Для стабильной работы компаниям нужен системный подход к управлению закупками. Отлаженный процесс снабжения влияет на себестоимость продукции, бесперебойность производственных циклов, конечное качество товаров или услуг. Понимание основ этого процесса помогает избегать дефицита или излишков, контролировать финансы, строить долгосрочные планы развития.

Что это такое?

Управление закупками – это координация всех процессов, связанных с приобретением товаров, сырья, услуг, которые нужны организации для её работы. Если говорить простыми словами, это деятельность, которая гарантирует, что компания получит необходимые ресурсы в нужный срок, по выгодной цене, требуемого качества.

Процесс не сводится к единичным покупкам: он включает полный цикл от определения потребности, поиска контрагентов до контроля поставки и анализа эффективности сотрудничества. Грамотно организованная работа в этой области позволяет не только снижать затраты, но и избегать простоев, связанных с нехваткой материалов.

Для чего управлять закупками?

Ключевые задачи направлены на достижение стратегических целей компании, поддержание её операционной эффективности. В их числе:

• Обеспечение бесперебойного снабжения. Основная задача – гарантировать, что производство или другие подразделения всегда имеют доступ к необходимым материалам, избегая простоев и дефицита.
• Оптимизация затрат. Отдел закупок работает над минимизацией расходов на приобретение ресурсов, что включает поиск оптимальных цен, переговоры о скидках, выгодных условиях оплаты.
• Контроль качества. Важно приобретать продукцию, которая соответствует установленным внутренним стандартам компании, чтобы конечный потребитель получал надёжный товар или услугу.
• Управление рисками. Специалисты оценивают надёжность поставщиков, стремятся диверсифицировать источники снабжения, создают планы на случай сбоев в цепочках поставок.
• Поддержание оптимального уровня запасов. Балансировка между недостатком товаров и излишками, которые «замораживают” оборотные средства – сложная, но очень важная задача в этой области.

Этапы

Процесс закупки представляет собой последовательность взаимосвязанных стадий. Этот цикл обеспечивает прозрачность, контроль, возможность оптимизации на каждом шаге.

Определение потребностей

Работа начинается с планирования. На этой стадии нужно понять, что и в каком количестве необходимо компании. Объём товаров рассчитывают по формуле: 

Систематизируйте работу вашего склада

Скачайте бесплатный набор «10 готовых шаблонов для эффективного учета» и наведите порядок уже сегодня

• 4 шаблона для ежедневного учета движения товаров, материалов и операций на складе
• 4 шаблона для анализа состояния, эффективности и стоимости товарных запасов
• 2 шаблона для стратегического планирования закупок, управления бюджетами и оценки внешних партнеров

Скачать все шаблоны бесплатно в Телеграм Скачать бесплатно

Необходимое количество = (Ожидаемый спрос + Резерв) – Текущие запасы

На основе анализа потребностей внутренних подразделений формируется заявка на закупку.

Поиск и выбор поставщиков

После определения потребности начинается работа по поиску контрагентов. Компания анализирует рынок, изучает предложения, оценивает потенциальных поставщиков по ряду критериев: цена, качество продукции, репутация, условия доставки, платежа. Для поиска используют онлайн-платформы, отраслевые базы данных, участиe в специализированных выставках.

Запрос предложений, тендеры

Для определения наилучших условий проводят конкурсные процедуры. Компания может организовать тендер, аукцион или запрос котировок. На этом этапе подготавливается описание закупки, где указываются характеристики товара или услуги, требования к участникам. Затем сравниваются полученные коммерческие предложения.

Заключение контрактов

После выбора поставщика стороны заключают договор. В контракте фиксируют предмет договора (наименование, количество, характеристики товара), цену, конкретные сроки поставки, описание качества, ответственность сторон, действия в случае форс-мажорных обстоятельств. Юридическое оформление договоренностей защищает интересы компании.

Контроль исполнения обязательств

После размещения заказа начинается стадия операционного контроля. Специалист отслеживает, чтобы поставщик вовремя отгрузил товар, организует логистику, решает возникающие вопросы. На этом этапе также контролируется соблюдение графика платежей.

Приёмка и документооборот

Полученный товар подвергается проверке. Сотрудники компании сверяют количество с заказом, проверяют соответствие спецификациям, стандартам качества. Вся сопроводительная документация (накладные, счета, акты приёмки) регистрируется и хранится. Это обеспечивает порядок в учёте, является основой для последующего анализа.

Анализ и оптимизация процессов

Завершающий этап закупочного процесса – оценка результатов. Специалисты анализируют, были ли достигнуты цели закупки, оценивают эффективность поставщиков, динамику цен. На основе этих данных формируются предложения по улучшению закупочной деятельности на будущее.

Виды закупок

Классификация помогает выбрать наиболее подходящий способ приобретения материалов в зависимости от специфики бизнеса.

Прямые и непрямые

• Прямые закупки – это приобретение сырья, компонентов, материалов, которые напрямую используются в производстве продукции компании. Они критически важны для основного бизнес-процесса.
• Непрямые закупки касаются товаров и услуг, которые поддерживают операционную деятельность, но не входят в конечный продукт. Примеры – офисная мебель, канцелярские товары, услуги по уборке помещений.

