания.

Для систематизации данных используют регистры бухучета – журналы, карточки товаров, книги складского учёта. Ручное ведение регистров повышает риски краж и ошибок. Автоматизация решает эти проблемы: электронные системы отслеживают перемещения товаров, формируют отчёты и сокращают бумажную работу.

Виды учёта на складе

В зависимости от объёмов и ассортимента товаров, используется три вида учёта:

• Номенклатурный

Подходит для малого ассортимента (до 50 позиций). Товары учитывают по наименованиям без группировки по характеристикам.

• Сортовой

Организуют по типам и сортам товаров. Стоимость, дата поступления и поставщик второстепенны. Подходит для производств с разнотипной продукцией.

• Партионный

Используют для товаров с ограниченным сроком годности (продукты, лекарственные препараты). Каждую партию от поставщика хранят отдельно, присваивая уникальный номер. Часто комбинируют с сортовым методом.

Как оформляются приёмка, хранение и списание ТМЦ

Приёмка начинается с проверки груза. Если товар соответствует документам поставщика, оформляют акт ТОРГ1. При расхождениях по количеству или качеству заполняют ТОРГ2. Если сопроводительные документы отсутствуют, используют ТОРГ4. Затем составляют приходный товарный ордер – он подтверждает оприходование ТМЦ.

Для идентификации товаров на складе используют товарный ярлык ТОРГ11. Его размещают рядом с местом хранения. В ярлыке указывают название, сорт, артикул и другие характеристики. При перемещении внутри организации оформляют накладную ТОРГ13.

Отпуск товаров покупателям оформляют товарной накладной ТОРГ12. Обязательные реквизиты: данные грузоотправителя и получателя, перечень ТМЦ, подписи ответственных лиц.

Списание при порче или браке проводят по форме ТОРГ16. В акте указывают причины списания, документоснование и заключение комиссии. 

Автоматизация складского учёта

Ручной учёт в Excel или бумажных журналах приводит к ошибкам и потерям времени. Например, инвентаризация может занимать часы, а человеческий фактор искажает данные. Внедрение автоматизированных систем решает эти проблемы.

Товароучётные системы предлагают:  

• Электронный документооборот: автоматическое заполнение накладных, актов списания.
• Контроль остатков в режиме реального времени.
• Интеграцию с онлайн-кассами и бухгалтерскими сервисами (1С, «Моё дело»).
• Формирование 50+ отчётов: по выручке, неликвидам, себестоимости.
• Быструю инвентаризацию: сверка остатков за минуты.

Автоматизация сокращает время инвентаризации на 70% и предотвращает кражи за счёт отслеживания перемещений. Для небольших складов оптимально использовать кассы со встроенным товароучётным сервисом – данные синхронизируются без ручного ввода.

Читать еще:

Складское управление это одна из ключевых составляющих успешного бизнеса

Как ускорить работу склада с помощью штрихкодирования товаров

Как автоматизировать склад стройматериалов

Софты для склада обзор доступных решений и будущие перспективы