Как начать вести учёт товаров на складе: практическое руководство

Запуск или оптимизация учёта товаров – ключевой этап для владельца склада. Без чёткой системы отслеживания движения позиций сложно контролировать остатки, предотвращать потери, планировать новые закупки. Чтобы внедрение прошло быстрее, важно действовать поэтапно. В статье представили пошаговую инструкцию, которая поможет начать вести учёт без лишних вложений.

Для чего компании управленческий учёт?

Основная задача – получить точную картину движения товарно-материальных ценностей. Ответственные сотрудники видят реальные остатки по каждой позиции в любой момент – это исключает продажу отсутствующего товара, пересорт при приёмке. Учёт показывает, какие позиции продаются быстро, какие залеживаются. Информация позволяет оптимизировать ассортимент, сократить излишки. Точные данные минимизируют риски кражи, порчи, ошибок при пересчёте. Знание скорости продаж помогает заказывать товар вовремя, избегая дефицита или затоваривания. Прозрачность процессов снижает конфликты между складом и магазином, отделом продаж и закупок. Результаты учёта помогают принимать обоснованные решения.

С чего начать?

Чтобы внедрить точный учёт, важно подготовиться. Вот первые шаги, которые стоит сделать:

1. Полная инвентаризация

Без этого этапа начинать бессмысленно. Остановите все операции на складе и в торговом зале, посчитайте каждую единицу товара. Фиксируйте результаты с указанием названия, артикула, количества, места хранения. Это будет отправная точка.

1. Единая номенклатура

Создайте чёткий справочник товаров. Каждой позиции присвойте уникальный код (артикул, штрихкод). Используйте понятные, неповторяющиеся названия. Укажите базовые единицы измерения: штуки, килограммы, метры. Согласуйте этот справочник между складом и магазином.

1. Система документооборота

Определите, какие документы будут сопровождать движение товара (накладные прихода, акты списания, требования на перемещение). Установите правила их оформления: кто заполняет, кто подписывает, как хранятся. Все операции должны отражаться документально.

1. Зоны ответственности

Чётко распределите, кто отвечает за приёмку, кто за отгрузку со склада, кто за продажи в зале, кто за внесение данных в систему. Избегайте дублирования функций.

Выбор инструментов

Рассмотрим преимущества и недостатки доступных программ для ведения учёта – от самых простых до специализированных.

Таблицы Excel (или Google документы)

Плюсы: простой функционал, который легко освоить, бесплатный доступ, для пользования требуется установить программу на компьютер или зайти на сайт, не нужно привлекать дополнительных специалистов.

Минусы: высокий риск ошибок при ручном вводе, сложность совместной работы нескольких пользователей, возможна путаница в версиях файлов, отсутствие реального контроля остатков (данные быстро устаревают), нет интеграции с кассой. Подходит только для минимального ассортимента или временного решения.

Бухгалтерский сервис (например, 1С)

Плюсы: автоматизация некоторых проводок, формирование регламентированной отчётности, использования уже внедрённой системы без необходимости осваивать новую.

Минусы: интерфейс сложен для складских работников, функционал часто избыточен для оперативного управления запасами и недостаточно гибок для специфических складских процессов. Интеграция с оборудованием (терминалы сбора данных) может быть ограничена или дорога. Фокус – на бухгалтерию, а не на логистику.

Специализированные сервисы управления складом (WMS, учётные системы)

Плюсы: созданы специально для решения задач склада. Интуитивный интерфейс для кладовщиков и продавцов, точный учёт остатков в режиме реального времени с использованием штрихкодирования, контроль перемещений между зонами, гибкие отчёты по оборачиваемости, прибыльности, интеграция с онлайн-кассами, маркетплейсами, интернет-магазинами, мобильные приложения для работы с ТСД или планшетами. 

Минусы: нужна подписка или покупка, требуется время на внедрение и обучение сотрудников, для автоматизации необходимо закупить ТСД (если программа не предлагает альтернативные варианты, например, мобильные терминалы сбора данных).

Как выбрать подходящий инструмент?

Ориентируйтесь на текущие потребности и перспективы роста. Проанализируйте ассортимент. Для 100 позиций хватит таблиц, для 1000+ – нужна автоматизация. Изучите поток операций: высокая интенсивность приёмки/отгрузки требует штрихкодирования и мобильных решений. Оцените потребность в интеграции. Связь с кассой, сайтом, маркетплейсом критична для синхронизации остатков. Учитывайте бюджет. Считайте не только стоимость ПО, но и затраты на внедрение, оборудование, поддержку. Проверьте удобство интерфейса для сотрудников. Сложная система вызовет сопротивление. Пройдите пробный период, протестируйте работу сервиса на реальных процессах.

Как Складолог помогает навести порядок на полках

Складолог – сервис, разработанный для управления товарами на складе и в торговой точке. Он фокусируется на оперативности операций: позволяет быстро оформлять приход, отгрузку, внутренние перемещения. Работники используют мобильные устройства для сканирования – смартфоны или планшеты. Остатки обновляются мгновенно. Вы видите актуальные данные по наличию в каждой зоне хранения. Формируются отчёты по продажам, скорости оборота, выявляются неликвиды. Интеграция с популярными маркетплейсами синхронизирует остатки, предотвращая продажу отсутствующего товара. Гибкие настройки адаптируются под специфику вашего бизнеса. Интерфейс прост для освоения персоналом.

Начало учёта требует подготовки, но результат – полный контроль над товарными запасами. Это основа для снижения издержек, повышения оборачиваемости, роста прибыли. Выбор правильного инструмента определяет скорость достижения целей.

Хотите понять, подойдет ли Складолог для вашего бизнеса? Оставьте заявку, и мы ответим на все вопросы. Это поможет принять взвешенное решение о старте автоматизированного учёта.