Статьи / Как упростить учёт в магазине с помощью ТСД

Как упростить учёт в магазине с помощью ТСД

Ручной учёт товара отнимает много времени и часто приводит к ошибкам. Терминал сбора данных (ТСД) помогает автоматизировать ключевые процессы. В статье рассказали, как использовать это устройство и упрощать с его помощью управление магазином.

Для чего используется терминал сбора данных

ТСД – портативное устройство со встроенным сканером штрихкодов, похожее на смартфон или планшет в усиленном корпусе. Его главная задача – сбор информации о товаре и синхронизация с учётной системой.

Основные операции, которые он позволяет проводить: приёмка товара, инвентаризация, перемещение, отгрузка. Каждая из них требует точных данных, их оперативного получения и обработки. Без ТСД сложно представить современный учёт – это основа для автоматизации работы магазина или склада.

Плюсы внедрения ТСД в бизнес

Использование терминала даёт заметные преимущества.

Снижение трудозатрат, повышение точности данных

Учёт перестаёт быть головной болью, работа с товаром становится прозрачной и контролируемой. Устройство помогает избежать пересортицы и недостач. Скорость выполнения рутинных задач увеличивается: сотрудники тратят меньше времени на бумажную работу, фокус смещается на обслуживание клиентов. Автоматизация на базе ТСД повышает общую эффективность бизнеса.

Оптимизация процессов учёта и инвентаризации

Традиционная ревизия требует остановки работы магазина: сотрудники сверяют фактические остатки с данными в базе вручную. Это долго и чревато ошибками. ТСД меняет подход: сотрудник сканирует штрихкод товара, устройство сразу показывает актуальные данные из системы, расхождения фиксируются мгновенно. В результате, весь процесс проходит быстрее и точнее, причём инвентаризацию можно проводить даже во время работы магазина. Учёт товара становится непрерывным, отпадает необходимость в длительных закрытиях. ТСД помогает поддерживать порядок на складе и в торговом зале. Поиск нужной позиции занимает секунды.

Ускорение операций

Каждая минута на складе или в магазине имеет цену. ТСД ускоряет ключевые операции. Приёмка товара проходит в разы быстрее: вместо сверки бумажной накладной сотрудник сканирует штрихкоды, данные о поступившем товаре сразу попадают в систему. Отгрузка клиентам также ускоряется. Сканирование гарантирует, что отгружен именно тот товар в нужном количестве. Перемещение позиций между зонами или складами фиксируется моментально: сотрудник сканирует товар, указывает новое место хранения. Информация обновляется в реальном времени – это сокращает простои, повышает пропускную способность.

Как выбрать терминал сбора данных

Выбор подходящего устройства определяет успех автоматизации.

Нужно учесть специфику работы магазина. Где будет использоваться терминал? Какие задачи он должен решать? Как часто сотрудники будут с ним работать? Ответы помогут подобрать оптимальную модель.

Важно оценить условия эксплуатации. Пыль, влага, удары – враги электроники. Не каждое устройство выдержит суровую среду склада. Для торгового зала подойдёт более лёгкая модель. Нагрузка на складское оборудование выше, здесь нужен запас прочности.

Стоимость ТСД тоже варьируется. Цена должна соответствовать функционалу и надёжности.

Критерии выбора ТСД

Ориентируйтесь на ключевые параметры:

Тип сканера: лазерный (дальность, скорость) или имиджевый (2D коды, повреждённые этикетки). Имиджер чаще нужен в рознице.
Автономность: время работы без подзарядки. Важно для длительных инвентаризаций или работы вдали от розетки.
Прочность (rugged): защита от пыли, влаги (стандарт IP), падений. Критично для крупных складов.
Экран: размер, яркость, сенсорный или клавиатурный ввод. Влияет на удобство пользования для оператора.
Совместимость: Поддержка операционной системы (Windows CE, Android), интеграция с вашей WMS/учётной системой.
Вес, эргономика: важно при длительной работе сотрудника с устройством.

Типы ТСД

Условно устройства делятся на три категории.

Бюджетные (потребительские)

Напоминают смартфоны, подходят для лёгких условий (торговый зал, небольшой склад). Чаще всего, создаются на базе Android. Защита минимальна (IP54). Стоят от 20-30 тыс. рублей.

Промышленные (enterprise)

Более прочные, с лучшей батареей, выдерживают падения, пыль, влагу (IP65). Широкий температурный диапазон. Подходят для интенсивной работы на средних складах. Цена выше – от 40-60 тыс. рублей.

Rugged (сверхпрочные)

Максимальная защита (IP67, MIL-STD). Работают в экстремальных условиях (холод, жара, влага, удары). Незаменимы на крупных логистических комплексах, открытых площадках. Самые дорогие – от 70-80 тыс. рублей.

