Доверенность на получение товара и ТМЦ: полное руководство

Передача материальных ценностей требует строгого документального оформления. Один сотрудник не всегда может физически присутствовать при получении груза. Правильно составленная доверенность защищает интересы компании, служит юридическим основанием для передачи товарно-материальных ценностей.

Общие положения и назначение

Документ фиксирует передачу права получать ценности от имени организации. Он подтверждает полномочия представителя перед поставщиком.

Что такое доверенность на получение ТМЦ

Это документ, который организация выдаёт сотруднику. Он предоставляет ему право получать товары или материальные ценности у контрагента. Поставщик передаёт груз только при предъявлении правильно оформленного бланка. Это основной способ подтвердить полномочия материально ответственного лица.

Когда необходима

Документ требуется, когда груз получает не руководитель, а рядовой сотрудник. Водитель-экспедитор, кладовщик или менеджер предъявляет его для отгрузки. Без этого документа поставщик вправе отказать в передаче товара. Это правило защищает обе стороны от злоупотреблений.

Законодательная база и форма М-2

Основные нормы содержит Гражданский кодекс РФ. Для организаций существует унифицированная форма М-2. Её используют для разового получения ценностей. Форма М-2а применяется при регулярных операциях. Компания вправе разработать собственный бланк, но он должен содержать все обязательные реквизиты.

Калькулятор онлайн

Посчитайте сколько денег вы теряете на текущих мощностях

Посчитать экономию

*Бесплатно и без регистрации

Рассчитать результаты внедрения

• 87%

  
  видят результат в первый месяц
• 31%

  
  среднее сокращение издержек
• 42%

  
  рост скорости операций
• 18%

  
  увеличение оборота

Типы доверенностей, особенности их применения

Нужный компании тип документа зависит от частоты операций, их характера. Правильный выбор обеспечивает безопасность, удобство, экономию времени благодаря слаженным механизмам взаимодействия с контрагентами.

Краткосрочная

Такой документ выдают для одного конкретного действия. Чаще всего это разовое получение товара у определённого поставщика. После выполнения поручения доверенность теряет силу. Обычно её оформляют по форме М-2.

Регулярная

Её выдают сотрудникам, которые постоянно занимаются получением ценностей. Грузополучатель может работать с несколькими поставщиками. Такой документ действует в течение определённого периода, например, месяца или квартала. Для учёта используют форму М-2а.

Генеральная

Этот тип даёт максимально широкий круг полномочий. Сотрудник может не только получать ТМЦ, но и подписывать сопроводительные документы, представлять интересы компании в суде. Генеральная доверенность на получение товара требует нотариального заверения. Её используют редко, только для высокопоставленных лиц.

Кому из сотрудников выдают доверенность на получение ТМЦ

Документ выдают любому сотруднику, который наделён соответствующими полномочиями. Это может быть водитель-экспедитор, курьер, кладовщик, менеджер по закупкам. Важно, чтобы человек был официально трудоустроен в организации. Доверенность не выдают сторонним лицам по гражданско-правовым договорам.

При оформлении документа на конкретного человека указывают его полные ФИО, паспортные данные, должность. Нельзя выписать доверенность на группу людей без персональной идентификации. Каждый сотрудник, получающий ценности, должен иметь персональный документ.

Форма доверенности

Организация может применять унифицированные бланки М-2 и М-2а. Альтернатива – свободная форма, разработанная внутри компании. Она должна соответствовать нормам Гражданского кодекса. Такой бланк часто включает дополнительные графы для специфики бизнеса. Главное – соблюдение требований к содержанию.

Обязательные реквизиты

• Дата выдачи. Без неё документ недействителен.
• Сведения о доверителе: название организации, ИНН, юридический адрес.
• Информация о доверенном лице: ФИО, паспортные данные, должность.
• Полное наименование поставщика.
• Перечень товарно-материальных ценностей или указание на любые ТМЦ.
• Подпись руководителя, печать организации (при наличии).
• Подпись доверенного лица.

Какой бланк использовать

Выбор зависит от внутренних правил компании. Унифицированные формы М-2 и М-2а привычны для большинства контрагентов. Свободная форма позволяет учесть нюансы. Например, можно добавить условие об обмене тарой или указать точный маршрут движения транспорта.

Инструкция по заполнению доверенности

Правильное заполнение исключает претензии со стороны поставщика и контролирующих органов.

