Электронный документооборот (ЭДО) в Беларуси
В современной деловой практике всё больше организаций в Республике Беларусь отказываются от бумажных носителей. Электронный документооборот становится стандартом для эффективного бизнеса, так как обеспечивает быстроту и надёжность взаимодействия с контрагентами.
Что это такое?
ЭДО – это система обмена юридически значимыми документами между организациями в цифровом формате. Такой обмен строится на использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), которая подтверждает подлинность и целостность документа.
Электронный документ приравнивается к бумажному аналогу с собственноручной подписью, имеет одинаковую с ним юридическую силу. Основой для его признания служит ЭЦП. Без неё файл считается простым документом в электронном виде (например, отсканированная копия или файл Word), не обладает юридической силой оригинала.
Законодательная база ЭДО в Беларуси
Правовую основу электронного документооборота составляют:
- Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”. Он устанавливает правовые основы применения электронных документов, условия использования ЭЦП.
- Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 “Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах и иных организациях”.
- Другие нормативные акты, регулирующие отдельные аспекты ЭДО, включая постановления Совета Министров.
Законодательство чётко определяет требования к электронному документу: он должен создаваться, обрабатываться, храниться с помощью технических средств, иметь структуру и форму, доступную для восприятия.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Кто обязан перейти на ЭДО
С 1 октября 2025 года в Беларуси вводится обязательное использование электронного документооборта для организаций, работающих с прослеживаемыми товарами. К ним относятся:
- Макаронные изделия, крупы, молочная продукция.
- Кондитерские изделия, чай, кофе.
- Обувь, бытовая техника, моющие средства.
Обязательный переход также затрагивает компании, использующие новые кассовые аппараты с онлайн-передачей данных, участников государственных закупок, субъектов хозяйствования, взаимодействующих с налоговыми органами. С 17 февраля 2025 года, например, маркетплейс Wildberries полностью перешёл на электронный формат работы с белорусскими продавцами.
Преимущества ЭДО для бизнеса
Сокращение операционных расходов. Компании экономят на бумаге, печати, услугах почты, курьеров, а также на хранении бумажных архивов.
Высокая скорость обмена документами. Доставка документов контрагентам происходит за секунды, а не дни, что ускоряет закрытие сделок и расчёты.
Снижение количества ошибок, потерянных документов. Автоматическая проверка форматов, централизованное хранение минимизируют риски утери и ошибок.
Повышение эффективности труда сотрудников. Освобождение персонала от рутинных операций (печать, подпись, отправка почтой) позволяет перераспределить ресурсы на более важные задачи.
Опыт внедрения показывает, что затраты на электронный оборот в среднем ниже в 5-7 раз по сравнению с бумажным.
Как подготовить компанию к переходу на ЭДО?
Для легального использования ЭДО организации необходимо выполнить несколько ключевых условий:
- Получить GLN-номер (Global Location Number) для уникальной идентификации компании в системе.
- Зарегистрироваться в системе ЭДО.
- Оформить электронную цифровую подпись для сотрудников, уполномоченных подписывать документы.
- Заключить договор с оператором ЭДО.
- Настроить внутренние процессы, внести изменения в локальные нормативные акты.
Получение электронной цифровой подписи (ЭЦП)
ЭЦП – это аналог собственноручной подписи в цифровом формате, который выдается индивидуально на сотрудника. В Беларуси распространены два вида носителей ЭЦП:
Систематизируйте работу вашего склада
- 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
- 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
- 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров
- USB-токены (например, AvPass или AvToken), которые подключаются к компьютеру.
- Специальная SIM-карта от мобильных операторов (А1 или МТС), позволяющая подписывать документы с телефона.
Получить ЭЦП можно в Национальном центре электронных услуг (ГосСУОК) или у других удостоверяющих центров.
Выбор оператора ЭДО
Оператор ЭДО предоставляет технологическую платформу для обмена документами. При выборе сервиса важно учитывать его соответствие законодательству Республики Беларусь, надёжность, удобство интерфейса, возможность интеграции с вашей учётной системой.
Интеграция с бухгалтерской системой
Для максимальной эффективности электронный документооборот интегрируют с бухгалтерскими системами, такими как 1С. Интеграция позволяет подписывать и отправлять файлы прямо из знакомой программы, минуя двойной ввод данных.
Пошаговая работа по внедрению
- Анализ документооборота. Проведите аудит, определите виды документов, маршруты их движения, ответственных сотрудников.
- Разработка правовой базы. Издайте приказ о внедрении ЭДО, внесите изменения в учётную политику, инструкцию по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников.
- Обучение персонала. Проведите обучение для сотрудников, которые будут работать в системе. Это критически важный этап для успешного перехода.
Настройка системы документооборота
После заключения договора с оператором ЭДО выполняется настройка системы: устанавливается необходимое программное обеспечение, настраивается интеграция с учётными системами, сотрудникам выдаются ключи ЭЦП. Процесс подписания и отправки документа контрагенту через интегрированную систему занимает минимум времени и сводится к нескольким кликам.
В Республике Беларусь работает несколько аттестованных операторов ЭДО (EDI-провайдеров). Обмен входящими документами для компании обычно бесплатный, плата взимается только за отправляемые файлы.
Часто задаваемые вопросы
Все ли контрагенты обязаны пользоваться одним оператором ЭДО?
Для электронных накладных по прослеживаемым товарам существует роуминг между разными операторами. Однако для документов свободной формы (акты, договоры) роуминг пока отсутствует, поэтому для обмена такими документами контрагентам необходимо использовать одного оператора.
Как долго длится переход на ЭДО?
Длительность перехода зависит от масштабов компании и сложности документооборота. Процесс может занять от нескольких недель до нескольких месяцев.
Обязательно ли воспроизводить электронный документ на бумаге?
Нет. Оригинал электронного документа существует только в электронном виде, нет необходимости создавать его бумажную копию. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами.
Автоматизация бизнеса
Складолог предлагает комплексное решение для автоматизации управления складом и документооборота. Интеграция с системами ЭДО позволяет организовать сквозной рабочий процесс: от отгрузки товара со склада до автоматического формирования и подписания электронных накладных, актов, счетов-фактур. Это значительно ускоряет расчёты с контрагентами, исключает ошибки, связанные с ручным вводом данных, повышает общую эффективность логистических и бухгалтерских процессов.
Контролируйте работу сотрудников, проводите приёмку, отгрузку, инвентаризацию, получайте точные отчёты – и всё это через мобильное приложение на смартфоне. Пробный бесплатный доступ на 14 дней позволит понять, подходит ли программа вашему бизнесу.
Резюмируем
Электронный документооборот в Республике Беларусь – современный стандарт ведения бизнеса, который обеспечивает скорость, безопасность и экономическую эффективность. Правильно организованный переход на ЭДО становится конкурентным преимуществом и залогом успешного развития компании в условиях цифровой экономики.