Внедрение и настройка

Успешное внедрение ТСД требует подготовки. Нельзя просто купить устройство и начать работу – нужен системный подход.

Сначала определяют цели автоматизации. Какие процессы требуется улучшить? Где больше всего ошибок? Ответы помогут выбрать правильную стратегию.
Далее анализируют текущие бизнес-процессы. Где будут использоваться терминалы? Какие данные нужны сотрудникам? Этап аудита очень важен, так как выявляет актуальные потребности.
На его основе формируют техническое задание. В нём описывают требования к оборудованию и ПО.
С их учётом выбирают подходящие ТСД и программное обеспечение.

Постановка задачи и аудит

Определите конкретные проблемы, которые решит ТСД. Например: «Сократить время инвентаризации на 50%» или «Исключить ошибки при приёмке». Проведите детальный аудит текущих процессов: зафиксируйте, как сейчас работают приёмка, отгрузка, инвентаризация, отметьте этапы, где происходят задержки или ошибки, проанализируйте поток данных. Аудит покажет, где внедрение ТСД даст максимальный эффект, станет основой для дальнейших шагов. Без него высок риск выбрать неподходящее решение.

Подключение, настройка оборудования

После выбора ТСД наступает этап настройки. Физическое подключение обычно простое, устройства заряжают и включают. Основная сложность – программная часть. Настраивают Wi-Fi или мобильный интернет для связи с сервером, устанавливают необходимое ПО, конфигурируют интерфейс под задачи сотрудников, проверяют считывание штрихкодов.

Интеграция с системой учёта

Настраивают обмен данными между терминалом и учётной системой, которую использует компания. Определяют, какие документы будут создаваться при сканировании (приходные накладные, акты инвентаризации, расходные ордера). Прописывают бизнес-логику. Например: при сканировании товара во время приёмки автоматически заполняется документ «Поступление товаров». При инвентаризации расхождения сразу формируют акт. Адаптируют справочники (номенклатура, склады, ячейки) для корректного отображения на ТСД. Настройка должна отражать реальные процессы магазина.

Ввод в эксплуатацию, обучение персонала

Перед запуском проводят тестовую эксплуатацию. Проверяют работу ТСД на реальных задачах в ограниченном масштабе, выявляют и устраняют недочёты, затем переходят к полноценному использованию. Обучение персонала критически важно. Сотрудники должны понимать, как работать с устройством. Для этого проводятся инструктажи по включению, сканированию, вводу данных, синхронизации. Техническая поддержка на старте окажет помощь в решении возникающих вопросов. Успешный ввод в эксплуатацию гарантирует быструю окупаемость.

Как использовать ТСД в различных сферах бизнеса

Терминалы сбора данных универсальны. Их применяют в розничной торговле, на складах, в логистике – везде, где нужен точный учёт товара. Основные сценарии схожи, но есть нюансы. Например, магазин отличается фокусом на скорости обслуживания и контроле остатков. Склад – на эффективности грузопереработки.

В всех случаях ТСД становится ключевым инструментом сотрудника, заменяет кипу бумаг и ручные записи. Данные всегда актуальны, руководство видит реальную картину в режиме реального времени, может принимать нужные решения.

Розничная торговля

В магазинах ТСД решает множество задач. Продавец может быстро проверить наличие товара на складе, отсканировав штрихкод с витрины. Приёмка поставок проходит ускоренно: включает сканирование накладной и каждой позиции. Ценники печатаются автоматически после обновления цен в системе. Проведение инвентаризации не требует закрытия магазина: сотрудник сканирует товар в зале и на складе, данные сразу попадают в учётную программу. ТСД помогает при резервировании заказа для клиента, упрощает возвраты, оформление документов. Работа становится более слаженной.

Применение на складе

Склад – место, где ТСД раскрывает потенциал полностью. Устройство незаменимо для кладовщика: оно направляет сотрудника по ячейкам для сбора заказа (голосовой picking или отображение на экране). Сканирование товара и места подтверждает правильность отбора. Приёмка груза превращается в быстрый процесс сканирования паллет/коробок. Данные о поступившем товаре мгновенно обновляются в WMS. Отгрузка контролируется строго: сканируется каждая позиция в заказе и транспортная накладная, минимизируются ошибки комплектации. Эффективность склада резко возрастает.

Инвентаризация

Ревизия с ТСД – это скорость и точность. Процесс делится на этапы: в базе создают документ «Инвентаризация», данные выгружаются на терминалы, сотрудники с ТСД идут по складу или магазину, сканируют штрихкод каждого товара. На экране сразу видно, сколько единиц должно быть, фактическое количество вводится прямо на устройстве. При расхождении система фиксирует его мгновенно. Нет нужды записывать данные на бумагу, потом вбивать в компьютер – весь учёт ведётся в реальном времени. По окончании сканирования данные синхронизируются с сервером. Система автоматически формирует акт инвентаризации с выявленными расхождениями. Время сокращается на 40-70%, точность повышается многократно.