Систематизируйте работу вашего склада

Скачайте бесплатный набор «10 готовых шаблонов для эффективного учета» и наведите порядок уже сегодня

• 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
• 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
• 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров

Скачать все шаблоны бесплатно в Телеграм Скачать бесплатно

Все записи вносят разборчиво, чернилами синего или чёрного цвета. Не допускают помарок, исправлений. Паспортные данные сотрудника переписывают полностью, без сокращений. Наименование поставщика должно соответствовать учредительным документам. Если в бланке есть пустые строки, их перечеркивают.

Использование шаблонов и программ

Ручное заполнение постепенно уходит в прошлое.Современные компании используют специализированные сервисы. Они минимизируют человеческий фактор. Автоматизация ускоряет процесс и снижает количество ошибок. Готовый бланк достаточно распечатать и подписать.

Нужно ли заверять бланк у нотариуса

Для получения товарно-материальных ценностей от имени юридического лица нотариальное заверение не требуется. Достаточно подписи руководителя и главного бухгалтера. Нотариус необходим только для генеральной доверенности, которая включает широкий спектр полномочий, выходящих за рамки простого получения ТМЦ.

Срок действия

Период, в течение которого документ сохраняет силу, определяет организация-доверитель. Максимальный срок действия доверенности на получение ТМЦ по закону – три года. Если срок не указан, документ действует один год с момента выдачи. На практике часто устанавливают короткие периоды – от одного дня до нескольких месяцев. Это зависит от задач сотрудника.

Как правильно аннулировать доверенность раньше срока

Организация вправе отозвать документ в любой момент. Руководитель издаёт приказ об аннулировании. Важно уведомить поставщиков, с которыми работал сотрудник. Самого работника под подпись знакомят с приказом. Просроченные бланки также считаются аннулированными.

Учёт и регистрация доверенностей

Все выданные документы регистрируют в журнале учёта: присваивают номер, вносят дату выдачи, сведения о сотруднике, поставщике. Это помогает отслеживать движение бланков. Журнал ведут в бумажном или электронном виде. Системный подход к учёту предотвращает использование недействительных документов.

Архивирование, юридическая защита

Исполненные или аннулированные доверенности хранят в архиве. Срок хранения устанавливают внутренние правила компании, но не менее пяти лет. Это важно для проведения проверок, решения спорных ситуаций. Архив защищает компанию от необоснованных претензий.

Готовые образцы и бланки

Использование готовых решений экономит время, снижает количество ошибок. На специализированных сайтах можно бесплатно скачать бланк доверенности на получение ТМЦ унифицированной формы М-2,  подходящий для большинства стандартных ситуаций. Для удобного заполнения и печати подходит формат Word.

Наличие заполненного образца в качестве наглядного примера, который предлагается ответственным за эту работу сотрудникам, значительно ускоряет процесс. Главная задача – поддерживать актуальность бланка.

Резюмируем

Что такое доверенность на получение ТМЦ?

Это документ, который даёт право сотруднику получить товарно-материальные ценности от имени организации. Он подтверждает полномочия перед поставщиком.

Когда она нужна?

Она необходима всегда, когда груз получает не руководитель компании, а уполномоченный сотрудник. Без неё поставщик вправе отказать в отгрузке.

Нужна ли нотариальная заверка доверенности на получение ТМЦ?

Нет, для юридических лиц достаточно подписей руководителя и главного бухгалтера, а также печати организации.

Можно ли использовать свободную форму вместо формы М-2?

Да, компания вправе разработать собственный бланк. Главное, чтобы он содержал все обязательные реквизиты, указанные в Гражданском кодексе РФ.

Решение для автоматизации

Ручное оформление документов, особенно при масштабировании бизнеса – долгий, чреватый ошибками процесс. Сервис Складолог предлагает простые, интуитивно понятные инструменты для автоматизации складского учёта и документооборота.

Программа позволяет быстро создавать и учитывать доверенности, вести журнал их регистрации, контролировать сроки действия. Интеграция с системами учёта, маркетплейсами, бухгалтерскими программами исключает дублирование данных, обеспечивает мгновенный обмен информацией, предоставляет владельцу актуальную аналитику в режиме реального времени. Складолог помогает максимально эффективно организовать работу с товарно-материальными ценностями от момента получения до отгрузки. Поручите рутинные операции автоматизированной системе, чтобы освободить время для решения более сложных и интересных задач.