Успех торгового или производственного предприятия напрямую зависит от порядка на складе. Чёткая система контроля движения материальных ценностей предотвращает потери, исключает ошибки, служит надёжной основой для бизнеса. Готовые чек-листы помогут выстроить эту систему, обеспечить правильное оформление всех операций, создать фундамент для принятия точных управленческих решений.

Документы

Складской документооборот – это основа учёта. Он регламентируется федеральными стандартами, обеспечивает юридическую силу всех хозяйственных операций. Каждый документ служит основанием для отражения движения товаров в бухгалтерском учёте, защищает интересы компании при налоговых проверках. 

Основной принцип – оформление первичных учётных документов для каждой операции. Их наличие позволяет подтвердить законность сделок, обосновать расходы. Документальное сопровождение обязательно на всех этапах движения товара: от момента поступления на склад до момента выбытия. Это требование установлено как бухгалтерским, так и налоговым законодательством Российской Федерации.

Приём

На этом этапе происходит первоначальное оприходование материальных ценностей, поэтому точность и внимательность критически важны. От правильности приёмки зависит дальнейшая работа с товаром, возможность предъявления претензий поставщику. 

Чек-лист документов для приёмки:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) – основной документ от поставщика, подтверждающий факт передачи товара. Проверьте наличие печатей, подписей, сверьте наименования, количество, цены. Документ должен содержать точное соответствие между отгруженным и полученным товаром.
• Счёт-фактура – необходим для принятия НДС к вычету организациями на ОСНО. Этот документ имеет строгую форму, служит основанием для налогового учёта.
• Универсальный передаточный документ (УПД) – может заменять собой накладную и счёт-фактуру, что упрощает документооборот. Его использование значительно сокращает время обработки входящих документов.
• Акт о приёмке товаров (ТОРГ-1) – составляется комиссионно, если количественные и качественные расхождения не выявлены. Документ подтверждает соответствие полученного товара заявленным характеристикам.
• Акт о расхождении (ТОРГ-2) – оформляется при обнаружении недостачи, брака или повреждений. Этот документ служит основанием для предъявления претензии поставщику. Его составление требует участия комиссии и материально ответственного лица.
• Приходный ордер (М-4) – используется для оформления товаров, поступивших без сопроводительных документов или в случае расхождений. Ордер заполняется на основе данных фактического наличия товара.

Каждый документ должен быть тщательно оформлен с точки зрения юридических требований: содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц, точные данные о товаре. Отсутствие хотя бы одного обязательного документа может создать проблемы при налоговой проверке.

Хранение

После оприходования груз размещается на хранение. Для контроля за его сохранностью и движением внутри склада также ведётся документация. Правильная организация этого процесса позволяет минимизировать потери, обеспечить быстрый доступ к товарным запасам.

Систематизируйте работу вашего склада

Скачайте бесплатный набор «10 готовых шаблонов для эффективного учета» и наведите порядок уже сегодня

• 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
• 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
• 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров

Скачать все шаблоны бесплатно в Телеграм Скачать бесплатно

Чек-лист документов для хранения:

• Карточка складского учёта (М-17) – заводится на каждое наименование товара или номенклатурный номер. В неё заносятся данные о приходе, расходе, текущих остатках, что позволяет всегда видеть актуальную информацию. Карточка ведётся материально ответственным лицом, регулярно проверяется.
• Товарный ярлык (ТОРГ-11) – заполняется на каждое место хранения, содержит ключевую информацию о товаре (наименование, сорт, количество). Он используется во время инвентаризации, служит для визуальной идентификации позиций.

Система учёта на этапе хранения должна обеспечивать полный контроль над сохранностью товарно-материальных ценностей. Регулярная сверка данных в карточках складского учёта с фактическим наличием позволяет своевременно выявлять и устранять расхождения.

Перемещение

Внутреннее движение товарно-материальных ценностей между складами или подразделениями одной компании должно быть задокументировано.

Чек-лист документов для перемещений:

• Накладная на внутреннее перемещение (ТОРГ-13) – оформляется при передаче товаров внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Документ служит основанием для списания с одного места хранения и оприходования на другом.
• Требование-накладная (М-11) – применяется для учёта движения материальных ценностей внутри предприятия, например, при передаче со склада в производство или в торговый зал. Этот документ отражает изменение материальной ответственности.

Оформление внутреннего перемещения позволяет отслеживать путь товара внутри компании, правильно распределять материальную ответственность между сотрудниками. Каждая операция движения должна находить отражение в учётных документах.

Выбытие со склада

Отгрузка покупателю или списание – завершающие этапы движения товара. Их оформление требует не меньше внимания, чем приёмка. На этой стадии происходит окончательный вывод ценностей из оборота предприятия.

Чек-лист документов для выбытия:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) – является основанием для отпуска товара со склада, его дальнейшего оприходования покупателем. Документ должен содержать полные и точные данные об отгруженном товаре.
• Акт о списании (ТОРГ-16) – составляется для оформления списания испорченных, утративших потребительские свойства или морально устаревших товаров. Документ подписывается комиссией, утверждается руководителем. В акте обязательно указываются причины списания.
• Накладная на отпуск материалов на сторону (М-15) – используется при отгрузке активов, не являющихся основной продукцией предприятия. Документ применяется для учёта реализации излишних запасов или материалов.