Приёмка и отгрузка товаров

При приёмке сотрудник сканирует штрихкод транспортной накладной, в ТСД загружается список ожидаемого товара, затем сканируется каждая позиция. Устройство сверяет полученное с ожидаемым, расхождения видны сразу. Данные о принятом товаре моментально поступают в систему, нет задержек с оприходованием.

Отгрузка проходит аналогично: в ТСД загружают заказ клиента, кладовщик сканирует отгружаемые позиции, система контролирует соответствие заказу. Сканирование товара и документа (накладной) завершает процесс. Информация об отгрузке сразу фиксируется. Риск отгрузить не тот товар или количество сводится к нулю.

Сколько стоит автоматизация

Сумма зависит от масштаба бизнеса. Цена складывается из оборудования и услуг. Сам ТСД стоит от 20-25 тыс. рублей за простую модель до 80-100 тыс. рублей за сверхпрочный промышленный терминал. Для небольшого магазина может хватить 1-2 устройств, крупному складу нужно 10-20 терминалов и более. Работы по настройке учётной системы и интеграции ТСД – это отдельная статья затрат. Обучение персонала тоже входит в стоимость. Необходимо учитывать расходы на техническую поддержку и, при необходимости, наём сторонних специалистов.

Общая сумма для небольшой точки может составить 100-150 тыс. рублей, для среднего склада – 500 тыс. – 1 млн рублей. Крупные проекты автоматизировать дороже. При этом важно учитывать не только цену, но и эффект. Сокращение потерь, ускорение процессов и высвобождение ресурсов быстро окупают вложения.

Затраты на автоматизацию для разных типов складов на примере 1С

Небольшой склад (до 500 м², 1 зона): 2-3 ТСД (от 60 тыс. руб.), настройка 1С (от 50 тыс. руб.), ПО (мобильная платформа 1С, от 30 тыс. руб. лицензии), обучение. Итого: ~ 140-170 тыс. руб.

Склад среднего размера (500-2000 м², несколько зон): 5-10 ТСД (от 250 тыс. руб.), специализированное WMS ПО или глубокая настройка 1С (от 150 тыс. руб.), интеграция, обучение. Итого: ~ 500-800 тыс. руб.

Крупный распределительный центр (2000+ м², автоматизированные зоны): 15-30+ промышленных ТСД (от 1,5 млн руб.), мощная WMS система (от 500 тыс. руб. – млн+), комплексная интеграция, масштабное обучение. Итого: от 2-3 млн руб. и выше.

Часто задаваемые вопросы о ТСД

Можно ли использовать ТСД вместо кассового места?

Нет. ТСД – это инструмент для учёта и управления товаром (приёмка, инвентаризация, перемещение). Для приёма платежей от покупателей нужна онлайн-касса, интегрированная с ОФД.

Сложно ли обучить сотрудников работе с ТСД?

Нет. Интерфейс современных устройств интуитивно понятен. Основные операции (сканирование, ввод количества) осваиваются за 15-30 минут. Качественное обучение ускоряет процесс.

Какое ПО нужно для ТСД?

Зависит от вашей системы учёта. Это может быть мобильная платформа 1С или специализированное приложение от разработчика WMS. ПО должно быть совместимо с вашей базой.

Как быстро окупится ТСД?

Срок окупаемости зависит от масштаба проблем. Снижение потерь от ошибок (до 1-3%), ускорение процессов (инвентаризация в 2 раза быстрее), экономия времени сотрудников обычно окупают оборудование за 6-18 месяцев.

Приложение Складолог – ТСД, который всегда под рукой

Бизнесу не всегда требуется дорогое специализированное оборудование, чтобы упростить учёт. Для небольших магазинов/складов или как дополнение к основным ТСД отлично подойдёт мобильное приложение Складолог. Оно превращает обычный смартфон в функциональный терминал сбора данных.

Сотрудник использует камеру телефона, как сканер штрихкодов, просто наводя её на код товара. Приложение мгновенно распознаёт его и показывает всю информацию: наименование, текущий остаток, место хранения на складе.
Все изменения, внесённые через приложение (приёмка, отгрузка, перемещение, инвентаризация), автоматически в реальном времени синхронизируются с системой учёта. Это исключает дублирование данных и ошибки ручного ввода.
Добавить товар на склад становится проще простого: отсканируйте штрихкод – позиция учтена. Работайте из любой точки склада или магазина без привязки к стационарному терминалу.
Приложение устанавливается на Android и iOS. Интерфейс интуитивно понятен, обучение занимает минимум времени.

Как упростить учёт в магазине с помощью ТСД без крупных вложений? Внедрите Складолог – доступное решение, позволяющее ускорить ежедневные операции. Избавьтесь от рутины и повысьте точность данных, не откладывая автоматизацию на потом.