Закупка товаров и услуг

Закупка товаров означает приобретение физических материалов. Процесс обычно включает поставку, складирование, управление запасами. Закупка услуг связана с приобретением нематериальных активов – например, консультационных, ремонтных или IT-услуг. Контроль качества здесь часто сложнее, так как он основывается на оценке выполнения работ, соблюдении согласованных сроков.

Риски

Неэффективный процесс управления закупками может привести к значительным финансовым и операционным потерям. Осознание типичных проблем – первый шаг к их предотвращению.

Финансовые риски

Наиболее очевидный риск – неконтролируемый рост расходов. Он возникает из-за завышенных цен от поставщиков, неэффективного планирования потребностей, что приводит к излишним запасам, «замораживанию» оборотных средств, а также непредвиденных затрат на логистику или срочные закупки.

Качество товаров

Покупка материалов низкого качества у ненадёжного поставщика ставит под удар репутацию компании, ведёт к прямым убыткам. Брак или несоответствие стандартам приводит к переделкам, остановкам производства, претензиям со стороны клиентов.

Правовые риски

Несоблюдение требований законодательства, особенно в сфере госзакупок, грозит серьёзными штрафами. Для работы в рамках ФЗ-44 и ФЗ-223 компаниям необходимо строго следовать установленным процедурам и срокам.

Распространённые ошибки

Отсутствие стратегии. Фокус на сиюминутных покупках без долгосрочного планирования не позволяет выстроить прочные связи с поставщиками, прогнозировать расходы.

Хаотичные закупки. Осуществление закупок без согласованного плана и чёткого регламента приводит к неразберихе, дублированию заказов, нерациональному использованию ресурсов.

Слабая работа с поставщиками. Отсутствие системной оценки и мониторинга эффективности контрагентов повышает риски срывов поставок, падения качества.

Длительные процедуры согласования. Затянутый процесс подписания документов внутри компании может стать причиной срыва выгодной сделки или задержки в получении критически важных материалов.

Оптимизация процесса

Постоянное совершенствование закупочной деятельности – залог повышения рентабельности всего бизнеса.

Методы повышения эффективности

Централизация закупок. Создание единого отдела снабжения для всей компании позволяет консолидировать заявки, получать оптовые скидки, стандартизировать процесс.

Планирование и прогнозирование. Внедрение системного планирования на основе анализа данных о продажах и остатках помогает точнее определять потребности, избегать дефицита или излишков.

Развитие партнёрских отношений с поставщиками. Восприятие контрагентов как деловых партнёров, совместная работа над улучшением условий и качества приводит к более выгодному, надёжному сотрудничеству в долгосрочной перспективе.

Инструменты для автоматизации

Современное программное обеспечение берёт на себя рутинные операции: формирование заявок, отслеживание статуса заказов, контроль исполнения договоров, ведение документации. Автоматизация значительно ускоряет процесс, сокращает количество человеческих ошибок, даёт руководству прозрачную информацию для анализа и принятия решений.

Готовое решение для бизнеса 

Эффективное управление закупками тесно связано с контролем над складскими запасами. Знание точных остатков и динамики их движения – основа для грамотного планирования потребностей, избежания ненужных расходов.

Для решения этих задач разработан сервис Складолог. Он позволяет автоматизировать складские процессы, что даёт возможность:

• Оперативно контролировать остатки товаров и расходников в режиме реального времени.
• Ускорить приёмку, отгрузку, инвентаризацию.
• Получать актуальную аналитику для принятия взвешенных решений о закупках.

Инструменты Складолога помогают навести порядок в снабжении, сократить затраты на хранение, обеспечить бесперебойную работу всего предприятия. Контроль над складом осуществляется из любой точки, без привязки к рабочему месту.

Закупки и устойчивое развитие

Современная стратегия закупок уже не может ориентироваться только на экономическую эффективность. Все больше компаний включают в свою политику принципы устойчивого развития. Это подразумевает выбор поставщиков, которые соблюдают экологические стандарты, используют «зелёные» технологии, обеспечивают справедливые условия труда. Ответственный подход к снабжению не только улучшает имидж организации, но и снижает репутационные риски, делая бизнес более устойчивым в долгосрочной перспективе.

Часто задаваемые вопросы

Из чего состоит основной процесс управления закупками?

Основной процесс включает несколько ключевых этапов: определение потребности, поиск и выбор поставщика, согласование условий, заключение контракта, операционный контроль поставки, приёмку товара, анализ эффективности закупки.

Чем стратегические закупки отличаются от операционных?

Операционные (тактические) закупки решают задачи текущего снабжения. Стратегия закупок – это долгосрочный план, который определяет, как снабжение будет поддерживать общие цели бизнеса: выход на новые рынки, снижение затрат, минимизацию рисков, повышение конкурентоспособности.

Как оценить эффективность работы отдела закупок?

Эффективность оценивают с помощью ключевых показателей (KPI). Среди них: процент экономии от общего бюджета на закупки, соблюдение сроков поставок, качество приобретаемых товаров, уровень удовлетворённости внутренних заказчиков, среднее время цикла заказа.

Подведём итог

Управление закупками – это не просто техническая функция, а стратегически важная деятельность, которая напрямую влияет на финансовое здоровье и конкурентоспособность компании. Выстраивание прозрачного, эффективного процесса от планирования потребностей до анализа результатов позволяет создавать надёжную цепочку снабжения – основу для стабильной работы и развития бизнеса.