Процесс выбытия требует особенно тщательного контроля, поскольку связан с безвозвратной потерей активов предприятия. Каждая операция выбытия должна иметь чёткое экономическое обоснование и правильное документальное оформление.

Автоматизация складского учёта

Ручная обработка бумажных документов отнимает много времени, чревата ошибками. Современный уровень развития технологий позволяет перевести складской учёт на качественно новый уровень.

Современные тенденции

Автоматизация склада сегодня – это комплексный подход, включающий использование мобильных терминалов сбора данных, штрихкодирование, адресное хранение, онлайн-отслеживание операций в реальном времени. Такие системы интегрируются с бухгалтерскими программами и онлайн-кассами, создавая единое информационное пространство для всего предприятия, позволяют автоматизировать не только учётные операции, но и процессы планирования, анализа, контроля.

Использование технологий искусственного интеллекта для прогнозирования спроса и оптимизации запасов становится новой реальностью для современных складов. Облачные решения обеспечивают доступ к учётной системе из любой точки мира, что особенно важно для компаний с распределённой структурой.

Преимущества использования специализированного ПО

Внедрение программного обеспечения для управления складом даёт ощутимые результаты. Компании получают инструмент для точного контроля и эффективного управления товарными запасами.

Сокращение ошибок и времени на рутину. Автоматическое заполнение документов по шаблонам исключает человеческий фактор, ускоряет процессы. Система минимизирует вероятность арифметических ошибок, неточностей в документах.

Оперативный контроль остатков. Вы в любой момент можете получить точную информацию о наличии товара по данным в системе. Актуальные данные позволяют принимать обоснованные решения о закупках и продажах.

Прозрачность, сокращение потерь. Фиксация каждой операции, чёткое закрепление ответственности снижают риски краж и естественной убыли. Система обеспечивает полную прослеживаемость движения каждой товарной единицы.

Упрощение инвентаризации. Проведение пересчёта товаров с помощью ТСД или по штрихкодам занимает в несколько раз меньше времени. Автоматизация значительно снижает трудозатраты на эту регулярную операцию.

Объективное планирование закупок. Анализ отчётов по движению товаров позволяет прогнозировать спрос, оптимизировать складские запасы. Система помогает избежать как излишков, так и недостатка товара.

Эффективность складской деятельности повышается в несколько раз после внедрения специализированного программного обеспечения. Инвестиции в автоматизацию обычно окупаются за счёт снижения трудозатрат и минимизации потерь.

Преимущества ЭДО

Переход от бумажных носителей к электронным – это логичный шаг в развитии системы учёта. Он приносит бизнесу значительные выгоды, ускоряет все бизнес-процессы. Документы между контрагентами передаются за секунды, а не дни. Подписанные квалифицированной электронной подписью, они имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Это значительно упрощает взаимодействие с поставщиками и покупателями из разных регионов. Процесс согласования и подписания документов сокращается с недель до часов.

Такой способ работы со складскими документами повышает их сохранность и доступность. Архив за несколько лет помещается на флеш-накопитель, а поиск нужного акта или накладной занимает минуты. Это незаменимо при подготовке к аудиторской проверке или для внутреннего финансового анализа. Кроме того, компания существенно экономит на расходах на бумагу, печать, почтовые отправления.

Безопасность хранения электронных документов значительно выше бумажных. Системы защиты данных предотвращают несанкционированный доступ, обеспечивают конфиденциальность коммерческой информации. Резервное копирование исключает риск потери документов при пожаре или других чрезвычайных ситуациях.

Решение для бизнеса

Сервис Складолог предлагает готовый набор инструментов для автоматизации складского учёта. Он позволяет в онлайн-режиме управлять всем циклом движения товара от оформления заказа поставщику до отгрузки покупателю и списания. Система разработана с учётом российских стандартов ведения учёта и требований налогового законодательства.

С её помощью вы сможете:

• Быстро оформлять приёмку, оприходование, отгрузку товаров. Интуитивный интерфейс минимизирует время на обучение сотрудников.
• Вести актуальный учёт остатков в режиме реального времени. Данные обновляются мгновенно после проведения любой операции.
• Формировать полный комплект складских документов (накладные, акты, ордера). Система автоматически генерирует документы по утверждённым формам.
• Получать аналитические отчёты по продажам, прибыльности, движению товаров. Глубокая аналитика помогает выявлять тенденции, оптимизировать ассортимент.
• Настраивать права доступа для разных сотрудников, закрепляя материальную ответственность. Гибкая система ролей обеспечивает безопасность данных.

Интеграция с популярными бухгалтерскими сервисами и онлайн-кассами делает Складолог универсальным инструментом для повышения эффективности работы всего предприятия. Система постоянно развивается и дополняется новыми функциями в соответствии с потребностями пользователей.

Внедрение чёткой системы складского учёта с использованием готовых чек-листов и современных технологий – это инвестиция в стабильность и рост вашего бизнеса. Порядок в документах обеспечивает порядок на складе, а точная информация о запасах даёт возможность принимать верные управленческие решения. Начинайте с малого – внедрите чек-листы для основных операций, затем рассмотрите возможность автоматизации. Каждый шаг в этом направлении повышает эффективность вашей компании, укрепляет её конкурентные позиции на рынке.