Цифровизация процессов охватывает новые сферы. Оформить налоговый вычет, подать заявление в вуз, подписать договор с контрагентом теперь можно удалённо. Для этого требуется специальный инструмент – электронная подпись. Она подтверждает личность человека в цифровом пространстве, придаёт документам юридическую силу.

Функции

Электронная подпись заменяет собственноручную на документах в цифровом формате. Её использование экономит время, упрощает взаимодействие с государственными органами, коммерческими организациями.

С помощью электронной подписи физическое лицо может:

• Подавать налоговые декларации, обращаться в ФНС.
• Участвовать в электронных торгах.
• Регистрировать юридическое лицо или ИП онлайн.
• Обращаться в государственные органы через интернет.
• Подписывать трудовые договоры, другие документы с работодателем.
• Пользоваться всеми возможностями портала Госуслуги.
• Заверять документы для образовательных учреждений.

Этот инструмент открывает доступ к дистанционным операциям, избавляя от необходимости личного визита.

Виды

Существует три основных вида электронной подписи. Они различаются по степени защищённости и области применения.

Простая

Подтверждает факт формирования документа конкретным лицом. Часто она представляет собой код из СМС, отправленный на телефон, или комбинацию логина и пароля. Сама по себе она не гарантирует юридической силы документа. Такая подпись требует дополнительного соглашения между сторонами о правилах использования. Её применяют для входа в личный кабинет на сайте банка или на портале Госуслуги.

Усиленная неквалифицированная

Создаётся с помощью криптографических алгоритмов. Она не только идентифицирует человека, но и подтверждает, что документ не корректировался после подписания. Для её создания нужен специальный программный ключ. Юридическая сила такой подписи признаётся, но часто требует предварительной договорённости между участниками электронного документооборота. Её используют во внутреннем документообороте компаний, при работе с некоторыми коммерческими площадками.

Усиленная квалифицированная

Это самый надёжный вид электронной подписи. КЭП соответствует всем требованиям усиленной неквалифицированной, но имеет важное дополнение: для её создания применяется средство криптографической защиты, сертифицированное ФСБ России. Ключ проверки такого сертификата выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр. КЭП признаётся всеми государственными органами, юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями без необходимости подписания дополнительных соглашений. Именно эту подпись чаще всего имеют в виду, когда говорят об электронной подписи для серьёзных операций.

Систематизируйте работу вашего склада

Скачайте бесплатный набор «10 готовых шаблонов для эффективного учета» и наведите порядок уже сегодня

• 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
• 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
• 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров

Скачать все шаблоны бесплатно в Телеграм Скачать бесплатно

Процесс получения

Получить УКЭП можно в специализированном удостоверяющем центре. Многие из них работают по предварительной записи. Процесс включает несколько шагов:

1. Выбор удостоверяющего центра. Важно убедиться, что у организации есть аккредитация.
2. Подача заявления. Это можно сделать онлайн на сайте выбранного центра или лично в офисе.
3. Оплата услуги. Стоимость варьируется в зависимости от тарифа.
4. Предоставление документов. Необходимы паспорт, СНИЛС.
5. Получение сертификата и носителя. В установленное время нужно прийти в офис центра, где выдадут электронный сертификат и токен (USB-носитель) с записанными ключами.

Процедура занимает от нескольких часов до одного-двух дней.

Необходимые документы 

Перечень минимален и стандартен для всех регионов, включая Москву и Московскую область. Человек, желающий получить электронную подпись, должен быть гражданином РФ и иметь полную дееспособность.

Основной пакет документов включает:

• Паспорт гражданина Российской Федерации.
• Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС).
• Иностранным гражданам потребуется дополнительно предоставить перевод паспорта, заверенный нотариально.

Как пользоваться?

Для работы понадобится компьютер, специальное программное обеспечение, носитель с ключами. Удостоверяющий центр обычно предоставляет инструкцию и помогает с настройкой. Чтобы подписать документ, нужно вставить токен в USB-порт, открыть файл в поддерживающей программе, выбрать функцию подписания. После ввода PIN-кода носителя документ будет заверен.

Проверка подлинности

Любой получатель документа может проверить его подлинность. Для этого используются бесплатные программы, такие как КриптоАРМ или онлайн-сервисы удостоверяющих центров. Проверка подтверждает два факта: что документ подписан владельцем сертификата, и что после подписания в него не вносились изменения.

Как защитить электронную подпись от несанкционированного использования?

Электронная подпись – это цифровой аналог вашей рукописной подписи и печати. Её нужно надёжно оберегать.

• Никому не передавайте токен, PIN-коды от него.
• Храните носитель в безопасном месте, защищённом от доступа посторонних.
• Не используйте простые PIN-коды.
• Если носитель утерян или скомпрометирован, немедленно обратитесь в удостоверяющий центр для отзыва сертификата.

Сколько стоит?

Стоимость формирования ЭП для физического лица варьируется. Простую подпись часто можно получить бесплатно (например, в мобильном приложении банка). Стоимость усиленной квалифицированной подписи зависит от тарифа удостоверяющего центра и начинается от 1500 рублей. В цену обычно входит сам сертификат, токен, настройка рабочего места.

Выбор удостоверяющего центра

От правильного выбора зависит надёжность и юридическая сила вашей подписи. Убедитесь, что центр имеет аккредитацию Минцифры России. Проверить это можно на официальном сайте ведомства. Также обратите внимание на наличие технической поддержки, помощь в настройке программного обеспечения.

Настройка рабочего места для работы с ЭЦП

Для корректной работы с электронной подписью необходимо установить на компьютер специальное программное обеспечение. Как минимум, потребуется:

• Средство криптографической защиты информации (например, КриптоПро CSP).
• Программа для подписания документов (КриптоАРМ Старт или аналоги).
• Корневой сертификат удостоверяющего центра.
• Драйверы для USB-токена.

Большинство удостоверяющих центров предоставляют услугу предварительной настройки компьютера или дают подробные инструкции.

Часто задаваемые вопросы

Что делать при утере электронной подписи?

При утере токена или компрометации PIN-кода нужно немедленно сообщить об этом в удостоверяющий центр, чтобы отозвать сертификат. После этого можно оформить новый.

Как продлить подпись?

Процедура продления аналогична получению новой подписи. Необходимо до истечения срока действия текущего сертификата обратиться в удостоверяющий центр с тем же пакетом документов, оплатить услугу, получить новый сертификат.

На какой срок выдаётся сертификат электронной подписи?

Стандартный срок действия сертификата УКЭП составляет один год. По истечении этого срока его необходимо продлевать.

Автоматизация бизнеса

Электронная подпись – это не только инструмент для взаимодействия с государством, но и мощный ресурс для оптимизации бизнес-процессов. Она позволяет наладить юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) с партнёрами и сотрудниками, что значительно ускоряет работу, сокращает издержки на бумагу и почтовые отправления.

Для предпринимателей, особенно в сфере торговли и логистики, критически важна эффективная работа со складскими остатками. Сервис Складолог предлагает комплексное решение для автоматизации учёта запасов, контроля движения товаров через мобильное приложение, управления заказами, формирования отчётов по разным направлениям в режиме реального времени.

Программа интегрируется с онлайн-кассами и системами ЭДО, что позволяет создавать единое информационное пространство для вашего бизнеса. Использование сервиса избавляет от необходимости вести учёт вручную в таблицах, снижает количество ошибок, помогает предотвратить хищения. Все операции подтверждаются электронно, а документы, подписанные КЭП, имеют полную юридическую силу. Это делает бизнес-процессы прозрачными и управляемыми, освобождает время для стратегического развития.