Как запросить акт сверки у контрагента: пошаговая инструкция
Акт сверки взаиморасчётов – важный документ для любой компании. Он подтверждает, что стороны точно понимают состояние общих финансовых обязательств. Правильно составленный запрос ускорит получение нужных бумаг и поможет избежать недопонимания.
Когда требуется?
Сверка расчётов с контрагентами нужна в разных ситуациях. Её проводят перед подписанием нового крупного договора. Это помогает оценить финансовую дисциплину партнёра. Регулярная проверка нужна для точного отражения данных в бухгалтерском и налоговом учёте. Без акта сложно закрыть отчётный период. Такой документ обязателен при завершении совместного проекта. Он служит начальным пунктом для подготовки акта приёма-передачи работ. Часто сверку делают при смене ответственного бухгалтера или менеджера. Это позволяет новому сотруднику быстро понять историю взаиморасчётов.
Как запросить проверку
Запрос акта сверки направляют в свободной форме. Его можно отправить по электронной почте или передать через курьерскую службу. Важно указать реквизиты вашей организации и данные контрагента. В письме стоит чётко прописать период для проведения сверки – обычно это календарный квартал или год. Не забудьте оставить контакты ответственного лица – это ускорит процесс согласования. Бухгалтерия контрагента должна знать, с кем именно ей нужно связаться для уточнения данных.
Что такое акт сверки в ЭДО
Электронный документооборот меняет подход к работе с бумагами. Акт сверки в ЭДО – это юридически значимый файл. Он имеет такую же силу, как и бумажный вариант с живой печатью. Такой документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Это специальный криптографический ключ, который гарантирует, что файл не меняли после подписания. Электронный формат упрощает процесс: не нужно распечатывать бланки, отправлять их почтой. Весь обмен происходит через оператора связи.
Зачем нужен акт сверки взаиморасчётов
Этот документ фиксирует расхождения в учётных данных сторон. Он отражает движение средств по счетам дебитора и кредитора, служит доказательством признания долга. Это важно для прерывания срока исковой давности. Согласно Гражданскому кодексу РФ, подписанный контрагентом акт подтверждает долг. С этого момента трёхлетний срок исковой давности начинает течь заново. Документ используют для проведения взаимозачётов. Он помогает выявить ошибки в первичных документах на ранней стадии.
-
87%
видят результат в первый месяц -
31%
среднее сокращение издержек -
42%
рост скорости операций -
18%
увеличение оборота
Как происходит документооборот при передаче акта сверки
Процесс начинается с направления запроса. Одна сторона составляет проект акта, отправляет его партнёру. Второй участник проверяет представленные данные, сверяет их со своей учётной системой. Если расхождений нет, документ подписывают. При наличии ошибок вносят правки и возвращают акт на доработку. Цикл повторяют до полного согласования всех позиций. Подписанный с двух сторон акт приобретает юридическую силу. Его нужно хранить в течение установленного законом срока.
Сверка согласована
Идеальный случай – данные бухгалтерий полностью совпали. Контрагент подписывает полученный акт без единой правки. Документ становится подтверждением отсутствия претензий по взаиморасчётам на указанную дату. Его подшивают в папку с первичной документацией. Такой акт можно использовать в суде как доказательство. Он отражает реальное состояние дел между организациями. Важно хранить его вместе с другими финансовыми бумагами.
Сверка не согласована
Расхождения в документах – частое явление. Они возникают из-за человеческого фактора или разных подходов к учёту. Одна сторона может не учесть какой-то платёж или накладную. Обнаружив ошибку, контрагент вносит правки в полученный акт, отражает свою позицию в отдельной таблице или комментарии. Далее начинается совместная работа по поиску первичных документов. Нужно проверить платёжные поручения, счета-фактуры, накладные. Цель – найти причину расхождения и устранить её.
В чём отличия ЭДО от бумажного варианта
Главное отличие электронного формата – скорость. Обмен документами через оператора связи занимает минуты, а не дни. Снижаются логистические расходы. Не нужно тратить деньги на бумагу, конверты, почтовые отправления. Повышается безопасность. Электронный документ нельзя потерять по дороге. Его статус легко отследить в личном кабинете. Юридическая значимость такого акта выше: электронная подпись защищает от подделки лучше, чем печать на бумаге.
Как обмениваться актами сверки с контрагентами
Для обмена нужен оператор электронного документооборота. Обе организации должны быть к нему подключены. После регистрации пользователь получает доступ к личному кабинету: через него можно формировать и отправлять документы. Система сама проверит их на соответствие формату, уведомит отправителя о получении акта контрагентом. Оператор обеспечивает долгосрочное хранение всех отправленных файлов. Это удобно для архивной работы.
Форма заявления на сверку с контрагентом
Унифицированной формы для такого запроса не существует. Компания вправе разработать собственный бланк. Главное, чтобы в нём были все необходимые реквизиты. Документ должен отражать суть просьбы. В заявлении указывают наименование организаций, обязательно прописывают период для сверки. Желательно сослаться на договор, по которому проводят проверку. Отдельной строкой идут контакты для связи: это может быть телефон или адрес электронной почты ответственного бухгалтера.
Как оформить заявление
Составление заявления – простой процесс. Начните с шапки документа. Укажите полное наименование организации-контрагента, её юридический адрес. Ниже напишите данные вашей компании. Посередине листа разместите слово “Заявление”. В основном тексте изложите просьбу о проведении сверки взаиморасчётов. Чётко обозначьте временные рамки проверки. Укажите, на основании какого договора работаете. В конце документа поставьте подпись руководителя и печать организации. Такой подход гарантирует правильный результат.
Автоматизация склада
Для эффективного учёта и успешного взаимодействия с бизнес-партнёрами требуются современные решения. Складолог предлагает инструменты для автоматизации процессов. Система помогает контролировать остатки товаров в режиме реального времени, ускоряет приёмку и отгрузку материалов. Программа сама формирует необходимую отчётность – это избавляет от рутинной бумажной работы. Доступ к данным возможен из любой точки, для этого не нужен стационарный рабочий компьютер. Сервис интегрируется с популярными платформами для электронного документооборота, что позволяет быстро сверять данные с поставщиками и покупателями без лишних запросов.
